La dématérialisation fiscale : quésako ?

Il s’agit de transformer les factures papier en factures électroniques au moyen d’un processus conforme aux exigences des règlementations légales et fiscales.

3 règles sont à respecter en matière de dématérialisation fiscale :

- Certifier l’authenticité de l’origine du document via une signature électronique ou EDI (Echange de Données Informatiques). Ces deux techniques sont des clefs de cryptage propres à chaque organisation qui permettent de les identifier de façon sécurisée.

- Assurer l’intégrité du contenu des factures électroniques. L’export au format numérique doit se faire sans déperdition.

- Rendre pérenne le document en garantissant sa lisibilité à long terme en l’archivant dans un « coffre-fort électronique ».

La dématérialisation globale concerne la numérisation de factures papier avec une lecture automatisée des données. Dans ce cas, la facture papier demeure le document de référence.

La dématérialisation fiscale concerne des échanges de fichiers structurés selon une norme de type EDIFACT. Dans ce cas l’authenticité, l’intégrité et la lisibilité seront réputées garanties.

Rapidité

Avec la facture électronique, il est possible d’envoyer la facture en temps réel directement dans la boîte mail du ou des destinataire(s) et d’accélérer son traitement. La détection d’éventuels litiges et leur résolution se fait alors plus rapidement et permet une validation et un règlement dans des délais optimisés.

Fiabilité et Sécurité

La facture électronique permet également une meilleure traçabilité des factures grâce à la mise en place de circuits de validation et de contrôle automatiques de la facture, garantissant par là-même son authenticité et sa fiabilité.

Gain de place

Une salle d’archives peut contenir l’équivalent d’environ 23.000 pages par mètres carrés. La performance actuelle des solutions de stockage numérique change la donne.

Ecologie

Le recours à la facture électronique réduit l’empreinte carbone. Cela permet d’être conforme à une stratégie RSE. Réduction des coûts L’objectif premier de la dématérialisation est la réduction de la production de documents papiers qui représente pour certaines entreprises jusqu’à 3% de leur chiffre d’affaires. La dématérialisation des factures client est une source importante d’économies(timbre, papier, frais d’archivage).

-Sur le plan fiscal : 6 ans (L 102 b du Livre de Procédures Fiscales)

-Sur le plan comptable : 10 ans à compter du 31 décembre de l’année d’émission (L. 123-22 du Code du Commerce)

Les clients exigent 3 modes de dématérialisation :

- Papier ou PDF non sécurisé par une signature numérique: dans ce cas la validité fiscale de la facture est assurée par une piste d’audit fiable qui trace l’ensemble des opérations liées à la transaction et certifie que la facturation est correcte.

- PDF sécurisé par une signature numérique opérée avec un certificat de niveau RGS ** (art. 289-VII 2°). La signature numérique assure l’authenticité et l’intégrité de la facture : c’est à dire qu’elle confirme que la facture n’a pas été modifiée depuis son émission et qu’elle a bien été émise par l’émetteur qui la revendique. Le fichier électronique PDF signé devient porteur de la valeur fiscale à la place de l’exemplaire papier.

- EDI Fiscal : la facture est alors constituée par un fichier informatisé (EDI : échange de données informatisé) qui est traité conformément à des obligations règlementaires lui permettant de porter la valeur fiscale de la facture : vérification de la présence des mentions obligatoires, liste récapitulative des échanges, fichier des partenaires et restitution du message en clair.

Le coût de la dématérialisation varie en fonction de la volumétrie à traiter.

La dématérialisation reste dans tous les cas beaucoup moins chère que la facturation physique (1,50 cents par document en moyenne).

La facturation électronique coûte 50 centimes par document.

Le coût moyen d’une facture papier s’élève en moyenne à 15€ en émission (saisie, impression, papier, enveloppe, affranchissement, archivage) et tout autant en réception (traitement à l’arrivée, archivage).

Le coût d’une facture dématérialisée est estimé à moins de 4€ en émission ou en réception.

Ce référentiel fixe, selon le niveau de sécurité requis, les règles que doivent respecter certaines fonctions contribuant à la sécurité des informations, parmi lesquelles la signature électronique, l'authentification, la confidentialité ou encore l'horodatage.

Les conditions d'élaboration, d'approbation, de modification et de publication de ce référentiel sont fixées par décret.

Il existe 3 niveaux de RGS :

-RGS* Elémentaire

-RGS** Standard

-RGS*** Renforcé Les niveaux standard et renforcé nécessitent une vérification en face à face de l’identité et l’utilisation d’une clé Token sécurisée.

C’est un PDF non altérable, comportant une signature électronique.

Cette signature électronique doit remplir les conditions suivantes :

• Le signataire doit disposer d’un certificat électronique authentifiant son identité,

• La procédure de signature digitale doit être sécurisée et certifiée conforme,

• La signature est irrévocable, le signataire ne peut la contester,

• Le document à signer doit être intègre, non altérable et non modifiable,

• Les documents signés doivent être conservés dans un coffre-fort électronique sécurisé pendant 10 ans.

Non, ça ne répond pas au cadre juridique défini (signature électronique conforme, piste d’audit fiable).

Le recours à une solution qui sécurise les transmissions est indispensable pour optimiser la délivrance du mail.

Il existe certains logiciels qui permettent de vérifier la validité de la signature électronique dès lors qu’on a ouvert le document.

Le logiciel Adobe Reader informe de la validité des signatures dès l’ouverture d’un fichier PDF signé électroniquement.

Le recours au PDF signé présente 3 avantages majeurs :

- Faciliter la gestion de documents : vous pouvez conserver un document au format numérique, sans l’imprimer.

- Gain de temps : vous pouvez échanger vos contrats directement par e-mail sans passer par l’envoi postal.

- Gain d’espace : vous évitez à votre entreprise un encombrant système d’archivage papier

Les documents concernés par la dématérialisation sont tous les documents de trésorerie, les documents comptables et ceux relatifs aux transactions commerciales :

- Factures

- Relevés

- Bulletins de paie

- Bons de commande

- Bons de livraison

Il existe différents types de dématérialisation en fonction des documents concernés :

- Dématérialisation fiscale : l’ identité de l’auteur de la facture, l’intégrité des données de facturation, ainsi que les conditions d’archivage de ces informations sont garanties.

- Dématérialisation documentaire : concerne la numérisation ou le scan de documents papier avec une lecture automatisée des données. Dans ce cas, la facture papier demeure le document de référence (preuve juridique)

- Dématérialisation RH : elle concerne les bulletins de salaire

C’est un processus complexe qui nécessite l’accompagnement de professionnels. Avec Pitney Bowes, la dématérialisation est facilitée, car les données directes proviennent de l’ERP client , les flux d’impression (PDF, données) sont pris tels quels.

L’ERP garantit l’unicité des informations qu’il contient, puisqu’il n’a qu’une seule base de données.

Non, la mise en place de la dématérialisation prend en moyenne 2 mois.

Le temps de mise en place varie en fonction de l’importance de votre volumétrie.

Nous sommes force de conseil et proposition sur n’importe quel support.

Selon votre volumétrie de factures client la dématérialisation peut être une solution appropriée.

Plus le nombre de factures traitées est important, plus les économies d’échelle seront conséquentes.

Pitney Bowes est là pour vous guider dans votre démarche de dématérialisation.

L’Échange de données informatisé (EDI) est un échange ordinateur-à-ordinateur de documents commerciaux dans un format électronique standard entre les partenaires commerciaux.

Cette technique remplace les échanges physiques de documents entre entreprises (commandes, factures, bons de livraison…) par des échanges, selon un format standardisé, entre ordinateurs connectés par liaisons spécialisées ou par un réseau (privatif) à valeur ajoutée (RVA). Les données sont structurées selon des normes techniques internationales de référence (ex : Edifact).

Le recours à l’EDI présente de nombreux avantages :

- Gain de temps en termes de communication grâce à l’automatisation des échanges

- Fluidité et sécurisation des échanges

- Amélioration des délais de traitement de l’information

- Réduction des coûts administratifs

- Economies de papier

- Traçabilité sur tous les échanges

- EDI Intégré : la solution la plus aboutie, l’ensemble des messages sont directement intégrés dans votre ERP et générés par votre ERP.

- WEB EDI : Solution full web vous permettant grâce à une connexion internet et un navigateur, d’accéder à l’ensemble de vos commandes, de générer vos avis d’expédition, vos étiquettes et vos factures. Cette solution est très adaptée aux TPE, ou aux sociétés recevant peu de commandes par jour.

- La dématérialisation fiscale des factures : idem à une solution EDI intégrée, les solutions de dématérialisation doivent être agréées par un organisme (GS1) afin de répondre aux exigences de la DGI.

Le recours à l’EDI présente des avantages tels que :

- Le fait de ne pas être légalement tenu d’archiver, c’est la responsabilité d’un tiers certificateur

- La réduction de risque d’erreur (pas de saisie manuelle des données contrairement à l’email)

Le SAE est un service d’archivage à valeur probatoire qui offre toutes les fonctionnalités liées à l’archivage opposable et aux méthodes de consultation. L’espace de conservation sécurisé des documents est appelé Coffre-Fort électronique (CFE).

La solution garantit le respect des contraintes suivantes :

- Pérennité : usage de formats de documents permettant la garantie de lisibilité à long terme , format PDF ou PDF/A

- Intégrité : procédure de scellement des documents conservés. Usage d’une signature et d’un horodatage des documents

- Authentification : Tenue d’une traçabilité complète (journaux et cycle de vie des archives…) Authentification de l’émetteur des documents et des intervenants sur l’ensemble de la chaîne de traitement des documents confiés.

- Réversibilité : l’utilisateur peut à tout moment demander que les documents et les index lui soient restitués.

- Interopérabilité : Service transférable chez un autre Tiers-Archiveur labellisé FNTC.

- PayPal

- SAP Ariba (réseau fermé) outil de gestion des factures électroniques ans le Cloud.

- Edifact: La norme EDIFACT contient tout un éventail de règles syntaxiques, un protocole d’échange interactif et une gamme de messages standards permettant un échange de documents commerciaux électroniques entre plusieurs pays et plusieurs industries.

- XML

La proposition de Pitney Bowes se démarque de ses concurrents en maîtrisant les solutions, les besoins des clients et le déploiement des solutions.

Les solutions Pitney Bowes vous garantissent un gain économique, une augmentation de la productivité de vos équipes et une amélioration des process internes.

De plus nos experts vous accompagnent tout autant en avant-projet qu’une fois le déploiement réalisé.

Pitney Bowes accompagne ses clients dans la dématérialisation et le tout numérique avec des solutions d’archivage et de gestion électronique de documents.

Les solutions multicanales Pitney Bowes permettent à l’entreprise de gérer les flux de documents clients quel qu’en soit le format (papier, email, PDF, XML…), la typologie (avoirs, factures, relances de niveau 1, 2 ou 3, relance en contentieux avec accusé de réception) et le choix de support de réception et de traitement par le client (papier ou électronique).

Les solutions multicanales permettent de recevoir tout type de documents provenant de l’ERP du client.
Ils sont ensuite traités automatiquement en fonction des besoins de l’émetteur, puis envoyé selon le format de réception attendu par le destinataire final, dans le respect des règles imposées par le législateur en matière de facturation électronique : EDI, PDF signé, Facture mixte, Chorus Pro, Format papier.