Ajout d'un compte de coûts dans PitneyShip Pro

Les comptes de coûts peuvent vous aider à suivre la façon dont vous dépensez vos fonds d'affranchissement en vous permettant d'attribuer des étiquettes d'expédition et des recharges d'affranchissement à un compte.

Les fonctions et options affichées peuvent varier en fonction de votre rôle et de votre abonnement. Si vous avez des questions au sujet de vos autorisations, veuillez communiquer avec votre administrateur.

Les caractères suivants ne sont pas autorisés pour les noms ou codes de compte de coûts :

& - ^ espaces doubles

Les caractères suivants ne sont pas autorisés dans les noms ou les codes de compte de coûts avec le service de gestion de listes de comptes « Cost Accounting » :
- ~ ` ' ^ & | { } [ ] " ; < > = ö á í ó é ñ — –
espaces doubles ou espaces de début
@ ne peut pas être utilisé lors de l’importation, mais peut être ajouté manuellement une fois les comptes importés

1. Sélectionner Paramètres > Comptes de coûts.
2. Sélectionner +Ajouter un compte.
3. Entrez le Nom du compte (maximum de 75 caractères), le code et Descriptif (facultatif). Laissez le statut défini sur Actif.
4. Pour rendre le compte facturable, sélectionnez Facturable.
5. Pour protéger le compte par un mot de passe, sélectionnez Mot de passe et entrez le mot de passe. Cela vous permet de contrôler si les utilisateurs peuvent affecter des frais au compte.
6. Pour restreindre le compte à une division, sélectionnez Division, puis sélectionnez la division souhaitée dans le menu.
7. Pour restreindre le compte à un ou plusieurs emplacements, sélectionnez Emplacements, puis sélectionnez les emplacements souhaités dans le menu.
8. Pour configurer la budgétisation pour ce compte, sélectionnez Définir le montant du budget et les notifications. Cette fonction fournit des notifications lorsque le seuil budgétaire approche ou atteint. Il ne vous empêche pas, ni vos utilisateurs, d'expédier ou de poster, mais seulement vous aviser. Si vous utilisez Analytics, vous pouvez générer des rapports sur les utilisateurs ayant dépassé leur budget.
   1. Sélectionnez les options de budgétisation souhaitées :
      • Période :Mensuel, trimestriel ou annuel
      • Montant du budget :Montant budgété pour la période spécifiée.
      • Début de l’année fiscale :Sélectionnez l'icône de calendrier pour choisir la date de début de votre année fiscale.
      • Notifications du montant du budget par courriel :Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer des avis par courriel lorsque le budget approche ou atteint.
      • Pour envoyer des notifications de montant de budget par texto mobile, suivez les étapes suivantes :Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer des notifications par texte lorsque le budget approche ou atteint.
      • Seuil de notification :(Obligatoire) Montant auquel vous souhaitez que les avis soient envoyés.
      • Pour activer les alertes système relatives aux budgets, suivez les étapes suivantes :Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs soient informés dans le système lorsqu'ils approchent ou dépassent leur budget.
9. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Ajouter un sous-compte ou un sous-sous-compte

Les sous-comptes et les sous-sous-comptes fournissent des niveaux supplémentaires de comptabilité détaillée des coûts.

Voici un exemple où l'entreprise est une administration municipale et utilise des comptes de coûts pour suivre les fonds d'affranchissement.

• Compte de coûts : District scolaire
  • Sous-compte : École secondaire
    • Sous-sous-compte : Service des sports

1. Sélectionner Paramètres > Comptes de coûts.
2. Sélectionnez le Ajouter un sous-compte à côté du compte de coûts sous lequel vous souhaitez ajouter le sous-compte.
   
3. Entrez le Nom (75 caractères maximum), Coder, et Descriptif (facultatif). Laissez le statut défini sur Actif
4. Sélectionnez d'autres options si nécessaire.
5. Sélectionner Ajouter et fermer.

Sujets connexes

• Importation de comptes de coûts

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