Trois façons efficaces d’améliorer la performance d’un centre de courrier

Pour prospérer dans le climat économique actuel, les organisations doivent analyser les processus de chaque service afin de trouver des moyens de travailler aussi efficacement que possible. Avec l’évolution rapide de la technologie, l’examen régulier de vos processus d’expédition et de publipostage peut vous aider à découvrir de nouvelles possibilités d’améliorer l’efficacité opérationnelle et de réaliser des économies. De nouveaux logiciels (et matériels) peuvent contribuer à rationaliser et à automatiser les flux de travaux. Cela peut contribuer à accroître la productivité de votre organisation et à réduire les dépenses.

L’envoi de colis (ou de documents) et le traitement du courrier constituent une dépense mensuelle permanente. Toutes les économies que vous pouvez réaliser grâce à l’amélioration de l’efficacité augmentent avec le temps. Examinons trois des moyens les plus efficaces d’exploiter les nouvelles technologies pour maximiser votre temps et votre rendement.

01. Adopter des technologies de pointe pour la sécurité et l’intégrité des données.

Lorsque vous avez des centaines ou des milliers de pièces de courrier à plier, à mettre sous pli, à sceller et à envoyer, l’enjeu est de taille. L’époque du pliage et de l’insertion manuels est révolue. Dès lors, comment devenir à la fois efficace et précis? Dans de nombreux secteurs, tels que la finance, les soins de santé ou l’assurance, vos communications ne peuvent pas se retrouver dans de mauvaises enveloppes ou être livrées à des destinataires non désirés. Cela peut entraîner des problèmes logistiques, des problèmes de service à la clientèle et, dans certains cas, des répercussions juridiques ou financières.

Grâce à la technologie et aux logiciels actuels, les machines à haut volume peuvent plier, insérer et trier des dizaines de milliers de pièces de courrier, et ce, pratiquement sans erreur. La plupart des options de tri peuvent également interpréter plusieurs couches de données de fichiers de courrier. Cela vous permet de sélectionner des groupes de noms dans votre fichier de courrier pour trouver des messages ou des insertions ciblés.

La combinaison d’un logiciel et de matériel de haute technologie peut non seulement accélérer votre traitement, mais aussi améliorer votre flux de trésorerie. Autrement dit, plus vite vous enverrez vos factures et veillerez à ce que le relevé soit envoyé à la bonne personne, à la bonne adresse, plus vite vos factures seront traitées. Cela signifie que votre paiement devrait être traité et renvoyé plus rapidement. Ainsi, plus votre courrier est expédié rapidement et de manière fiable, plus les paiements reviennent rapidement et de manière fiable.

Il existe de nombreuses entreprises qui louent, vendent et exploitent des équipements de qualité pour le pliage, le tri et l’insertion automatisés à haut volume ou à faible et moyen volumes. Pour atteindre des niveaux plus élevés d’exactitude et de précision dans vos envois, explorez les options de sécurité logicielle qui sont maintenant offertes. Dans la plupart des cas, le coût initial de l’équipement est compensé par la valeur à long terme de la productivité, de l’efficacité et de la précision.

02. Améliorer l’exactitude et la précision grâce aux codes à barres

Un autre moyen d’améliorer l’efficacité et la sécurité du traitement du courrier est d’intégrer l’utilisation de codes à barres spécialisés. Comme indiqué précédemment, les machines à haut volume d’aujourd’hui peuvent plier, insérer et trier des dizaines de milliers de pièces de courrier. Cela est attribuable à la possibilité d’intégrer des logiciels de codage à barres perfectionnés. Ce logiciel rend les systèmes d’insertion automatiques plus « intelligents » (c’est-à-dire plus exacts et plus précis), ce qui contribue à assurer l’intégrité des documents.

Le codage à barres permet :

• d’améliorer la sécurité des données;
• d’augmenter la probabilité que le courrier parvienne à son destinataire;
• de traiter les documents avec plus d’exactitude et de précision;
• de déceler et de corriger les problèmes de flux de travaux ou les problèmes en cours de traitement;
• de profiter d’options de tri, qui permettent d’envoyer des messages ciblés ou d’effectuer des insertions.

Les codes à barres peuvent également vous permettre de bénéficier de réductions sur les tarifs postaux. Dans l’ensemble, il s’agit d’un excellent outil logiciel qui peut transformer les publipostages en processus documentaires plus sûrs et en campagnes de marketing testées très performantes.

03. Le traitement automatisé du courrier entrant permet de s’assurer que rien ne se perd.

Lorsque l’on parle de coûts d’envoi de courrier, on pense généralement aux coûts associés au courrier sortant. Il peut s’agir de l’impression, du pliage, de l’insertion et de l’affranchissement. Cependant, le processus de réception et de distribution du courrier entrant entraîne également des coûts.

Pensez à ceci : Combien de fois un colis ou un document important a-t-il été livré à votre organisation, avant d’être perdu à l’interne à cause d’erreurs d’enregistrement manuel, de signatures illisibles ou d’autres processus de flux de travaux?

Il existe des solutions logicielles qui permettent de valider automatiquement la réception de chaque pièce de courrier entrant et de la suivre depuis son arrivée jusqu’à la confirmation de sa livraison. Grâce à cette technologie, il n’y a plus de questions sur l’emplacement du document (ou du colis). Le qui, le quand et le où sont tous captés et suivis électroniquement, de sorte que la situation d’un article reçu peut être vérifiée en temps réel.

L’utilisation de codes à barres, de technologies de pliage et d’insertion spécialisées et de solutions de suivi des documents entrants sont trois excellents moyens pour votre organisation de réduire les coûts tout en augmentant la productivité.

Voici une excellente solution pour vous aider à maximiser l’efficacité de vos flux de travaux.