Gestion des contacts de votre carnet d'adresses dans PitneyShip Pro ou PitneyShip Enterprise

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des contacts dans votre carnet d'adresses si nécessaire. Vous pouvez également les exporter et les importer dans le système.

Dans cet article :

• Ajouter un contact
• Recherche de contacts
• Modification d'un contact
• Suppression d'un contact
• Exporter des contacts
• Importation manuelle de contacts
• Importation automatique de contacts selon un calendrier

Ajouter un contact au carnet d'adresses

Si vous utilisezPitneyShip ,PitneyShip Pro , ouPitneyShip Entreprise , ce sont les paramètres dont vous avez besoin pour pouvoir expédier aux contacts de votre carnet d’adresses.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez + Ajouter un contact .
   
3. Sélectionnez Destinataire, Expéditeur, ou les deux.
4. Par défaut, les contacts sont partagés avec tous les utilisateurs de votre entreprise. Si vous ne souhaitez pas que le contact soit partagé, sélectionnez la case Marquer comme privé. Les contacts privés ne sont visibles que par vous.
5. Entrez les informations de contact.
6. Si vous utilisez des départements, sélectionnez les départements auxquels vous souhaitez associer ce contact.
7. Pour rendre le contact visible uniquement pour les utilisateurs ayant certains rôles, sélectionnez les rôles souhaités dans la liste Attribuer des rôles menu. (PitneyShip Entreprise seulement)
   Remarque : Le Activer l'accès aux contacts basé sur le rôle doit être activé dans le carnet d’adresses pour que le Attribuer des rôles menu.
8. Sous Adresse postale, entrez l'adresse du contact.
9. Sélectionnez Enregistrer.

Ajout de champs de taxe (PitneyShip Entreprise seulement)

Si vous expédiez à l'étranger à ce contact, vous pouvez ajouter ses informations fiscales ici afin de ne pas avoir à les entrer à chaque fois que vous leur envoyez quelque chose. Entrez les informations dans les champs à condition :

• Numéro de TVA
• Numéro EORI
• Numéro TPS
• Numéro EIN
• Numéro CNPJ
• Numéro CPF
• Numéro RFC

Ajout de types d'adresses supplémentaires

Si nécessaire, vous pouvez ajouter d'autres types d'adresses pour ce contact. D'autres types d'adresses s'appliquent uniquement à ce contact; Les types d'adresses ajoutés pour un contact ne seront pas visibles pour les autres contacts.

1. Sous Adresse postale, sélectionnez +Ajouter . (Vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour le voir.)
2. Changez l’Étiquette d'adresse au besoin pour indiquer le type d’adresse. L'étiquette que vous entrez deviendra le nom de l'onglet pour cette adresse.
3. Entrez l'adresse du contact.
4. Sélectionnez Enregistrer.
5. Pour supprimer une adresse, sélectionnez son onglet, puis sélectionnez Supprimer .

Recherche de contacts

Si vous avez beaucoup de contacts dans votre carnet d'adresses, vous devrez peut-être utiliser la fonction de recherche pour trouver celui que vous voulez.

1. Allez à Paramètres> Carnet d'adresses.
2. A gauche du champ de recherche en haut à droite, utilisez le Rechercher par menu pour sélectionner le ou les champs dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche. Cette sélection sera enregistrée pour de futures recherches.
   • Si vous sélectionnez Nom ou Société, la recherche "commence par" par défaut. Pour modifier le mode de recherche, sélectionnez Commence par et sélectionnez soit Se termine par ou Contient .
3. Dans le champ Recherche , commencez à entrer vos critères de recherche. Les résultats se réduisent au fur et à mesure que vous tapez.
4. Pour filtrer les résultats, sélectionnez le Filtrer , choisissez vos filtres, puis sélectionnez Appliquer .
   
   • Pour supprimer un filtre, cliquez sur le bouton Filtrer puis cliquez à nouveau sur le bouton Effacer à côté du filtre que vous souhaitez supprimer.
5. Pour modifier les colonnes affichées, sélectionnez l'icône Colonnes , puis sélectionnez ou désélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher. Ce paramètre sera enregistré pour les recherches futures.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations de contact au besoin.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'icône Modifier à côté du contact que vous souhaitez modifier.
   
3. Mettez à jour les coordonnées au besoin.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Suppression d'un contact

Si vous n'avez plus besoin d'un contact dans le carnet d'adresses, vous pouvez le supprimer.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'icône Supprimer à côté du contact que vous souhaitez supprimer.
   
   OU
   Pour supprimer plusieurs contacts à la fois, cochez les cases à côté des contacts que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer la sélection .
   
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Exporter des contacts

Vous pouvez exporter des contacts du carnet d'adresses au format CSV.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Exporter, puis dans le menu qui s'affiche, sélectionnez le type d’exportation:
   • Exporter les contacts manuels : Exporter tous les contacts (une fois).
   • Exporter les contacts automatiques : Configurez une exportation automatisée de tous les contacts à exécuter selon un calendrier spécifié. Si vous sélectionnez cette option, consultez la section suivante pour plus de détails.
   • Exporter les contacts publics : Exportez tous les contacts partagés dans le carnet d'adresses (une seule fois).
   • Exporter les contacts privés : Exportez uniquement vos contacts privés (une seule fois).
3. SélectionnezExporter.
4. Suivez les instructions de votre navigateur Web pour enregistrer le fichier. (Les étapes exactes varient en fonction des paramètres de votre navigateur.)

Configuration d'une exportation planifiée des contacts

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Exporter > Exporter les contacts automatiques .
3. Entrez le Chemin du dossier et URL du serveur SFTP .
4. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe, entrez le SFTP Nom d'utilisateur et Mot de passe.
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM), entrez le Nom d'utilisateur, puis sélectionnez Choisir un fichier et téléchargez votre fichier de clé SSH au format PEM.
5. Sélectionnez le bouton Tester l’accès pour tester la connexion.
6. Sélectionnez Notifications.
7. Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez être informé en cas d'échec de l'importation.
8. Sélectionnez Calendrier.
9. Sélectionnez lesJourset lesHeure auxquels vous souhaitez que l'importation ait lieu.
10. Sélectionnez Enregistrer la configuration.

Importation manuelle de contacts

Vous pouvez importer des contacts dans votre carnet d'adresses en téléchargeant un fichier CSV d'une taille maximale de 50 Mo. Si votre fichier dépasse 50 Mo, divisez-le en fichiers séparés plus petits.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Importer > Importer manuellement - Contacts partagés ou Importer > Importer manuellement - Contacts privés .
3. Sous Que veux-tu faire? , choisissez le mode d'importation :
   • Ajouter/mettre à jour des contacts : Cela ajoute de nouveaux contacts et met à jour tous les contacts existants qui ont le même ID de personnel. Aucun contact n'est supprimé.
   • Remplacer tous les contacts sauf expéditeur uniquement : Cette opération supprime les contacts qui sont uniquement des destinataires et ceux qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs, et les remplace par les contacts importés. Les contacts qui sont uniquement des expéditeurs ne sont pas affectés.
   • Remplacer les destinataires uniquement : Cette opération supprime tous les destinataires et les remplace par les destinataires importés. Les expéditeurs ne sont pas affectés.
4. Cliquez sur Continuer .
5. Pour télécharger un modèle que vous pouvez utiliser pour créer votre fichier d'adresses, cliquez sur le lien Télécharger un modèle .csv.
6. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le Type de contact colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez BÉNÉFICIAIRE | EXPÉDITEUR .
     Important: Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
7. Sélectionnez Choisir le fichier .csv et sélectionnez votre fichier d'adresses au format CSV.
8. Cliquez sur Continuer .
9. Dans la fenêtre de mappage, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le Vos champs CSV colonne avec les champs de la Champs du carnet d'adresses colonne.
   
10. Sélectionnez Importer.

Statut du fichier d'importation

Si le fichier d'importation est volumineux, le traitement peut prendre un certain temps. Vous pouvez utiliser l'ID de tâche pour vérifier l'état de l'importation :

1. Cliquez sur l’icône Copier l'ID de la tâche ou mettez en surbrillance et copiez l’ID de la tâche..
   
2. Cliquez sur Fermer pour la fenêtre Importer des contacts.
3. Cliquez sur le Statut des tâches et sélectionnez Importer l'historique .
   
4. Cliquez sur Nom à côté du champ de recherche et remplacez-le par ID de tâche.
5. Collez l'ID de la tâche dans la zone de recherche. L'état de cette tâche s'affiche.
6. S'il y a eu des erreurs, cliquez sur le bouton icône de téléchargement pour télécharger le fichier d'erreurs et l'ouvrir pour afficher les erreurs.
   

Importation automatique de contacts selon un calendrier

Les administrateurs de l'entreprise peuvent importer automatiquement des contacts partagés dans le système selon un calendrier déterminé à partir d'un serveur SFTP. Les contacts privés ne peuvent pas être importés.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Importer > Configurer l'importation automatique - Contacts partagés ou Importer > Configurer l'importation automatique - Contacts privés .
3. Sous Que veux-tu faire? , choisissez le mode d'importation :
   • Ajouter/mettre à jour des contacts : Cela ajoute de nouveaux contacts et met à jour tous les contacts existants qui ont le même ID de personnel. Aucun contact n'est supprimé.
   • Remplacer tous les contacts sauf expéditeur uniquement : Cette opération supprime les contacts qui sont uniquement des destinataires et ceux qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs, et les remplace par les contacts importés. Les contacts qui sont uniquement des expéditeurs ne sont pas affectés.
   • Remplacer les destinataires uniquement : Cette opération supprime tous les destinataires et les remplace par les destinataires importés. Les expéditeurs ne sont pas affectés.
4. Cliquez sur Continuer .
5. Pour télécharger un modèle que vous pouvez utiliser pour créer votre fichier d'adresses, cliquez sur le lien Télécharger un modèle .csv.
6. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le Type de contact colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez BÉNÉFICIAIRE | EXPÉDITEUR .
     Important: Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
7. Sélectionnez le Délimiteur de texte utilisé dans votre fichier.
8. Entrez le Chemin du fichier et URL du serveur SFTP.
9. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe, entrez le SFTP Nom d'utilisateur et Mot de passe.
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM), entrez le Nom d'utilisateur, puis sélectionnez Choisir un fichier et téléchargez votre fichier de clé SSH au format PEM.
10. Sélectionnez le bouton Tester l’accès pour tester la connexion.
11. Si vous souhaitez utiliser le cryptage PGP lors du transfert de vos fichiers :
    1. Chèque Activer le chiffrement PGP .
    2. Sélectionner Télécharger la clé de chiffrement PGP pour télécharger la clé.
    3. Utilisez la clé pour crypter votre fichier.
    4. Placez votre fichier sur le serveur SFTP.
12. Cliquez sur Continuer .
13. Dans la fenêtre de mappage, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le champ Vos champs CSV colonne avec les champs dans le Champs du carnet d'adresses colonne.
    
14. Cliquez sur Continuer .
15. Sélectionnez les jours et lesheures auxquels vous souhaitez que l'importation ait lieu.
16. Cliquez sur Continuer .
17. Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez être informé en cas d'échec de l'importation.
18. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les importations automatiques passées, allez dans l'onglet Liste des importations automatiques et sélectionnez Historique.

Pour afficher ou modifier une configuration enregistrée, accédez à la Liste d'importation automatique onglet et sélectionnez Configurations.

Notes internes - ÉTATS-UNIS UNIQUEMENT

Importation de contacts pour plusieurs divisions et emplacements

Si la fonction Carnet d'adresses division/lieu est activée, vous pouvez importer des contacts pour plusieurs divisions et lieux en même temps.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Importer > Importation manuelle .
3. Sélectionnez Importer des contacts pour plusieurs divisions/sites .
4. Pour télécharger un modèle que vous pouvez utiliser pour créer votre fichier d'adresses, cliquez sur le lien Télécharger un modèle .csv multi-emplacements.
5. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Utilisez le champs Nom de la division et Nom de l'emplacementpour spécifier la division et l'emplacement où vous souhaitez que chaque contact soit visible.
   • Si vous souhaitez que le même contact soit visible dans le carnet d'adresses de plusieurs emplacements, vous devez ajouter plusieurs entrées (lignes) pour ce contact, avec un emplacement par ligne.
   • Le Type de contact colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez BÉNÉFICIAIRE | EXPÉDITEUR .
     Important: Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
6. Sélectionnez Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d'adresses au format CSV.
7. Dans la fenêtre Importer des contacts, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le Vos champs CSV colonne avec les champs de la Champs du carnet d'adresses colonne.
   
8. Sélectionnez Importer.

Les fonctions et options affichées peuvent varier en fonction de votre rôle et de votre abonnement. Si vous avez des questions au sujet de vos autorisations, veuillez contacter votre administrateur.

Veuillez noter : Cette page a été traduite à l’aide de nos outils de traduction automatique avancés, spécialement conçus pour le contenu de Pitney Bowes.