Gestion des contacts de votre carnet d'adresses dans PitneyTrack Inbound ou PitneyLockers

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des contacts dans votre carnet d'adresses si nécessaire. Vous pouvez également les exporter et les importer dans le système.

Dans cet article :

• Ajouter un contact
• Recherche de contacts
• Modification d'un contact
• Suppression d'un contact
• Exporter des contacts
• Importation de contacts
• Importation automatique de contacts selon un calendrier

Ajouter un contact au carnet d'adresses

1. Sélectionnez Paramètres > Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez + Ajouter un contact.
   
   
3. Sélectionnez Destinataire, Expéditeur, ou les deux.
   Important :Ce paramètre ne peut pas être modifié une fois que l'utilisateur est enregistré.
4. Par défaut, les contacts sont partagés avec tous les utilisateurs de votre entreprise. Si vous ne souhaitez pas que le contact soit partagé, sélectionnez la case Marquer comme privé. Les contacts privés ne sont visibles que par vous.
   Remarque : Si Marquer comme privé est coché, les casiers ne peuvent pas être réservés pour le contact (PitneyLockers uniquement).
5. Entrez les informations de contact.
6. Sous Informations sur la livraison interne (réception), sélectionnez un Emplacement du bureau, un Emplacement du relais postal, ou les deux (PitneyTrack uniquement).
   • Si vous entrez les deux, choisissez soit Emplacement du bureau ou Emplacement du relais postal sous Définir le lieu de livraison principal pour indiquer leur lieu de livraison principal.
   • Remarque : Si l'un de ces champs est sélectionné, l'ID du personnel devient obligatoire.
7. Si vous utilisez des départements, sélectionnez les Départements auquel vous souhaitez associer ce contact.
8. Sélectionnez Envoyer des notifications par e-mail pour s'assurer que le destinataire est averti par e-mail de ses livraisons internes. (PitneyTrack et PitneyLockers)
9. Si vous souhaitez que des personnes supplémentaires soient notifiées chaque fois que ce contact est notifié, ajoutez-les dans le champ Adresse e-mail supplémentaire pour la réception de notifications. (PitneyTrack uniquement)
10. Sélectionnez Nécessite des aménagements d'accessibilité pour l'utilisation des casiers si le contact a besoin d'un casier accessible. (PitneyLockers uniquement).
11. Sous Adresse postale, entrez l'adresse du contact.
12. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
    

Ajout de types d'adresses supplémentaires

Si nécessaire, vous pouvez ajouter d'autres types d'adresses pour ce contact. D'autres types d'adresses s'appliquent uniquement à ce contact; Les types d'adresses ajoutés pour un contact ne seront pas visibles pour les autres contacts.

1. Sous Adresse postale, sélectionnez +Ajouter. (Vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour le voir.)
2. Changer l'Étiquette d'adresse au besoin pour indiquer le type d’adresse. L'étiquette que vous entrez deviendra le nom de l'onglet pour cette adresse.
   
3. Entrez l'adresse du contact.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
   
5. Pour supprimer une adresse, sélectionnez son onglet, puis sélectionnez Supprimer.

Recherche de contacts

Si vous avez beaucoup de contacts dans votre carnet d'adresses, vous devrez peut-être utiliser la fonction de recherche pour trouver celui que vous voulez.

1. Allez à Paramètres> Carnet d'adresses.
2. A gauche du champ de recherche en haut à droite, utilisez le Rechercher par menu pour sélectionner le ou les champs dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche. Cette sélection sera enregistrée pour de futures recherches.
   • Si vous sélectionnez Nom ou Société, la recherche "commence par" par défaut. Pour modifier le mode de recherche, sélectionnez Commence par et sélectionnez soit Se termine par ou Contient.
3. Pour filtrer les résultats uniquement par expéditeur ou destinataire, sélectionnez Tous types, puis sélectionnez Expéditeur ou Destinataire
4. Pour rechercher uniquement vos contacts privés, cochez la case Marquer comme privé.
5. Pour filtrer les résultats par département, sélectionnez Filtrer par > Département , puis dans le menu suivant qui s'affiche, sélectionnez le département spécifique.
6. Pour filtrer les résultats par emplacement de bureau (PitneyTrack uniquement), sélectionnez Filtrer par > Emplacement du bureau, puis dans le menu suivant qui s'affiche, sélectionnez l'emplacement du bureau spécifique.
7. Dans le champ Recherche, commencez à entrer vos critères de recherche. Les résultats se réduisent au fur et à mesure que vous tapez.
8. Pour modifier les colonnes affichées, sélectionnez l'icône Colonnes, puis sélectionnez ou désélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher. Ce paramètre sera enregistré pour les recherches futures.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations de contact au besoin.

1. Sélectionnez Paramètres > Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'icône Modifier à côté du contact que vous souhaitez modifier.
   
3. Mettez à jour les coordonnées au besoin.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
   

Suppression d'un contact

Si vous n'avez plus besoin d'un contact dans le carnet d'adresses, vous pouvez le supprimer.

1. Sélectionnez Paramètres > Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'icône Supprimer à côté du contact que vous souhaitez supprimer.
   
   OU
   Pour supprimer plusieurs contacts à la fois, cochez les cases en regard des contacts que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer la sélection.
   
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Exporter des contacts

Vous pouvez exporter des contacts du carnet d'adresses au format CSV.

1. Sélectionnez Paramètres > Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Exporter, puis dans le menu qui s'affiche, sélectionnez le type d’exportation:
   • Exporter les contacts manuels : Exporter tous les contacts (une fois).
   • Exporter les contacts automatiques : Configurez une exportation automatisée de tous les contacts à exécuter selon un calendrier spécifié. Si vous sélectionnez cette option, consultez la section suivante pour plus de détails.
   • Exporter les contacts publics : Exportez tous les contacts partagés dans le carnet d'adresses (une seule fois).
   • Exporter les contacts privés : Exportez uniquement vos contacts privés (une seule fois).
3. SélectionnezExporter.
   
4. Suivez les instructions de votre navigateur Web pour enregistrer le fichier. (Les étapes exactes varient en fonction des paramètres de votre navigateur.)

Configuration d'une exportation planifiée des contacts

1. Sélectionnez Paramètres > Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Exporter > Exporter les contacts automatiques.
3. Entrez le Chemin du dossier et URL du serveur SFTP.
4. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe, entrez le SFTP Nom d'utilisateur et Mot de passe.
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM), entrez le Nom d'utilisateur, puis sélectionnez Choisir un fichier et téléchargez votre fichier de clé SSH au format PEM.
5. Sélectionnez le bouton Tester l’accès pour tester la connexion.
6. Sélectionnez Notifications.
7. Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez être informé en cas d'échec de l'importation.
8. Sélectionnez Calendrier.
9. Sélectionnez les jourset lesheures auxquels vous souhaitez que l'importation ait lieu.
10. Sélectionnez Enregistrer la configuration.

Importation de contacts

Vous pouvez importer des contacts dans votre carnet d'adresses en téléchargeant un fichier CSV d'une taille maximale de 50 Mo. Si votre fichier dépasse 50 Mo, divisez-le en fichiers séparés plus petits.

1. Sélectionnez Paramètres > Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Importer > Importation manuelle.
   
3. Pour télécharger un modèle que vous pourrez utiliser pour créer votre fichier d’adresses, cliquez sur le lien Télécharger un modèle de .csv.
4. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le Type de contact colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez BÉNÉFICIAIRE | EXPÉDITEUR .
     Important: Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
     
5. Sélectionnez Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d'adresses au format CSV.
6. Sélectionnez les options de partage pour les adresses que vous importez :
   • Pour fusionner les contacts de votre fichier CSV avec vos contacts actuels, sélectionnez Fusionner les contacts avec mon carnet d'adresses.
   • Pour remplacer vos contacts actuels par les contacts de votre fichier CSV, sélectionnez Remplacer les contacts (l'importation écrasera les contacts), puis sélectionnez l'une des options suivantes :
     • Pour remplacer tous les contacts du carnet d'adresses par les contacts de votre fichier CSV, sélectionnez Remplacer tous les contacts existants (écrasement total).
     • Pour remplacer uniquement vos contacts partagé avec les contacts de votre fichier CSV et laissez vos contacts privés tels quels, sélectionnez Remplacer uniquement les contacts partagés (les contacts privés seront ignorés).
     • Pour remplacer uniquement vos contacts privés avec les contacts de votre fichier CSV et laissez vos contacts partagés tels quels, sélectionnez Remplacer uniquement les contacts privés (les contacts partagés seront ignorés).
   • Pour rendre les contacts importés privés, sélectionnez Importer les contacts comme privés.
7. Sélectionnez Continuer.
   1. Si vous remplacez vos contacts, indiquez si vous souhaitez remplacer uniquement les destinataires ou les expéditeurs et les destinataires :
      • Les contacts des destinataires seront remplacés
      • Les contacts du destinataire et de l’expéditeur seront remplacés
   2. Sélectionnez Oui.
8. Dans la fenêtre Importer des contacts, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le Vos champs CSV colonne avec les champs de la Champs du carnet d'adresses colonne.
   
9. Sélectionnez Importer.

Statut du fichier d'importation

Si le fichier d'importation est volumineux, le traitement peut prendre un certain temps. Vous pouvez utiliser l'ID de tâche pour vérifier l'état de l'importation :

1. Cliquez sur l’icône Copier l'ID de la tâche ou mettez en surbrillance et copiez l’ID de la tâche.
   
2. Cliquez Fermer pour fermer la fenêtre Importer des contacts.
3. Cliquez sur le bouton Statut des travaux et sélectionnez Historique des importations.
   
4. Cliquez sur Nomà côté du champ de recherche et remplacez-le par ID de tâche.
5. Collez l'ID de la tâche dans la zone de recherche. L'état de cette tâche s'affiche.
6. S'il y a eu des erreurs, cliquez sur le bouton icône de téléchargement pour télécharger le fichier d'erreurs et l'ouvrir pour afficher les erreurs.
   

Importation automatique de contacts selon un calendrier

Les administrateurs de l'entreprise peuvent importer automatiquement des contacts partagés dans le système selon un calendrier déterminé à partir d'un serveur SFTP. Les contacts privés ne peuvent pas être importés.

1. Sélectionnez Paramètres > Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Importer> Importation automatique.
   
3. Sélectionnez Télécharger un modèle .csv.
4. Assurez-vous que le format de votre fichier de contacts correspond au format du fichier de modèle.
   Important: Les colonnes de données doivent être dans le même ordre que dans le modèle.
5. Sélectionnez le Délimiteur de texte utilisé dans votre fichier.
6. Entrez leChemin du fichier et URL du serveur SFTP.
7. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe, entrez le SFTP Nom d'utilisateur et Mot de passe.
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM), entrez le Nom d'utilisateur, puis sélectionnez Choisir un fichier et téléchargez votre fichier de clé SSH au format PEM.
8. Sélectionnez le bouton Tester l’accès pour tester la connexion.
9. Sélectionnez Notifications.
10. Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez être informé en cas d'échec de l'importation.
11. Sélectionnez Calendrier.
12. Sélectionnez les Jourset les Heure auxquels vous souhaitez que l'importation ait lieu.
13. Sélectionnez Fusionner ou remplacer les contacts existants.
14. Choisissez si vous souhaitez que le processus d'importation fusionne les contacts importés avec vos contacts existants dans le carnet d'adresses ou les écrase et les remplace à chaque fois.
15. Si disponible, sélectionnez Importer des contacts en privé à rendre les contacts que vous importez privés (visibles uniquement par vous).
16. Sélectionnez Continuer.
17. Dans la fenêtre Configurer l'importation automatique, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans la colonne champs CSV avec les champs du système dans la colonne Champs du carnet d'adresses, puis sélectionnez Enregistrer la configuration.
18. Sélectionnez Importer.

Pour afficher les importations automatiques passées, allez dans l'onglet Liste des importations automatiques et sélectionnez Historique.

Pour afficher ou modifier une configuration enregistrée, accédez à la Liste d'importation automatique onglet et sélectionnez Configurations.

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