Gestion des contacts de votre carnet d'adresses dans PitneyShip Pro, PitneyShip Enterprise, PitneyTrack Asset, PitneyTrack Inbound, PitneyTrack Enterprise, PitneyAnalytics et le module de gestion des casiers

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des contacts dans votre carnet d'adresses selon vos besoins.

Dans cet article :

• Ajout d'un contact pour l'expédition (PitneyShip Pro)
• Ajout d'un contact pour la réception (PitneyTrack et Lockers)
• Ajout de types d'adresses supplémentaires
• Recherche de contacts
• Modification d'un contact
• Suppression d'un contact
• Exportation de contacts
• Importation de contacts
• Importation automatique de contacts selon un calendrier

Ajout d'un contact pour l'expédition (PitneyShip Pro et PitneyShip Enterprise)

Si vous utilisez PitneyShip Pro ou PitneyShip Enterprise, voici les paramètres dont vous avez besoin pour pouvoir expédier aux contacts de votre carnet d'adresses.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner + Ajouter un contact.
   
3. Sélectionner Destinataire, Expéditeur, ou les deux.
   Important :Ce paramètre ne peut pas être modifié une fois l'utilisateur enregistré.
4. Par défaut, les contacts sont partagés avec tous les utilisateurs de votre entreprise. Si vous ne voulez pas que le contact soit partagé, sélectionnez le Marquer comme privé boîte. Les contacts privés ne sont visibles que par vous.
5. Entrez les informations de contact.
6. Si vous utilisez Services, sélectionnez le Services auquel vous souhaitez associer ce contact.
7. Sous Adresse postale, entrez l'adresse du contact.
8. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Ajout d'un contact pour la réception (PitneyTrack et Lockers)

Si vous utilisez PitneyTrack Inbound, PitneyTrack Enterprise, ParcelPoint Smart Lockers ou PitneyTrack Asset, il existe des paramètres de contact supplémentaires.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner + Ajouter un contact.
   
3. Sélectionner Destinataire, Expéditeur, ou les deux.
   Important :Ce paramètre ne peut pas être modifié une fois que l'utilisateur est enregistré.
4. Sélectionner Ajouter des détails de livraison interne et ajoutez les informations de livraison interne du destinataire. (PitneyTrack seulement)
5. Par défaut, les contacts sont partagés avec tous les utilisateurs de votre entreprise. Si vous ne voulez pas que le contact soit partagé, sélectionnez le Marquer comme privé boîte. Les contacts privés ne sont visibles que par vous.
   Remarque :Si Privé est coché, les casiers ne peuvent pas être réservés pour le contact (casiers intelligents ParcelPoint uniquement).
6. Entrez les informations de contact.
7. Si vous utilisez Services, sélectionnez le Services auquel vous souhaitez associer ce contact.
8. Sélectionner Envoyer des notifications par courriel pour s'assurer que le destinataire est informé par courriel de ses livraisons internes. (casiers intelligents PitneyTrack et ParcelPoint)
9. Sélectionner A besoin d’aménagements d’accessibilité pour l’utilisation des casiers si le contact a besoin d'un casier accessible. (Casiers intelligents ParcelPoint uniquement.
10. Sélectionnez un Emplacement du bureau et Point courrier si nécessaire (PitneyTrack seulement) :
    • Sélectionner Marquer l’emplacement du bureau comme principal si vous voulez que l'emplacement de livraison du contact soit l'emplacement de son bureau, ou
    • Sélectionner Marquer comme point courrier principal si vous voulez que l'emplacement de livraison soit son point de livraison postal.
11. Si vous souhaitez que d'autres personnes soient averties chaque fois que ce contact est averti, ajoutez-les dans le champ Adresse électronique supplémentaire pour la réception de notifications champ. (PitneyTrack seulement)
12. Sous Adresse postale, entrez l'adresse du contact.
13. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Ajout de types d'adresses supplémentaires

Si nécessaire, vous pouvez ajouter d'autres types d'adresses pour ce contact. D'autres types d'adresses s'appliquent uniquement à ce contact; Les types d'adresses ajoutés pour un contact ne seront pas visibles pour les autres contacts.

1. Sous Adresse postale, sélectionnez +Ajouter. (Vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour le voir.)
2. Changer l’ Étiquette d'adresse au besoin pour indiquer le type d’adresse. L'étiquette que vous entrez deviendra le nom de l'onglet pour cette adresse.
3. Entrez l'adresse du contact.
4. Sélectionner Enregistrer et fermer.
5. Pour supprimer une adresse, sélectionnez son onglet, puis sélectionnez Supprimer.

Recherche de contacts

Si vous avez beaucoup de contacts dans votre carnet d'adresses, vous devrez peut-être utiliser la fonction de recherche pour trouver celui que vous voulez.

1. Aller à Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Par défaut, Rechercher par : Nom, Entreprise, Courriel est sélectionné. Pour rechercher dans un autre champ, sélectionnez Rechercher par : nom, entreprise, courriel et sélectionnez le champ dans lequel vous souhaitez rechercher. Cette sélection sera enregistrée pour de futures recherches.
3. Si vous sélectionnez Nom ou Entreprise, la recherche « Commence par » sera par défaut. Pour modifier le mode d'exécution de la recherche, sélectionnez Commence par et sélectionnez soit Se termine par ou Contient.
4. Pour filtrer les résultats uniquement par expéditeur ou destinataire, sélectionnez Tous les types, puis sélectionnez Expéditeur ou Destinataire
5. Pour rechercher uniquement vos contacts privés, sélectionnez l'icône Privé .
6. Pour filtrer les résultats par service, sélectionnez Filtrer par > Service, puis dans le menu suivant qui s'affiche, sélectionnez le service en question.
7. Pour filtrer les résultats par emplacement du bureau (PitneyTrack Inbound uniquement), sélectionnez Filtrer par > Emplacement du bureau, puis dans le menu suivant qui s'affiche, sélectionnez l'emplacement spécifique du bureau.
8. Dans le champ Recherche , commencez à entrer vos critères de recherche. Les résultats se réduisent au fur et à mesure que vous tapez.
9. Pour modifier les colonnes affichées, sélectionnez l'icône Colonnes , puis sélectionnez ou désélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher. Ce paramètre sera enregistré pour de futures recherches.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations de contact au besoin.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'icône Modifier à côté du contact que vous souhaitez modifier.
   
3. Mettez à jour les coordonnées au besoin.
4. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Suppression d'un contact

Si vous n'avez plus besoin d'un contact dans le carnet d'adresses, vous pouvez le supprimer.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner l'icône Supprimer à côté du contact que vous souhaitez supprimer.
   
   OU
   Pour supprimer plusieurs contacts à la fois, cochez les cases à côté des contacts que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer la sélection.
   
3. Sélectionner Supprimer pour confirmer.

Exportation de contacts

Vous pouvez exporter des contacts du carnet d'adresses au format CSV.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Exporter > Exporter les contacts manuels.
3. Sélectionnez le type de contacts que vous souhaitez exporter.
4. Sélectionner Exporter.
5. Suivez les instructions de votre navigateur Web pour enregistrer le fichier. (Les étapes exactes varient en fonction des paramètres de votre navigateur.)

Importation de contacts

Vous pouvez importer des contacts dans votre carnet d'adresses en téléversant un fichier CSV d'une taille maximale de 50 Mo. Si votre fichier dépasse 50 Mo, divisez-le en fichiers distincts plus petits.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Importer > Importation manuelle.
3. Pour télécharger un modèle que vous pourrez utiliser pour créer votre fichier d’adresses, cliquez sur le lien Télécharger un modèle de .csv .
4. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le TypeContact du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez DESTINATAIRE | EXPÉDITEUR.
     Important :Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
5. Sélectionner Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d'adresses au format CSV.
6. Sélectionnez les options de partage pour les adresses que vous importez :
   • Pour fusionner les contacts de votre fichier CSV avec vos contacts actuels, sélectionnez Fusionner les contacts avec mon carnet d'adresses.
   • Pour remplacer vos contacts actuels par les contacts de votre fichier CSV, sélectionnez Remplacer les contacts (l'importation écrasera les contacts), puis sélectionnez l'une des options suivantes :
     • Pour remplacer tous les contacts du carnet d'adresses par les contacts de votre fichier CSV, sélectionnez Remplacer tous les contacts existants (écrasement total).
     • Pour remplacer uniquement vos contactspartagé avec les contacts de votre fichier CSV et laissez vos contacts privés tels quels, sélectionnez Remplacer uniquement les contacts partagés (les contacts privés seront ignorés).
     • Pour remplacer uniquement vos contacts privé avec les contacts de votre fichier CSV et laissez vos contacts partagés tels quels, sélectionnez Remplacer uniquement les contacts privés (les contacts partagés seront ignorés).
   • Pour rendre les contacts importés privés, sélectionnez Importer les contacts comme privés.
7. Sélectionner Continuer.
   1. Si vous remplacez vos contacts, indiquez si vous souhaitez remplacer uniquement les destinataires ou les expéditeurs et les destinataires :
      • Les contacts des destinataires seront remplacés
      • Les contacts du destinataire et de l’expéditeur seront remplacés
   2. Sélectionner Oui.
8. Dans la fenêtre Importer les contacts, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le champ Vos champs CSV colonne avec les champs dans le Champs du carnet d'adressescolonne.
   
9. Sélectionner Importer.

État du fichier d’importation

Si le fichier d'importation est volumineux, son traitement peut prendre un certain temps. Vous pouvez utiliser l'ID de tâche pour vérifier l'état de l'importation :

1. Cliquez sur le Copier l'ID de tâche ou mettez le travail en surbrillance et copiez-le ID.
   
2. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre Importer les contacts.
3. Cliquez sur le Statut des tâches et sélectionnez Importer l'historique.
   
4. Cliquer sur Nom à côté du champ de recherche et remplacez-le par ID de tâche.
5. Collez l'ID de tâche dans le champ de recherche. L'état de ce travail s'affiche.
6. S'il y a des erreurs, cliquez sur le icône de téléchargement pour télécharger le fichier d'erreurs et ouvrez-le pour afficher les erreurs.
   

Importation automatique de contacts selon un calendrier

Les administrateurs de l'entreprise peuvent importer automatiquement des contacts partagés dans le système selon un calendrier déterminé à partir d'un serveur SFTP. Les contacts privés ne peuvent pas être importés.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Importer> Importation automatique.
3. Sélectionner Télécharger un modèle de .csv.
4. Assurez-vous que le format de votre fichier de contacts correspond au format du fichier de modèle.
   Important : Les colonnes de données doivent être dans le même ordre que dans le modèle.
5. Sélectionnez le Délimiteur de texteutilisé dans votre fichier.
6. Entrez le Chemin du fichier et URL du serveur SFTP.
7. Sélectionner le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe, entrez le SFTP Nom d'utilisateur et Mot de passe.
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM), entrez le Nom d'utilisateur, puis sélectionnez Choisir un fichier et téléversez votre fichier de clé SSH au format PEM.
8. Sélectionnez le bouton Tester l’accès pour tester la connexion.
9. Si vous souhaitez utiliser le cryptage PGP lors du transfert de vos fichiers:
   1. Sélectionner Activer le chiffrement PGP.
   2. Chèque Activer le chiffrement PGP.
   3. Sélectionner Télécharger la clé de chiffrement PGP pour télécharger la clé.
   4. Utilisez la clé pour crypter votre fichier.
   5. Placez votre fichier sur le serveur SFTP.
10. Sélectionner Notifications.
11. Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez être informé en cas d'échec de l'importation.
12. Sélectionner Calendrier.
13. Sélectionnez lesJourset lesHeure auxquels vous souhaitez que l'importation ait lieu.
14. Sélectionner Fusionner ou remplacer les contacts existants.
15. Choisissez si vous voulez que le processus d'importation fusionne les contacts importés avec vos contacts existants dans le carnet d'adresses, ou les écrase et les remplace à chaque fois.
16. Pour rendre les contacts importés privés, sélectionnez Importer des contacts comme privés.
17. Sélectionner Continuer.
18. Dans la fenêtre Configurer l'importation automatique, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le champ Vos champs CSV colonne avec les champs du système dans le Champs du carnet d'adresses colonne, puis sélectionnez Enregistrer la configuration.
19. Sélectionner Importer.

Pour afficher les importations automatiques passées, allez dans l'ongletListe des importations automatiques et sélectionnez Historique.

Pour afficher ou modifier une configuration enregistrée, accédez à la Liste d'importation automatique onglet et sélectionnez Configurations.

Sujets connexes

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