Mensageria: por que automatizar e quais os benefícios para sua empresa
Gestão de encomendas na Mensageria e Expedição evita erros, perdas financeiras e até comprometimento com a imagem corporativa.
Segundo dados publicados pela WorkTreck 40% das empresas globalmente planejam aumentar investimentos em software de facilities — o Brasil deve seguir esse movimento. Já outros relatórios globais, como da Global Market Insights, estimam um CAGR de 10 %+ para o mercado global de FM entre 2024–2032, com tendências tecnológicas semelhantes chegando à América Latina um crescimento anual composto (CAGR) de 7,2%*.
A mensageria é uma função essencial dentro da gestão de comunicação e documentação de empresas de todos os portes. Em um mundo corporativo que exige agilidade, segurança e rastreabilidade, contar com um sistema de mensageria eficiente é um diferencial estratégico.
O que é mensageria?
Mensageria é o conjunto de processos e tecnologias utilizados para o envio, recebimento, controle e distribuição de mensagens, correspondências, documentos e encomendas dentro de uma organização, condomínio (residencial ou corporativo) ou entre ela e seus stakeholders.
No contexto corporativo ou residencial, vai muito além do simples envio: inclui a gestão integrada de fluxos físicos e digitais, com rastreamento, protocolos de entrega, integração com ERPs e automação de tarefas.
Quando se trata de dados sensíveis, documentos importantes, assuntos jurídicos e até mesmo entregas significativas para colaboradores ou inquilinos, o risco é ainda maior. O preço a se pagar por algo que some em uma portaria, ou uma expedição de um escritório pode ser grande. Além disso, envolvem custos para localização e reposição e pode afetar até mesmo a imagem corporativa.
Por que automatizar a mensageria e a expedição?
Dados do E-Commerce Brasil apontam no primeiro semestre de 2024 um crescimento de 19% em comparação ao mesmo período de 2023, com faturamento de mais de R$205 bilhões, impulsionado por datas sazonais.
Com este cenário, houve um aumento significativo do fluxo diário de pacotes nos condomínios e empresas, gerando conflitos operacionais e aumento da demanda por gestão de entregas.
Automatizar a mensageria é uma forma eficaz de reduzir gargalos operacionais, minimizar erros manuais e aumentar a produtividade. Com a digitalização e integração de processos, é possível garantir maior controle sobre os envios, melhorar a experiência do cliente interno e externo e fortalecer a segurança da informação.
Além disso, a automação contribui para a conformidade regulatória, ao assegurar que documentos e dados sejam tratados de forma adequada e rastreável, com registros auditáveis.
Benefícios de um sistema de mensageria para empresas e condomínios
- Agilidade e eficiência: Reduz o tempo de entrega e elimina retrabalhos.
- Rastreabilidade e controle: Permite acompanhar o status de cada envio em tempo real.
- Integração com sistemas corporativos: Conecta-se a ERPs, CRMs e plataformas de workflow.
- Redução de custos: Otimiza o uso de recursos humanos e materiais.
- Segurança da informação: Garante que os dados sejam entregues apenas aos destinatários autorizados.
- Melhoria na experiência do cliente: Profissionaliza a comunicação com fornecedores, clientes e parceiros.
Mensageria corporativa x residencial: qual a diferença?
A mensageria residencial, comum no dia a dia de indivíduos, costuma envolver plataformas simples de envio de mensagens e as correspondências ainda são registradas em cadernos, onde o risco por recebimento de terceiros é maior e erros manuais comprometem a integridade do processo ao síndico e administradoras.
Já a mensageria corporativa exige um nível mais elevado de complexidade, volume e conformidade, uma vez que podem envolver o envio e recebimento de documentos sensíveis a prazos, leis e regulamentações. Além do fluxo entre sites, quando há mais de um endereço para a mesma empresa, por exemplo.
Empresas precisam lidar com grandes quantidades de documentos sensíveis, como contratos, faturas, relatórios e documentos legais. Isso requer soluções práticas, escaláveis e integradas a outros sistemas de gestão empresarial.
Como investir em automação na mensageria e expedição?
Quando o assunto é tecnologia, muitas incertezas sobre como e onde investir surgem. O ideal é compreender se o sistema apresentado atende às necessidades, se ele é complexo para implantar e quais são os requisitos necessários para prosseguir com a transformação.
O investimento não é alto quando se calculam os riscos envolvidos em perdas e falhas manuais, que podem comprometer a integridade dos serviços prestados, a imagem corporativa e até mesmo, risco de multas por perda de prazos.
Investir em um sistema de mensageria automatizado é uma decisão estratégica para empresas e condomínios que desejam otimizar sua gestão de encomendas, garantir segurança da informação e aumentar a eficiência operacional. Com as soluções da Pitney Bowes, é possível transformar a gestão de mensageria em um ativo de valor para os resultados do seu negócio.