Warum digitale Eintrittssysteme einen überraschend positiven Empfang bieten
Immer mehr berufliche Interaktionen finden digital statt. Kollaborationswerkzeuge halten Kollegen zum Beispiel während der Arbeit von zu Hause aus verbunden, Datenanalyse-Systeme, die von maschinellem Lernen (ML) und künstlicher Intelligenz (KI) angetrieben werden, treiben personalisierte Online-Customer-Journeys voran, während Kundenservicezentren routinemäßig automatisierte Bots verwenden, um Kundenanfragen zu beantworten.
Vor diesem Hintergrund macht eine weitere digitale Interaktion einen großen Sprung nach vorne – dieses Mal ist es an der Zeit für den digital sicheren verwalteten Arbeitsplatzzugang. In diesem Blog untersuchen wir, wie die neuesten digitalen Zugriffsverwaltungsangebote Compliance-geführte Unternehmen mit einer intelligenten Lösung unterstützen können, die das Verwalten von Zugang und Schutz für Mitarbeiter, Auftragnehmer und Besucher intelligent, einfach und sicher macht.
Beseitigung von Problemen am Empfang
In der heutigen neuen hybriden Arbeitsumgebung suchen Mitarbeiter, Besucher und Auftragnehmer weiterhin nach einer nahtlosen Erfahrung beim Betreten des Geländes, die so einladend, intelligent und authentisch ist wie bei einem traditionellen Empfangsmitarbeiter oder Pförtner. Es ist jedoch nicht einfach, diese Funktion über mehrere Standorte und verschiedene Szenarien (Mitarbeiter, Gäste und Auftragnehmer) zu automatisieren, während Sie mit sich ständig ändernden rechtlichen und gesundheitlichen Vorschriften Schritt halten, ohne dabei einige der persönlichen Reaktionen zu verlieren, die Sie beim Umgang mit echten Menschen erhalten. Die Empfangsdienste am Eingang eines belebten Bürogebäudes variieren stark. Einige der häufigsten beinhalten jedoch das Überprüfen von Unterlagen und das Ein- und Ausloggen von Personen im Gebäude.
Es gibt mehrere Probleme mit gängigen Empfangsverfahren. Zum Beispiel werden Besucher vieler belebter Büros - insbesondere Serviced Offices, in denen mehrere Unternehmen dasselbe Gebäude teilen - möglicherweise gebeten, sich zuerst am Empfang anzumelden. In belebten Zeiten können Engpässe und Verzögerungen auftreten. Darüber hinaus sind Besucher-Logbücher ein Datenschutzrisiko. Details wie Besuchernamen, Unternehmen, wen sie treffen, Zeit und Datum des Besuchs und Autokennzeichen können für den zufälligen Beobachter über lange Zeiträume hinweg lesbar sein. Vielleicht am wichtigsten ist, dass eine schlechte Erfahrung am Empfang, sei es durch Verzögerungen, Datenschutzbedenken oder einfach durch schlechte erste Eindrücke, zu verlorenem Geschäft führen kann.
Automatisierung fördert positive Besuchererlebnisse
Die neuesten fortschrittlichen digitalen Besuchermanagementsysteme können dazu beitragen, das Risiko, dass dies geschieht, drastisch zu reduzieren. Sie ermöglichen es Unternehmen beispielsweise, einige Empfangsdienste online verfügbar zu machen, damit Besucher alles im Voraus selbst buchen können. Dies könnte die Voranmeldung umfassen und so garantieren, dass alle Besucher zentral registrierte bestätigte Termine haben. Besucherausweise können zu Hause oder über einen Vor-Ort-Drucker ausgedruckt werden (manchmal mit einem QR-Code für kontaktloses Scannen durch ein unbemanntes Eintrittssystem), sicherheitsrelevante Anweisungen, digital signierte Dokumente oder erforderlicher Gesundheitsnachweis wie ein negativer COVID-Test. Wenn Sie so persönlich an allen Aspekten Ihres Besuchs beteiligt sind, kann sich das für den Besucher genauso einladend anfühlen wie das freundliche Lächeln eines Empfangsmitarbeiters. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter am Empfang mehr Zeit, Gäste willkommen zu heißen, wenn sie ankommen.
Ähnlich positive Gefühle gelten auch für Mitarbeiter. Alle Mitarbeiter können sicher sein, dass sie sich in einer sicheren Arbeitsumgebung befinden, in der Besucher ohne spezielle Genehmigung eines Kollegen oder der Personalabteilung nicht kommen und gehen können. Das System bietet Managern Echtzeit-Einblick in den Besucherzugriffsstatus, die Gesamtzahl der Personen im Gebäude sowie alle Compliance- oder Gesundheitsprüfungsinformationen, während es ein unterstützendes und einladendes Besuchererlebnis aufrechterhält. Zusammenfassend haben sich in den letzten Jahren hybrides Arbeiten und das Wachstum der Digitalisierung Hand in Hand entwickelt. In dieser neuen Arbeitswelt müssen Besucher, Mitarbeiter und Auftragnehmer unregelmäßig in und aus den Unternehmensbüros ein- und ausgehen, jedoch immer mit dem vollen Wissen und der Kontrolle des Unternehmens aus Gründen der Sicherheit und Compliance. Neue digitale Besuchermanagementsysteme können das Erlebnis positiv und einladend gestalten und Managern gleichzeitig vollständige Echtzeiteinblicke in alle Ein- und Ausgänge bieten, um sicherzustellen, dass jeder anwesend ist.