Nos 5 conseils pour lancer votre transformation digitale en toute sérénité.

Le changement c’est maintenant. Plus facile à dire qu’à faire.

La transformation digitale est bien plus qu’un effet de mode : c’est une étape essentielle pour les entreprises qui veulent résister à la crise. Quelle que soit leur taille ou leur activité.

Facturation électronique, automatisation, dématérialisation, cloud, outils collaboratifs… Les bénéfices sont nombreux : gain de temps, meilleure productivité, sécurité des données, expérience client améliorée.

Mais face à l’ampleur du sujet, beaucoup de dirigeants de PME hésitent à se lancer.

Par où commencer ? Quels outils prioriser ? Comment réussir sa digitalisation sans désorganiser ou mettre en stand-by son activité ?

Même les collaborateurs redoutent le changement. La charge de travail à abattre, la résistance au changement, la peur de l’inconnu, la cybersécurité etc. sont autant de barrières psychologiques à supprimer.

Voici 5 conseils pratiques pour entamer une transformation digitale à la fois fluide, progressive… et réellement utile à votre entreprise.

Conseil n°1 : avant de débuter une digitalisation de votre entreprise, faites un état des lieux de votre organisation actuelle

Avant d’envisager de tout révolutionner en intégrant de nouveaux outils ou méthodes, rationalisez ! Commencez par analyser ce qui existe déjà dans votre entreprise :

• Quels processus sont encore manuels ou papiers ? Il faut les bannir tout de suite et les moderniser. Le papier, c’était le siècle dernier.
• Quels outils numériques sont utilisés (et surtout bien utilisés) ?
• Où se trouvent les principales pertes de temps ou de données ? Quelles tâches demandent trop de temps ou trop d’argent ? Où se cachent les erreurs récurrentes ? Identifiez les goulots d’étranglement.

SPOILER ALERT, dans la plupart des cas, le bas blesse à ces niveaux là :

• saisie manuelle de données
• e-mails mal/non suivis
• ressaisie d’informations entre outils
• circuits de vérification sur papier ou multitude d’outils individualisés et/ou nonpartagés

Un audit, comme ceux proposés par nos experts Pitney Bowes, permet de cibler les processus à automatiser en priorité pour un retour sur investissement rapide.Cet audit est essentiel pour définir un plan d’action pertinent. Chez Pitney Bowes, nous réalisons avec vous une cartographie complète de vos processus métiers et documentaires pour poser les bases d’une digitalisation fluide, cohérente et sécurisée.

Conseil n° 2 : pensez besoins métier, pas uniquement technologie

Dans le cadre de la transition numérique ou de la digitalisation de votre entreprise, il est primordial d'éviter deux grandes erreurs courantes :

-adopter les dernières innovations sans réfléchir aux besoins réels de voscollaborateurs et sur leurs manières de travailler sur le terrain. C’est bien pour l’image mais cela peut vite devenir obsolète et inutile si ces innovations ne sont pas ancrées dans la réalité terrain.

L’objectif n’est pas d’être “à la pointe”, mais d’être plus efficace, plus sécurisé, et plus agile.

-adopter un outil simple et peu coûteux, non aligné à votre CRM et objectifsbusiness. Certains outils peuvent paraitre économiques mais, en réalité, manquent d'agilité.

Attention à l’effet “usine à gaz” si chaque service adopte sa propre solution sans se soucier d’une vision et intégration globale. Misez sur des solutions SaaS compatibles entre elles, interopérables et sécurisées, capables de s’intégrer facilement à votre environnement existant (ERP, CRM, outils RH…). L’objectif est aussi, et surtout, d’éviter les silos et fluidifier la circulation de l’information.

Chez Pitney Bowes, nous proposons des solutions conçues pour s’intégrer facilement à vos systèmes, afin de créer un écosystème digital unifié, agile et évolutif.

Conseil n°3 : Impliquez les collaborateurs dès le départ

Plus de 80 % des initiatives de transformation digitale d'entreprise connaissent un échec partiel ou complet. Le problème ? l'opposition au changement.

Cela se vérifie pour la transformation numérique. Les projets échouent rarement à cause de la technologie ou des process. Le plus souvent, pour ne pas dire quasiment tout le temps, c’est l'humain qui fait défaut. Ou plus précisément : un manque d’accompagnement, de communication, ou de vision partagée autour du changement.

La digitalisation n’est pas qu’une question d’outils, c’est avant tout une question d’humain. Pour qu’une transformation fonctionne, il faut embarquer les équipes, comprendre leurs habitudes, former et rassurer.

Avant d'espérer que les équipes s'engagent dans votre projet de digitalisation, interrogez-vous : est-ce que le « pourquoi » est compréhensible pour tous ? Ce n’est pas parce qu’un projet est stratégique pour la direction qu’il l’est forcément pour les collaborateurs. Pour éviter l’effet “ça vient d’en haut”, explicitez les enjeux de ce changement :

• Qu’est-ce qu’on cherche à améliorer ?
• Qu’est-ce qui ne fonctionne plus aujourd’hui ?
• Et surtout : quels bénéfices concrets les équipes vont en tirer (plusd’autonomie, moins de tâches répétitives, plus de clarté, etc.) ? S’ilscomprennent ce qu’ils ont à gagner, ils accepteront de jouer.

Conseil : transformez votre projet de transformation digitale en une promesse tangible et claire. Le changement ne se décrète pas : il se co-construit.

Toutes les équipes ne seront pas impactées de la même manière. Il est donc essentiel de cartographier les parties prenantes dès le départ : qui va devoir changer ses pratiques ? Inviter les équipes à participer dès la conception du projet permet de :

• mieux cerner les besoins réels,
• identifier les contraintes de terrain,
• créer une dynamique d’appropriation.

Cela peut passer par des ateliers de travail, des questionnaires anonymes, des pilotes, ou encore des groupes de réflexion transverses. L’enjeu est de passer d’une posture “top-down” à une logique de co-création.

Conseil n°4 : avancez par étapes (et pas à pas)

Rome ne s’est pas faite en un jour. Votre transformation digitale non plus.

Pas besoin de se précipiter, cela pourrait vous nuire. Chaque grand changement doit être anticipé, jalonné, réfléchi. Elle s’inscrit dans le temps, et gagne à être menée par étapes.

Vous n’avez pas besoin de tout transformer en même temps. Une digitalisation réussie se fait souvent par petits blocs, en priorisant les chantiers : facturation, archivage, gestion RH, relation client, etc.

L’important est de prioriser les chantiers les plus stratégiques selon vos objectifs business.

C’est pour cela que Pitney Bowes vous propose un accompagnement progressif et modulaire, permettant de poursuivre votre activité sans arrêts de production. Nous construisons avec vous un plan de déploiement réaliste, aligné avec vos enjeux opérationnels. Objectif : faire évoluer vos outils sans désorganiser votre entreprise.

Conseil n°5 : Après avoir digitalisé votre entreprise : mesurez, ajustez, faites évoluer.

Attention ! Ne tombez pas dans le piège !

La digitalisation ne s’arrête pas à l’implémentation. Une transformation numérique réussie passe aussi par une culture de l’amélioration continue.

Une fois vos premiers outils mis en place, il est important de mesurer leur efficacité grâce à des indicateurs précis qui vous permettront de piloter votre transformation de manière efficace. Vous pourrez aussi ajuster certaines fonctionnalités, ou enrichir vos outils au fil du temps.

Des données claires vous aideront à ajuster votre stratégie et à démontrer les bénéfices concrets auprès de vos parties prenantes. Mettez en place des indicateurs simples pour suivre l’impact des nouveaux outils :

• temps gagné sur un processus
• réduction du taux d’erreurs
• délai moyen de traitement ou de validation

Avec Pitney Bowes, vous bénéficiez d’un accompagnement complet, de l'audit de vos processus en place à l'utilisation de vos nouveaux processus pour ajuster votre stratégie en continu.

En résumé, pas besoin de tout changer du jour au lendemain. En adoptant une démarche structurée, en choisissant les bons outils, et en vous appuyant sur un accompagnement de qualité, la transformation digitale devient un véritable levier de croissance pour votre entreprise.

Besoin d’un audit ou d’un plan d’action personnalisé pour votre PME ou ETI ? Parlons-en. Notre équipe vous accompagne pas à pas.