Pitney Bowes Invoice Services
Une solution de facturation électronique simple d'utilisation, prête à l'emploi et qui vous permet de réaliser des économies sur vos factures clients et fournisseurs dès aujourd’hui.
- Conforme aux législations existantes et futures
- Fiable, sécurisée et éprouvée
- Solution complète, flexible et personnalisable
Améliorez votre productivité tout en vous conformant à vos obligations légales
Processus de facturation dématérialisé
Dématérialisation de 100% des factures fournisseurs et clients grâce à:
- Un large éventail de technologies d’acquisition et de diffusion dont EDI, portail web, PO Flip, email, OCR génération IA/ML, imprimante virtuelle, smart PDF, Webscraping… et sur plus de 100 formats numériques de factures, structurés (EDI) ou non (PDF) ou mixtes (Factur-X), avec ou sans pièces jointes
- Une connexion « EDI » en point à point avec de multiples interconnexions et plateformes proposées
- Un studio de modélisation des règles de réconciliation et un rapprochement automatique avec les commandes, réceptions ou contrats
- Un portail client convivial où les factures clients peuvent être consultées et les clients notifiés des actions en attente (paiement…)
Workflow de validation
Modélisation des workflows d’approbation des factures grâce à:
- Un paramétrage puissant et souple par type de factures, marchandises, frais généraux, etc…
- Une gestion avancée et collaborative des organisations, hiérarchies et rôles (droits, absence, délégation…)
- Une configuration à la carte des étapes de chaque workflow pour les acteurs concernés (acheteur, comptable, approbateur, fournisseur) et les tâches attribuées (validation, délégation, assignement, enrichissement de champs, etc…)
Archivage
Archivage sécurisé à valeur probante et conforme pendant 10 ans grâce aux:
- Compostage d’un fichier Zip hashé/crypté avec empreinte numérique donnant valeur probante et garant d’intégrité
- Versement sécurisé au sein d’un coffre-fort électronique stocké sur équipements WORMS, Amazon S3
- Organisation claire des archives : gestion des métadonnées et des pièces jointes, indexation et plan de classement, piste d’audit
- Gestion complète du cycle de vie de la pièce numérique de sa création à sa destruction
Audit et conformité fiscale
Des factures en conformité totale avec la DGFiP, aujourd’hui et demain, grâce aux:
- Contrôles métiers et légaux exhaustifs protégeant contre les fraudes et les erreurs
- Création de l’original fiscal uniquement après validation des contrôles légaux
- Création des originaux numériques selon les réglementations européennes et internationales peu importe la voie d’échange: EDI, fichier signé, piste d’audit et Factur-X
Capture et extraction de données
OCR natif cloud de dernière génération pour la capture des factures grâce:
- Un OCR auto-entraîné sur des centaines de milliers de modèles, garantissant une extraction optimale dès le 1er jour
- Une amélioration continue des performances grâce à la rétroaction humaine exploitée par le deep learning et l’intelligence artificielle
- L’affichage des données capturées au sein d’un atelier de saisie où les données de la facture peuvent être éditées et validées
- Vidéocodage en ligne permettant la validation de la facture puis la création d’un original numérique structuré
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Le calendrier de la facturation électronique
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FAQ
Il s’agit de transformer les factures papier en factures électroniques au moyen d’un processus conforme aux exigences des règlementations légales et fiscales.
Depuis le 1er janvier 2013, les sociétés qui émettent des factures soumises à la réglementation fiscale peuvent choisir de les émettre selon différentes modalités de transmission :
- Factures papier et/ou électroniques « non sécurisées »
- L’EDI fiscal : Échange de Données Informatiques (article 289 VII 3° du CGI)
- La signature électronique avancée, certificat qualifié « RGS 2 étoiles »
L’ordonnance du 15 septembre 2021 prévoit la généralisation de la facturation électronique entre les entreprises françaises assujetties à la TVA et la transmission des données de transaction à l’administration fiscale, de manière progressive à partir de 2024 jusqu’en 2026. Dès juillet 2024, toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir et traiter des factures électroniques.
En plus de la conformité réglementaire actuelle et future, nous réduisons immédiatement le temps et les coûts de traitement des factures entrantes/sortantes tout en contribuant à libérer vos équipes comptables de la saisie manuelle des données et des tâches répétitives et chronophages. Nous vous aidons également à réduire les erreurs liées au traitement manuel tout en prévenant la fraude.
Réduisez jusqu’à 90% le coût de traitement des factures entrantes et sortantes tout en réduisant jusqu’à 30% leurs temps de traitement. Économisez en moyenne 6 € HT par facture sortante et 9,8 € HT par facture entrante par rapport à un traitement manuel des factures.*
*Economies maximales moyennes estimées, hors TVA. Source : Ministère de l'Économie et des Finances et de la Relance, octobre 2020, Rapport de la Direction Générale des Finances publiques, La TVA à l'ère du numérique en France, p.75.
Chez Pitney Bowes, nous disposons d'une expertise en matière de digitalisation des processus complexes, ainsi que de plus de 100 ans d'expérience dans le traitement des flux physiques. Cela signifie que nous sommes en mesure d'offrir le meilleur non seulement pour vos factures dématérialisées, mais aussi pour vos autres flux digitaux, ainsi que pour vos flux de documents encore physiques, vous aidant ainsi dans votre transition vers le digital de manière simple, sûre et sécurisée.
Le portail public de facturation peut convenir aux petites entreprises (du type unipersonnel) avec quelques factures à traiter mensuellement. Pour les PME et ETI, les volumes de factures et processus internes nécessiteront une solution automatisée.
Les ERP sont en général des solutions lourdes et complexes qui demandent des mois, voire des années, pour être mis à jour ou personnalisés. Il faut à cela ajouter les coûts de développement qui sont élevés. Une solution de dématérialisation des factures indépendante des ERP est le moyen le plus simple et le moins coûteux à implémenter.
Pourquoi attendre 2024 pour commencer à faire des économies si dès aujourd’hui vous pouvez réduire le coût de traitement de vos factures et gagner en efficacité. De plus, l’implémentation de la bonne solution de dématérialisation adaptée à vos besoins, nécessite une collaboration anticipée. Finalement, vous avez peut-être peu de fournisseurs qui émettent ou de clients qui réclament des factures électroniques aujourd’hui, mais ce chiffre va augmenter rapidement dans les mois à venir car toutes les sociétés s’attèlent à leur mise en conformité.
Cela dépend de la complexité du projet. Pitney Bowes a une longue expérience dans le domaine de l’implémentation de solutions de dématérialisation et sait s’adapter aux besoins et demandes des petites et grandes structures. Prenez contact aujourd’hui avec un commercial Pitney Bowes pour commencer à développer votre projet.
Pourquoi nous choisir ?
Chez Pitney Bowes, nous disposons d'une expertise en matière de digitalisation des processus complexes, ainsi que de plus de 100 ans d'expérience dans le traitement des flux physiques. Cela signifie que nous sommes en mesure d'offrir le meilleur non seulement pour vos factures dématérialisées, mais aussi pour vos autres flux digitaux, ainsi que pour vos flux de documents encore physiques, vous aidant ainsi dans votre transition vers le digital de manière simple, sûre et sécurisée.
Pitney Bowes est un leader reconnu dans le domaine de l'envoi de factures physiques et électroniques
Dès aujourd’hui gagnez en productivité avec Pitney Bowes Invoice Services.
Découvrez l'impact de la nouvelle réglementation en matière de facturation électronique sur votre entreprise.
Anticiper l’application de la loi de Finances 2020 en adoptant la facturation électronique avant 2024.
