Gestion des contacts de votre carnet d'adresses dans PitneyTrack Asset, PitneyTrack Inbound, PitneyTrack Enterprise et le module de gestion des casiers

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des contacts de votre carnet d'adresses au besoin. Vous pouvez également les exporter depuis le système et les importer dans le système.

Dans cet article :

• Ajouter un contact
• Recherche de contacts
• Modification d'un contact
• Suppression d'un contact
• Exportation de contacts
• Importation personnes-ressources
• Importation personnes-ressources automatiquement sur un horaire

Ajouter un contact au carnet d'adresses

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner + Ajouter un contact .
   
3. Sélectionner Destinataire , Expéditeur , ou les deux.
   Important : Ce paramètre ne peut pas être modifié une fois l'utilisateur enregistré.
4. Par défaut, les contacts sont partagés avec tous les utilisateurs de votre entreprise. Si vous ne voulez pas que le contact soit partagé, sélectionnez le Marquer comme privé boîte. Les contacts privés ne sont visibles que par vous.
   Remarque : Si Marquer comme privé est coché, les compartiments ne peuvent pas être réservés pour le contact (casiers intelligents ParcelPoint uniquement).
5. Entrez les informations de contact.
6. Sous Informations de livraison interne (Réception), sélectionnez un Emplacement du bureau , un Emplacement de l’arrêt postal , ou les deux (PitneyTrack uniquement).
   • Si vous entrez les deux, choisissez soit Emplacement du bureau ou Emplacement de l’arrêt postal sous Définir un lieu de livraison principal pour indiquer leur lieu de livraison principal.
   • Remarque : Si l'un de ces champs est sélectionné, l'ID de personnel devient requis.
7. Si vous utilisez des services, sélectionnez le Services auquel vous souhaitez associer ce contact.
8. Sélectionner Envoyer des notifications par courriel pour veiller à ce que le destinataire soit avisé par courriel des livraisons internes. (casiers PitneyTrack et ParcelPoint Smart)
9. Si vous souhaitez que d'autres personnes soient avisées chaque fois que ce contact est avisé, ajoutez-les à la liste Adresse de courriel supplémentaire pour la réception de notifications champ. (PitneyTrack uniquement)
10. Sélectionner Besoin d'aménagements d'accessibilité pour l'utilisation du compartiment si la personne-ressource a besoin d'un compartiment accessible. (Casiers intelligents ParcelPoint uniquement).
11. Moins de Adresse d'expédition , entrez l'adresse du contact.
12. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Ajout de types d'adresses supplémentaires

Si nécessaire, vous pouvez ajouter d'autres types d'adresses pour ce contact. D'autres types d'adresses s'appliquent uniquement à ce contact; Les types d'adresses ajoutés pour un contact ne seront pas visibles pour les autres contacts.

1. Sous Adresse postale, sélectionnez +Ajouter . (Vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour le voir.)
2. Modifier le Étiquette d'adresse au besoin pour indiquer le type d'adresse. L'étiquette que vous entrez deviendra le nom de l'onglet pour cette adresse.
3. Entrez les informations d'adresse du contact.
4. Sélectionner Enregistrer et fermer.
5. Pour supprimer une adresse, sélectionnez son onglet, puis sélectionnez Supprimer .

Recherche de contacts

Si votre carnet d'adresses contient un grand nombre de contacts, vous devrez peut-être utiliser la fonction de recherche pour trouver celui que vous souhaitez.

1. Aller à Paramètres> Carnet d'adresses .
2. À gauche du champ de recherche dans le coin supérieur droit, utilisez l'icône Rechercher par pour sélectionner le ou les champs à rechercher. Cette sélection sera enregistrée pour les recherches futures.
   • Si vous sélectionnez Nom ou Entreprise, la recherche sera effectuée par défaut sur une recherche « Commence par ». Pour modifier le mode d'exécution de la recherche, sélectionnez Commence par et sélectionnez soit Se termine par ou Contient .
3. Dans le Rechercher , commencez à entrer vos critères de recherche. Les résultats seront restreints au fur et à mesure que vous tapez.
4. Pour filtrer les résultats, sélectionnez le Filtrer , choisissez vos filtres, puis sélectionnez Appliquer .
   
   • Pour supprimer un filtre, cliquez sur le Filtrer à nouveau et cliquez sur Effacer à côté du filtre que vous souhaitez supprimer.
5. Pour modifier les colonnes affichées, sélectionnez le Colonnes , puis sélectionnez ou désélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher. Ce paramètre sera enregistré pour les recherches futures.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations de contact au besoin.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez le Modifier à côté du contact que vous souhaitez modifier.
   
3. Mettez à jour les coordonnées au besoin.
4. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Suppression d'un contact

Si vous n'avez plus besoin d'un contact dans le carnet d'adresses, vous pouvez le supprimer.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez le Supprimer à côté du contact que vous souhaitez supprimer.
   
   OU
   Pour supprimer plusieurs contacts à la fois, cochez les cases à côté des contacts que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer la sélection .
   
3. Sélectionner Supprimer pour confirmer.

Exportation de contacts

Vous pouvez exporter des contacts du carnet d'adresses au format CSV.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Exporter , puis du menu qui s'affiche, sélectionnez le type de exporter :
   • Exporter les contacts manuels : Exporter tous les contacts (une fois).
   • Exporter les contacts automatiques : Configurez une exportation automatique de tous les contacts à exécuter selon un horaire précis. Si vous sélectionnez cette option, reportez-vous à la section section suivante pour plus de détails.
   • Exporter les contacts publics : Exporter tous les contacts partagés du carnet d'adresses (une fois).
   • Exporter les contacts privés : Exporter uniquement vos contacts privés (une fois).
3. Sélectionner Exporter.
4. Suivez les invites de votre navigateur Web pour enregistrer le fichier. (Les étapes exactes varient en fonction des paramètres de votre navigateur.)

Configuration d’une exportation programmée de contacts

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Exporter > Exporter les contacts automatiques .
3. Entrez le Chemin du dossier et Adresse URL du serveur SFTP .
4. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe , entrez le SFTP Nom d’utilisateur et Mot de passe .
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM) , entrez le Nom d’utilisateur , puis sélectionnez Choisir un fichier et téléversez votre fichier de clé SSH au format PEM.
5. Sélectionnez le Tester l’accès pour tester la connexion.
6. Sélectionner Notifications .
7. Entrez l'adresse ou les adresses courriel auxquelles vous souhaitez être avisé en cas d'échec de l'importation.
8. Sélectionner Horaire .
9. Sélectionnez le Jours et Heure vous souhaitez que l'importation se produise.
10. Sélectionner Enregistrer la configuration .

Importation personnes-ressources

Vous pouvez importer des contacts dans votre carnet d'adresses en téléversant un fichier CSV d'une taille maximale de 50 MB. Si votre fichier fait plus de 50 Mo, divisez-le en petits fichiers distincts.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Importer > Importation manuelle - Contacts partagés ou Importer > Importer manuellement - Contacts privés .
3. Moins de Que souhaitez-vous faire ? , choisissez le mode d'importation:
   • Ajouter/Mettre à jour les contacts : Cette opération ajoute de nouveaux contacts et met à jour les contacts existants ayant le même ID de personnel. Aucun contact n'a été supprimé.
   • Remplacer tous les contacts: Cette opération supprime les contacts qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs et les remplace par les contacts importés qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs. Seuls les contacts qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs sont affectés. Les contacts qui sont uniquement des expéditeurs ou des destinataires uniquement ne sont pas affectés.
   • Remplacer les destinataires uniquement : Cette opération supprime tous les destinataires et les remplace par les destinataires importés. Les expéditeurs ne sont pas affectés.
4. Cliquer Continuer .
5. Pour télécharger un modèle que vous pourrez utiliser pour créer votre fichier d’adresses, cliquez sur le Télécharger un modèle de .csv lien.
6. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le TypeContact La colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour faire de la personne-ressource un expéditeur, entrez EXPÉDITEUR. Pour faire du contact un destinataire, entrez DESTINATAIRE. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez DESTINATAIRE | EXPÉDITEUR .
     Important : Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
7. Sélectionner Choisir un fichier .csv et sélectionnez votre fichier d'adresses au format CSV.
8. Cliquer Continuer .
9. Dans la fenêtre de mappage, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le Vos champs CSV colonne avec les champs de la colonne Champs du carnet d'adresses colonne.
   
10. Sélectionner Importer.

Situation relative au fichier d’importation

Si le fichier d'importation est volumineux, le traitement peut prendre un certain temps. Vous pouvez utiliser l'ID de tâche pour vérifier l'état de l'importation :

1. Cliquez sur le Copier l'ID de tâche icône ou mettre en surbrillance et copier la tâche ID.
   
2. Cliquer Fermer pour fermer la fenêtre Importer les contacts.
3. Cliquez sur le Situation relative aux tâches et sélectionnez Historique d'importation .
   
4. Cliquer sur Nom à côté du champ de recherche et changez-le pour ID de tâche .
5. Collez l'ID de tâche dans le champ de recherche. L'état de la tâche s'affiche.
6. S'il y a eu des erreurs, cliquez sur le icône de téléchargement pour télécharger le fichier d'erreurs et l'ouvrir pour afficher les erreurs.
   

Importation personnes-ressources automatiquement sur un horaire

Les administrateurs d'entreprise peuvent importer automatiquement des contacts partagés dans le système selon un horaire fixe à partir d'un serveur SFTP. Les contacts privés ne peuvent pas être importés.

1. Sélectionner Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionner Importer > Configurer l'importation automatique - Contacts partagés ou Importer > Configurer l’importation automatique - Contacts privés .
3. Moins de Que souhaitez-vous faire ? , choisissez le mode d'importation:
   • Ajouter/Mettre à jour les contacts : Cette opération ajoute de nouveaux contacts et met à jour les contacts existants ayant le même ID de personnel. Aucun contact n'a été supprimé.
   • Remplacer tous les contacts: Cette opération supprime les contacts qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs et les remplace par les contacts importés qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs. Seuls les contacts qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs sont affectés. Les contacts qui sont uniquement des expéditeurs ou des destinataires uniquement ne sont pas affectés.
   • Remplacer les destinataires uniquement : Cette opération supprime tous les destinataires et les remplace par les destinataires importés. Les expéditeurs ne sont pas affectés.
4. Cliquer Continuer .
5. Pour télécharger un modèle que vous pourrez utiliser pour créer votre fichier d’adresses, cliquez sur le Télécharger un modèle de .csv lien.
6. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le TypeContact La colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour faire de la personne-ressource un expéditeur, entrez EXPÉDITEUR. Pour faire du contact un destinataire, entrez DESTINATAIRE. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez DESTINATAIRE | EXPÉDITEUR .
     Important : Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
7. Sélectionnez le Séparateur de texte qui est utilisé dans votre fichier.
8. Entrez le Chemin d’accès au fichier et Adresse URL du serveur SFTP .
9. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe , entrez le SFTP Nom d’utilisateur et Mot de passe .
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM) , entrez le Nom d’utilisateur , puis sélectionnez Choisir un fichier et téléversez votre fichier de clé SSH au format PEM.
10. Sélectionnez le Tester l’accès pour tester la connexion.
11. Si vous souhaitez utiliser le cryptage PGP lors du transfert de vos fichiers :
    1. Chèque Activer le chiffrement PGP .
    2. Sélectionner Télécharger la clé de chiffrement PGP pour télécharger la clé.
    3. Utilisez la clé pour chiffrer votre fichier.
    4. Placez votre fichier sur le serveur SFTP.
12. Cliquer Continuer .
13. Dans la fenêtre de mappage, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le Vos champs CSV colonne avec les champs de la colonne Champs du carnet d'adresses colonne.
    
14. Cliquer Continuer .
15. Sélectionnez le Jours et Heure vous souhaitez que l'importation se produise.
16. Cliquer Continuer .
17. Entrez l'adresse ou les adresses courriel auxquelles vous souhaitez être avisé en cas d'échec de l'importation.
18. Sélectionner Enregistrer.

Pour afficher les importations automatiques passées, allez à l'écran Importer automatiquement une liste onglet et sélectionnez Historique .

Pour afficher ou modifier une configuration enregistrée, allez à l'écran Importer automatiquement une liste onglet et sélectionnez Configurations .

Les fonctions et options affichées peuvent varier en fonction de votre rôle et de votre abonnement. Si vous avez des questions au sujet de vos autorisations, veuillez communiquer avec votre administrateur.

Remarque: Cette page a été traduite à l'aide de nos outils de traduction automatique avancés, spécialement conçus pour le contenu Pitney Bowes.