Hard e Soft Services: como integrar facilities para uma gestão eficiente

A gestão dos ambientes de uma empresa vai muito além do espaço físico. Para que um ambiente funcione de forma eficiente, segura e produtiva, é preciso adotar diferentes estratégias para serviços que, à primeira vista, podem parecer invisíveis.

É aí que entra a gestão de facilities (FM), dividida em duas categorias principais: hard services e soft services. Compreender a distinção entre elas é crucial para qualquer negócio que busca otimizar seus escritórios e garantir o bem-estar de seus colaboradores.

Quer entender melhor sobre hard e soft services, quais são suas funções e como eles impactam diretamente na performance do seu ambiente? Continue a leitura e descubra como estruturar sua operação de forma inteligente e integrada com a Pitney Bowes!

O que são hard services em facilities?

Se pensarmos em uma edificação como um organismo, os hard services são os sistemas principais, essenciais para o funcionamento básico e a segurança. Eles englobam todos os serviços técnicos ligados à infraestrutura física e à operação contínua do imóvel. Entre os principais exemplos, estão:

HVAC: Essencial para o conforto térmico e a qualidade do ar. Manutenções preventivas garantem eficiência energética e evitam falhas críticas.
Sistemas elétricos: Abrangem desde a iluminação até a distribuição de energia para equipamentos. Inclui inspeções regulares e reparos para evitar curtos-circuitos e blecautes.
Sistemas hidráulicos e de drenagem: Garantem o abastecimento de água, saneamento básico e o correto escoamento. Vazamentos e entupimentos podem causar grandes transtornos e danos.
Sistemas de segurança contra incêndio: Detectores de fumaça, sprinklers, extintores e saídas de emergência. A manutenção rigorosa é vital para a segurança das vidas e do patrimônio.
Manutenção estrutural: Inclui reparos em telhados, paredes, fundações e fachadas, assegurando a integridade física do edifício a longo prazo.
Transporte vertical (elevadores e escadas rolantes): Inspeções e manutenções periódicas são obrigatórias para a segurança dos usuários e o funcionamento ininterrupto.

Os Hard Services são, em sua maioria, legalmente exigidos e diretamente ligados à segurança e à operação contínua do seu negócio, são mais visíveis e geralmente priorizados. Ignorá-los pode resultar em multas, acidentes e paralisações.

Esses serviços, além de exigirem conformidade com normas técnicas e legislações específicas, são fundamentais para garantir a segurança, a durabilidade e a eficiência da gestão de facilities.

Qualquer falha nesse grupo pode comprometer toda a rotina do espaço, gerar custos elevados e até colocar vidas em risco.

O que são soft services em facilities?

Enquanto os hard services garantem a operação da estrutura, os soft services atuam diretamente na experiência das pessoas que ocupam esse espaço. Eles envolvem atividades voltadas ao conforto, à segurança e à funcionalidade no dia a dia, promovendo bem-estar, produtividade e percepção de qualidade.

Entre os principais soft services, destacam-se:

Serviços de limpeza e zeladoria: Manter o ambiente limpo e higienizado é crucial para a saúde dos colaboradores, a apresentação do espaço e a produtividade.
Serviços de segurança patrimonial: Controle de acesso, vigilância por vídeo e segurança pessoal no local para proteger pessoas e bens.
Paisagismo e manutenção de jardins: Aumentam o apelo visual do local e podem criar espaços de lazer e relaxamento para os funcionários.
Controle de pragas: Essencial para a higiene e a prevenção de doenças, além de evitar danos estruturais.
Gestão de resíduos: Implementação de programas de reciclagem e descarte adequado, alinhado às práticas de sustentabilidade.
Serviços de recepção e concierge: Criam a primeira impressão da sua empresa, orientando visitantes e gerenciando a entrada e saída de pessoas.
Serviços de alimentação (copa e vending machines): se aplicável, contribui para o conforto e a satisfação dos funcionários, oferecendo opções de refeições e lanches.
Serviços de malote, mensageria e expedição: Gestão eficiente de correspondências, pacotes e documentos, garantindo a distribuição interna e externa. Aqui, a Pitney Bowes se destaca, oferecendo soluções que otimizam desde a separação até a entrega final, garantindo que sua comunicação e logística interna fluam sem interrupções.

São esses serviços que criam a imagem do ambiente, elevam as expectativas e experiência do colaborador no escritório e reforçam a cultura organizacional. E aqui, soluções como o PB One Tracking, da Pitney Bowes, entram como aliadas estratégicas na otimização da mensageria e da logística interna, um dos pilares dos soft services em facilities.

Como integrar hard e soft services na prática

Uma operação de facilities eficiente não pode funcionar de forma fragmentada. Quando hard e soft services atuam de forma isolada, aumentam-se os riscos de falhas, desperdícios e gargalos que comprometem a rotina da empresa. A verdadeira eficiência acontece quando esses dois pilares operam de maneira coordenada, com processos padronizados, informações compartilhadas e controle centralizado.

Na prática, essa integração começa por um ponto-chave: a gestão de dados e rotinas operacionais. Ou seja, utilizar ferramentas que permitam registrar, acompanhar e otimizar tanto os serviços técnicos quanto os de suporte diário.

Com a ajuda de soluções tecnológicas, como o PB One Tracking e o PB One Service, é possível:

Gerenciar pacotes e encomendas em tempo real e oferecer entregas 100% rastreáveis na Mensageria e Expedição;
Registrar manutenções, chamados técnicos e atividades recorrentes em um único ambiente digital, acessível a diferentes equipes;
Reduzir falhas de comunicação entre times responsáveis por manutenção, segurança, recepção e logística;
Gerar relatórios unificados para auditorias, análise de desempenho e decisões estratégicas;
Acompanhar SLAs e rotinas críticas tanto de prestadores de serviço quanto da equipe interna.

Ao adotar esse modelo integrado, a equipe de facilities ganha mais visibilidade sobre as operações, reduz atividades manuais e melhora a experiência dos usuários, desde colaboradores até os visitantes. É o equilíbrio entre performance técnica e conforto no dia a dia, com mais segurança, transparência e controle.

Quais os desafios do direcionamento manual em facilities?

Empresas que ainda realizam esse processo manualmente ou por planilhas enfrentam uma série de limitações operacionais:

Falta de histórico confiável;
Ausência de notificações e alertas;
Dependência de registros físicos;
Dificuldade em identificar gargalos e atrasos;
Baixa rastreabilidade em auditorias.

Além disso, sem uma tecnologia de rastreamento eficiente, o tempo gasto para localizar uma encomenda pode gerar atrasos críticos em operações de facilities, logística interna e atendimento a colaboradores ou inquilinos.

6 benefícios de um sistema inteligente para automação de expedição na gestão de facilities

Ao implementar o PB One Tracking, sua empresa potencializa a gestão de facilities com ganhos que vão muito além do controle de entregas:

Controle total sobre o fluxo de encomendas e documentos: rastreabilidade completa do recebimento à retirada, com registros digitais e históricos auditáveis.
Redução de extravios e falhas humanas: Notificações automáticas e registro de entregas garantem precisão e diminuem riscos.
Mais agilidade na comunicação com os destinatários: alertas e confirmações otimizam o tempo da equipe e evitam acúmulo de pacotes.
Segurança de dados e conformidade com a LGPD: acesso restrito, registros protegidos e conformidade com as políticas de privacidade da empresa.
Otimização do tempo da equipe de facilities: menos processos manuais e interrupções, liberando a equipe para demandas mais estratégicas.
Melhor experiência para colaboradores e inquilinos
Um serviço mais ágil e moderno eleva a percepção de valor e eficiência da gestão predial.

Rastreabilidade e compliance em ambientes corporativos

Ao adotar soluções inteligentes para a gestão de facilities, sua empresa passa a contar com uma operação mais transparente, auditável e segura. O PB One Tracking ajuda a garantir o cumprimento de políticas internas, exigências contratuais com fornecedores e a conformidade com a LGPD, oferecendo:

Logs digitais de entregas;
Controle de acesso a dados e documentos;
Histórico rastreável para auditorias e inspeções.

Com isso, a área de facilities ganha mais controle sobre processos críticos e evita riscos que possam comprometer a operação ou gerar prejuízos.

Por que escolher a Pitney Bowes como parceira no gerenciamento de facilities?

Gerenciar a complexidade dos Hard e Soft Services exige conhecimento, experiência e as ferramentas certas. Por isso, ao buscar um parceiro para suas necessidades de facilities, é preciso considerar:

Experiência e confiabilidade: um histórico comprovado de sucesso no setor.
Soluções personalizadas: capacidade de adaptar os serviços às necessidades específicas do seu negócio.
Tecnologia e inovação: utilização de ferramentas que otimizam processos e fornecem dados para decisões inteligentes.

A Pitney Bowes pode ser sua parceira estratégica, especialmente quando se trata de otimizar a comunicação interna e externa da sua empresa. Nossas soluções de malote, gestão de pacotes e correspondência são um pilar fundamental dos soft services, contribuindo diretamente para a eficiência operacional e a satisfação dos seus funcionários.

Eleve a eficiência da sua estrutura de facilities com a Pitney Bowes

A Pitney Bowes oferece um portfólio completo para empresas que desejam modernizar sua operação de facilities com mais tecnologia, automação e inteligência. Quer otimizar a gestão de facilities da sua empresa? Entre em contato com a Pitney Bowes e descubra como podemos ajudar a integrar seus serviços e impulsionar o seu negócio.