Take a bigger picture view when buying an inserting system

Courrier et Expédition

Avant d'investir dans un système de mise sous pli, il est important d'avoir une vision d'ensemble.

Face aux attentes des clients, il n'est pas toujours évident pour les centres de courrier de prendre des décisions d'investissement pertinentes. Bien souvent, la décision d'investir dans un nouveau système de mise sous pli répond à un besoin de compétitivité.

« Les entreprises qui sont habituées à gérer leur courrier en interne, comme dans les secteurs de la finance, des soins de santé et des télécommunications, se tournent désormais vers l'externalisation. Il est important pour les fournisseurs de taille moyenne de se positionner et d'être prêts à profiter de ces nouvelles opportunités », déclare Eddy Edel, vice-président Inserting Product Management chez Pitney Bowes. « Quand un client vous demande si vous pouvez gérer un certain volume de courriers sensibles tout en fournissant des capacités de reporting avancées, vous aimeriez répondre « Oui » à tous ces critères. »

Malheureusement, il est difficile de dire oui lorsque les capacités existantes ne permettent pas de répondre aux exigences. Les contraintes budgétaires empêchent également les entreprises d'investir dans un nouveau système de mise sous pli au pied levé. Heureusement, comme le souligne Eddy Edel, il est tout à fait possible d'investir intelligemment dans une technologie qui améliore la compétitivité sans déséquilibrer le budget. Il suffit d'avoir une vue d'ensemble.

C'est l'approche que les spécialistes de Pitney Bowes ont suivie lorsqu'ils ont réfléchi à la manière dont la solution de mise sous pli Epic™ pouvait s'adapter aux différents flux de travail des centres de production de courrier de petite, moyenne et grande taille. L'objectif était d'identifier les inefficacités opérationnelles qui faisaient grimper le coût par pli. 

Selon Eddy Edel, il existe trois catégories de dépenses principales :

01.   Coûts d'équipement : à savoir l'achat initial d'un nouveau système de mise sous pli

02.   Coûts opérationnels : personnel et maintenance, y compris les services tiers

03.   Coûts de consommables : papier, encre et autres consommables 

 

Selon Eddy Edel, parmi ces facteurs, ce sont les consommables qui occasionnent le plus de frais. Par ailleurs, des opérations peu optimisées peuvent poser problème.

« Si vous achetez un système de mise sous pli haute vitesse, vous aurez besoin d'une armée d'opérateurs pour alimenter la machine, ce qui fait exploser la facture », précise Eddy Edel. « Vous pourriez opter pour un système de mise sous pli à faible vitesse, qui nécessiterait un seul opérateur. Mais dans ce cas de figure, difficile pour vous de répondre aux besoins des clients de grande taille. Il est important de ne pas se focaliser simplement sur la capacité de production. Vous devez plutôt réfléchir à la manière d'optimiser le coût horaire. »

L'équipe Pitney Bowes a étudié comment ces défis pouvaient être relevés grâce à un système de mise sous pli flexible et efficace. La solution de mise sous pli Epic est le fruit de cette réflexion. Offrant une souplesse financière et des fonctionnalités à forte valeur ajoutée, elle aide les centres de courrier de taille moyenne à rivaliser avec leurs concurrents et à conclure des contrats plus lucratifs.

 

Profitez d'une plus grande souplesse financière.

En adoptant une vision d'ensemble, l'équipe Pitney Bowes a réussi à optimiser la solution Epic pour une multitude de scénarios concrets. Elle a ainsi conçu une solution adaptée à différents modèles financiers et opérationnels. 

 « Nous avons effectué environ 80 % du travail d'évaluation ou de justification préalables à l'achat qu'un centre de courrier doit effectuer lorsqu'il entame un projet d'investissement », a déclaré Eddy Edel. « Cette solution a été spécialement conçue pour accroître le rendement tout en optimisant la main d'œuvre, en augmentant la disponibilité et en réduisant les rapprochements coûteux. »

Des outils de suivi et de reporting puissants permettent aux centres de courrier d'optimiser leur flux de travail en adéquation avec leurs limites budgétaires, et d'atteindre une meilleure efficacité en matière de main d'œuvre, de matériaux et de capacité de production. Avec des solutions axées sur la productivité, comme DirectView, qui fournit un retour d'information en temps réel sur l'état d'avancement de chaque tâche et l'efficacité opérationnelle, les centres de courrier peuvent facilement lancer des projets d'amélioration continue pour assurer le coût le plus faible par pli produit. 

Pour une qualité de service accrue et afin d'améliorer la productivité, Pitney Bowes propose également de former les opérateurs. Il est également possible de créer des solutions hybrides certifiées : Pitney Bowes peut associer des systèmes de mise sous pli reconditionnés à de nouveaux modules de mise sous pli Epic. Cela permet aux entreprises de profiter des toutes dernières technologies tout en diminuant le coût de leur investissement initial.

« Nous nous sommes mis dans la peau du directeur financier », a ajouté Eddy Edel. « Tout n'est pas question de vitesse et de capacité. Il s'agit de pouvoir assurer un haut rendement, une meilleure efficacité des postes de travail, et de réduire le coût total de possession avec une solution sans risque pouvant évoluer avec votre activité. »

 

Gérer des scénarios d'utilisation complexes.

La capacité à gérer un large éventail d'applications à partir d'un seul et même système est également un moyen de réduire le coût de possession. Modulaire et automatisée, la solution de mise sous pli Epic permet aux opérateurs de passer d'un format à un autre en quelques minutes seulement, et de traiter des applications et des scénarios plus complexes.

De plus en plus d'entreprises investissent dans des imprimantes jet d'encre haute vitesse, mais ne disposent pas de systèmes de mise sous pli capables de tenir un rythme de production élevé. Ces investissements conduisent les entreprises à revoir leur flux de travail et à opter pour des systèmes de mise sous pli souples, très efficaces et à haut rendement.

Ce point a été particulièrement important pour l'entreprise Financial Statement Services, Inc. (FSSI), qui traite différents formats d'enveloppes dans le cadre de ses activités de production de courrier. Selon Henry Perez, directeur de l'exploitation, le passage d'une configuration à une autre prenait trop de temps.

« Si votre système haute vitesse subit des interruptions prolongées lors des changements d'applications, votre productivité est impactée et ce n'est tout simplement pas envisageable pour nous », confie Henry Perez. Aujourd'hui, le système Epic gère plus de 70 changements d'applications par jour pour la société FSSI, ce qui a considérablement réduit les interruptions.

 

Ajoutez de la valeur.

Le système Epic offre avant tout une efficacité et un rendement élevés, sans sacrifier la qualité.

« Du point de vue de la conformité, les entreprises doivent garantir à leurs clients qu'elles peuvent produire des courriers avec une précision absolue », précise Eddy Edel. « Dans cette optique, Epic offre les fonctionnalités de suivi et de reporting nécessaires. »

Les systèmes de mise sous pli adéquats permettent également la création de communications à forte valeur ajoutée, qui aident les entreprises à accroître leurs revenus. Par exemple, les entreprises sont prêtes à payer plus pour des communications physiques personnalisées selon le destinataire, car elles savent que ce niveau de personnalisation améliore l'engagement client par rapport à une enveloppe classique. Une solution de mise sous pli précise et fiable garantit que les courriers personnalisés sont envoyés aux bons destinataires.

Enfin, un système de mise sous pli adapté fournit un bon retour sur investissement, non seulement en stimulant l'efficacité opérationnelle, mais également en ouvrant la voie à de nouvelles formes de revenus. Nous aidons nos clients à générer de nouvelles sources de revenus.

 

Découvrez comment les systèmes de mise sous pli peuvent offrir vitesse et précision pour améliorer le traitement du courrier. Découvrez comment le système de mise sous pli Epic™ peut vous aider à atteindre des niveaux de rendement plus élevés tout en maintenant un haut niveau d'intégrité et de précision. 

Technologie associée

Solution de mise sous pli Epic™

La solution de mise sous pli multiformat Epic™ vous garantit des résultats à haute intégrité et une diminution du coût total de possession pour le traitement de transactions complexes.

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