O aumento da ocupação, o avanço da inteligência artificial e a integração de sistemas mudam a forma de gerir espaços, pessoas e processos.
A utilização dos escritórios voltou a crescer globalmente, mas o desafio de gestão também mudou. Segundo a CBRE, a utilização média global dos escritórios chegou a 53%, ante 38% em 2024 e 35% em 2023. O aumento reforça a relevância do ambiente físico, mas também amplia a pressão sobre quem precisa entender como espaços, serviços e fluxos estão sendo utilizados.
Facilities management passa a depender mais de visibilidade sobre o uso
Mais pessoas no escritório não significam apenas mais estações ocupadas. O aumento da circulação interfere em salas, áreas comuns, serviços, recebimento de encomendas, acesso, manutenção e diferentes pontos da operação cotidiana.
Decisões baseadas apenas em capacidade instalada ou percepção deixam lacunas. O gestor precisa entender quando, onde e como os ambientes são utilizados para direcionar recursos e antecipar pressões operacionais.
Esse aumento de complexidade também amplia o uso de ferramentas para gestão e planejamento dos espaços. Entre as organizações que utilizam soluções de workplace management, 75% aplicam recursos de gestão e planejamento de espaços, segundo pesquisa da Johnson Controls. O índice era de 54% em 2024. A evolução mostra uma mudança de abordagem: o espaço deixa de ser tratado apenas como infraestrutura disponível e passa a ser analisado pelo uso efetivo.
Sensores, plataformas de gestão e ferramentas de análise ajudam a transformar circulação e ocupação em informação utilizável. Para o gestor, o valor está menos na quantidade de tecnologia instalada e mais na capacidade de usar esses dados para distribuir recursos, organizar processos e identificar pontos de sobrecarga.
Automação reduz a dependência de controles paralelos
À medida que a circulação aumenta, tarefas aparentemente simples podem consumir uma parcela relevante da rotina operacional.
A gestão de encomendas é um exemplo. Receber um volume, registrar sua entrada, identificar o destinatário, comunicar a chegada e comprovar a retirada formam um processo. Quando cada etapa depende de planilhas, papel ou mensagens dispersas, o aumento do volume amplia o retrabalho e reduz a rastreabilidade.
O PB One Tracking digitaliza esse fluxo ao registrar e acompanhar a entrada e a saída de encomendas, documentos, malotes e protocolos. A plataforma permite rastrear o volume desde o recebimento até a retirada e gerar registros para acompanhamento da operação.
Já o PB One Locker adiciona autonomia ao processo de retirada. Os armários utilizam fechaduras inteligentes gerenciadas por aplicativo e podem funcionar como pontos de coleta integrados ao PB One Tracking, reduzindo a necessidade de intermediação da recepção em cada entrega.
A automação reduz atividades operacionais que consomem tempo e cria registros mais consistentes sobre o fluxo.
IA cresce em facilities, mas depende da qualidade dos dados
A inteligência artificial também começa a ocupar espaço maior na gestão dos ambientes. Segundo a Johnson Controls, 67% das equipes de facilities pesquisadas já utilizam IA para melhorar suas operações, enquanto 61% pretendem ampliar o uso dessas ferramentas.
A qualidade e a integração dos dados aparecem entre as principais barreiras para essa expansão: 20% dos facility managers entrevistados apontaram essa questão como o principal obstáculo.
Adotar inteligência artificial não resolve uma operação formada por sistemas isolados, registros incompletos e controles manuais. Quanto mais tecnologias entram no workplace, maior a necessidade de fazer as informações circularem entre elas.
Dados sobre ocupação, manutenção, acesso ou mensageria têm valor limitado quando permanecem isolados em sistemas e processos diferentes. Antes de adicionar novas ferramentas, o gestor precisa identificar quais pontos ainda impedem uma visão confiável da operação.
Rastreamento também faz parte da inteligência do workplace
A digitalização da gestão dos ambientes corporativos costuma ser associada a sensores, manutenção, energia e ocupação. Mas processos cotidianos também geram dados importantes sobre o funcionamento do espaço.
Em operações corporativas atendidas pela Pitney Bowes, o PB One Tracking já foi utilizado em estruturas que somam 18.218 protocolos processados, mais de 45 andares monitorados e 67 empresas atendidas. Os números reúnem operações como BFC, Passeio Paulista, CENU e Arquipeo.
Em ambientes com múltiplas empresas e grande circulação, rastrear o fluxo de encomendas passa a ser parte do controle da operação. Além de substituir o papel por um sistema digital, a rastreabilidade cria uma base para acompanhar volume, comprovar movimentações e entender a pressão que determinado fluxo exerce sobre a equipe.
Quando esse processo ganha escala, a diferença entre registrar e gerir se torna mais evidente. O protocolo registra a ocorrência. A rastreabilidade permite acompanhar o percurso, identificar pendências e recuperar o histórico quando necessário.
Outros processos recorrentes também podem gerar informações úteis para a gestão. Quanto maior a capacidade de estruturá-las, maior a visibilidade sobre gargalos e uso de recursos.
A nova lógica do workplace conecta espaço e operação
A gestão dos ambientes corporativos não depende de uma única tecnologia. Ocupação, automação, dados e decisões operacionais precisam ser analisados de forma conjunta.
Um escritório mais cheio pressiona serviços, aumenta fluxos e cria novas demandas sobre equipes que já administram diferentes responsabilidades simultaneamente.
Quando informações sobre uso e operação circulam entre os sistemas, a automação reduz etapas manuais e o gestor passa a ter uma visão mais consistente do funcionamento do ambiente.
Gerir o workplace exige enxergar também os processos que acontecem dentro dele. Quanto menor a visibilidade sobre esses fluxos, maior a dependência de reação, retrabalho e controles paralelos.