Comment résoudre un problème lié au message « Période comptable terminée » dans le DM300C, le DM400C et les systèmes supérieurs

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Produits concernés : DM300c™, DM400c™ et DM475™
Votre période comptable a expiré ou votre journal des opérations est plein. Lorsque votre période comptable prend fin, vous ne pouvez pas traiter votre courrier à moins d’avoir effacé vos données ou prolongé votre période comptable.

Vous devez imprimer et effacer votre journal des transactions pour permettre l’ajout de nouvelles transactions, puis vous devez définir votre période comptable.

Par défaut, votre système postal n’a pas de période comptable prédéfinie. Vous devez définir votre période comptable pour pouvoir traiter votre courrier.
Remarque : Lorsque le système atteint la fin de votre période comptable, toutes les données de vos comptes doivent être réinitialisées (mises à zéro) pour pouvoir traiter votre courrier à nouveau.
 
IMPORTANT : Une fois que votre compte est effacé, les données de votre compte ne peuvent pas être récupérées. Seule l’information sommaire de votre compte sera disponible dans le système. Assurez-vous que les rapports sont correctement imprimés avant d’effacer vos comptes.

Impression et effacement des données comptables 
Vous devriez effacer les données uniquement à la fin d’une période ou lorsque le journal de transactions est plein. Bien qu’il ne soit pas nécessaire d’effacer les données à la fin de chaque période, il est recommandé d’imprimer les rapports ou de transférer les données vers PC Transfer.
  1. Appuyez sur la touche Menu.
  2. Sélectionnez Comptes. L’écran Comptes s’affiche.
Remarque :  Si le mot de passe de superviseur est activé, vous devrez l’entrer pour accéder à toutes vos fonctions de comptabilité
  1. Appuyez sur la touche Page suivante et sélectionnez Supprimer données de compte.
  2. Sélectionnez Imprimer les rapports
  3. Sélectionnez Journal des transactions. Sélectionnez Tous les comptes, puis Imprimer avec l’imprimante reliée.
  4. Sélectionnez Supprimer les données pour supprimer vos dossiers comptables.
Pour définir votre période comptable
Après avoir effacé votre journal des transactions, vous devez définir votre période comptable.
  1. Appuyez sur la touche Menu
  2. Sélectionnez Comptes
Remarque : Si le mot de passe de superviseur est activé, vous devez l’entrer pour accéder à toutes vos fonctions de comptabilité.
  1. Appuyez sur la touche Page suivante et sélectionnez Période comptable : MM/JJ/AA. L’écran Période comptable s'affiche.
  2. Sélectionnez Modifier début de l’exercice pour définir votre date de début. Entrez la date dans le format MMJJAA et sélectionnez OK pour l’enregistrer.
    • Entrez une date de début à l’intérieur de l’année en cours
    • Après l’entrée de la date de début de votre exercice, le système détermine automatiquement la date de fin. (Par exemple, si votre exercice débute le 1er janvier 2015, la date de fin définie par le système est le 31 décembre 2015.) 
    • Une fois que vous avez exécuté une transaction, vous ne pouvez pas modifier la date de début de l’exercice jusqu’à ce que vous effaciez vos données comptables ou que l’exercice se termine
  3. Sélectionnez Période pour sélectionner le nombre de périodes comptables désirées. Vous pouvez sélectionner l’un des nombres de périodes comptables standards ou définir jusqu’à deux périodes comptables personnalisées.
  • Sélectionnez le nombre de périodes désiré durant votre exercice dans la liste (Aucune, Annuel, Deux fois par année, Trimestriel, Mensuel, Personnalisé). Si nécessaire, utilisez la touche Page suivante pour faire défiler la liste
  •  Si vous sélectionnez Personnalisé, l’écran Période personnalisée s’affiche. Passez à l’étape 6. Sinon, passez à l’étape 7
  1. Vous pouvez configurer deux périodes sur mesure. La date de début pour les deux périodes est la date à laquelle vous activez les périodes sur mesure. Vous ne pouvez pas modifier la date de début.
    1. Sélectionnez Date de fin 1 pour définir la date de fin de la première période personnalisée. Saisissez la date dans le format MMJJAA et sélectionnez OK.
    2. Sélectionnez Date de fin 2 pour définir la date de fin de la deuxième période personnalisée. Saisissez la date dans le format MMJJAA et sélectionnez OK.
    3. Sélectionnez Continuer
    4. Appuyez sur Entrée pour enregistrer vos modifications
Remarque : La date de fin de la deuxième période doit toujours correspondre à la date de fin de la première période personnalisée ou être postérieure à cette date
Remarque : Une fois que la date de fin de la période sur mesure est atteinte, vous devez effacer les données comptables, prolonger la date de fin ou faire les deux. Vous serez invité à imprimer les données avant que les données de compte soient effacées.
  1. Appuyez sur Accueil pour retourner à l’écran par défaut.

MISE À JOUR: 29 Juin 2021