Gestion des comptes de coûts dans PitneyShip Pro ou PitneyShip Enterprise

Les comptes de coûts peuvent vous aider à suivre la façon dont vous dépensez vos fonds d'affranchissement en vous permettant d'attribuer des étiquettes d'expédition et des recharges d'affranchissement à un compte.

• Activation ou exigence des comptes de coûts
• Ajout d'un compte de coûts de niveau supérieur
• Ajout d'un sous-compte ou d'un sous-sous-compte
• Modification d'un compte de coûts
• Suppression d'un compte de coûts
• Coût d'importation comptes
• Exportation de comptes de coûts

Activation ou exigence des comptes de coûts

1. Sélectionner Paramètres> Comptes de coûts.
2. Sélectionner Paramètres.
3. Sélectionner Utiliser les comptes de coûts.
4. Sous Gérer les comptes de coûts pour vos emplacements, si vous souhaitez que ces paramètres s'appliquent uniquement à certains emplacements, sélectionnez les emplacements souhaités. Si vous souhaitez que ces paramètres s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise, ne sélectionnez aucun emplacement.
5. Parmi les options, choisissez quand vous souhaitez que les comptes de coûts soient requis.
6. Ces options supplémentaires peuvent être disponibles en fonction de votre abonnement :
   • Afficher le compte de coûts Hiérarchiepermet aux utilisateurs de sélectionner des sous-comptes lors de l'attribution de comptes de coûts. Sans ce paramètre, les utilisateurs ne peuvent sélectionner que des comptes parents.
     • Exiger la hiérarchie des comptes de coûts oblige les utilisateurs à sélectionner le niveau de sous-sous-compte le plus bas disponible (compte enfant) lors de l’attribution de comptes de coûts
   • Budget de comptes de coûts requis Restrictionempêche les utilisateurs de facturer des étiquettes et des timbres à un compte de coûts au-delà de son seuil budgétaire.
7. Sélectionner Mettre à jour.

Ajout d'un compte de coûts de niveau supérieur

1. Sélectionner Paramètres> Comptes de coûts.
2. Sélectionner +Ajouter un compte.
3. Entrez le Nom du compte (75 caractères maximum), Code (75 caractères maximum), et Description (facultatif). Quitter le Statut définir sur Actif.
4. Pour rendre le compte facturable, sélectionnez Facturable.
5. Pour protéger le compte par un mot de passe, sélectionnez Mot de passe et entrez le mot de passe. Cela vous permet de contrôler si les utilisateurs peuvent affecter des frais au compte.
6. Pour restreindre le compte à une division, sélectionnez Division, puis sélectionnez la division souhaitée dans le menu.
7. Pour restreindre le compte à un ou plusieurs emplacements, sélectionnez Emplacements, puis sélectionnez les emplacements souhaités dans le menu.
8. Pour définir un budget pour ce compte, sélectionnez Définir le montant du budget et les notifications. Cela vous permet de définir une limite au montant pouvant être facturé au compte pendant une période donnée. Vous pouvez envoyer des notifications lorsque le seuil est atteint ou empêcher les utilisateurs de facturer des étiquettes et des timbres au compte au-delà de son seuil budgétaire. . Sélectionnez les options de budgétisation souhaitées :
   • Période :Mensuel, trimestriel ou annuel
   • Montant du budget :Montant alloué à ce compte de coûts pour la période spécifiée.
   • Début de l’exercice financier :Sélectionnez l'icône de calendrier pour choisir la date de début de votre exercice.
   • Seuil de notification :Montant auquel vous souhaitez que les notifications soient envoyées.
   • Courriels :Si vous souhaitez recevoir des notifications par courriel lorsque le budget est atteint, entrez les adresses électroniques ici (jusqu'à 5).
   • Afficher une alerte aux utilisateurs lorsque ce seuil est atteint : Sélectionnez cette option si vous souhaitez que les utilisateurs voient une notification dans le système lorsque l'étiquette ou le timbre qu'ils tentent d'imprimer dépasse le budget du compte qu'ils utilisent. Veuillez noter que cette notification n'empêche pas les utilisateurs de dépasser le budget, elle les avise simplement. (Pour empêcher les utilisateurs de facturer au compte des étiquettes et des timbres au-delà de son budget, le Restriction budgétaire des comptes de coûts requise doit être activé dans les paramètres du compte de coûts.)
9. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Ajout d'un sous-compte ou d'un sous-sous-compte

Les sous-comptes et les sous-sous-comptes fournissent des niveaux supplémentaires de comptabilité analytique détaillée.

Voici un exemple dans lequel l'entreprise est une administration municipale et elle utilise des comptes de coûts pour suivre l'affranchissement.

• Compte de coûts : District scolaire
  • Sous-compte : École secondaire
    • Sous-sous-compte : Service des sports

1. Sélectionner Paramètres> Comptes de coûts.
2. Sélectionner le Ajouter un sous-compte à côté du compte de coûts sous vous souhaitez ajouter le sous-compte.
   
3. Entrez le Nom (75 caractères maximum), Code (75 caractères maximum), et Description (facultatif). Quitter le Statut définir sur Actif
4. Sélectionnez d'autres options au besoin.
5. Sélectionner Ajouter et fermer.

Modification d'un compte de coûts

Si vous devez mettre à jour les paramètres d'un compte de coûts, vous pouvez le modifier.

1. Sélectionner Paramètres> Comptes de coûts.
2. Sélectionnez l'icône Modifier le compte à côté du compte de coûts que vous souhaitez modifier.
   
3. Apportez les modifications nécessaires. Veuillez noter qu'une fois qu'un compte de coûts a été créé, le nom et le code ne peuvent plus être modifiés. Pour modifier le nom ou le code, créez un nouveau compte et supprimez l'ancien.
4. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Suppression d'un compte de coûts

Si vous n'avez plus besoin d'un compte de coûts, vous pouvez le supprimer. Un compte de coûts ne peut être supprimé que si aucune transaction n'y a été associée.

1. Sélectionner Paramètres> Comptes de coûts.
2. Sélectionnez l'icône Supprimer le compte à côté du compte de coûts que vous souhaitez supprimer.
   
3. Sélectionner Supprimer.

Importation de comptes de coûts

Vous pouvez importer un fichier CSV de comptes de coûts.

1. Sélectionner Paramètres> Comptes de coûts.
2. Sélectionner Importer > Importation manuelle.
3. (Facultatif) Pour utiliser un modèle pour créer votre fichier d’importation, sélectionnez Télécharger un modèle .csv. Le fichier sample-cost-accounts-import.csv sera téléchargé. Vous pouvez insérer vos comptes de coûts dans ce modèle ou copier les en-têtes (première ligne) de ce modèle dans votre propre fichier de comptes de coûts.
4. Sélectionnez un niveau d'accès administrateur : Entreprise, Division ou Emplacement.
5. Sélectionner Choisir un fichier, sélectionnez le fichier CSV contenant les comptes de coûts à importer, puis sélectionnez Ouvrir.
6. Sélectionner Continuer.
7. Dans la fenêtre Importer des comptes de coûts, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le champ Vos champs CSV colonne avec les champs dans le Champs de compte de coûts colonne.
8. Sélectionner Importer.

Exportation de comptes de coûts

Vous pouvez exporter un fichier .csv de vos comptes de coûts.

1. Sélectionner Paramètres> Comptes de coûts.
2. Sélectionner Exporter.
3. Suivez les instructions de votre navigateur Web pour enregistrer le fichier. (Les étapes exactes varient en fonction des paramètres de votre navigateur.)

Si le fichier d'importation est volumineux, son traitement peut prendre un certain temps. Vous pouvez utiliser l'ID de tâche pour vérifier l'état de l'exportation :

1. Cliquez sur le Copier l'ID de tâche ou mettez en surbrillance et copiez l’ID du travail.
2. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Exporter.
3. Cliquez sur le Statut des tâches et sélectionnez Historique d'exportation.
4. Une fois le traitement terminé, une icône de téléchargement apparaîtra à côté de celui-ci. Sélectionner le icône de téléchargement pour télécharger le fichier.
   

Sujets connexes

• Importation automatique de comptes de coûts dans un calendrier
• Spécifications de format de compte de coûts

Les fonctions et options affichées peuvent varier en fonction de votre rôle et de votre abonnement. Si vous avez des questions au sujet de vos autorisations, veuillez communiquer avec votre administrateur.

Veuillez noter : Cette page a été traduite à l’aide de nos outils de traduction automatique avancés, spécialement conçus pour le contenu de Pitney Bowes.