Gestion des contacts de votre carnet d'adresses dans PitneyTrack Asset, PitneyTrack Inbound, PitneyTrack Enterprise ou PitneyLockers

Vous pouvez ajouter, modifier et supprimer des contacts dans votre carnet d'adresses si nécessaire. Vous pouvez également les exporter et les importer dans le système.

Dans cet article :

• Ajouter un contact
• Recherche de contacts
• Modification d'un contact
• Suppression d'un contact
• Exporter des contacts
• Importation de contacts
• Importation automatique de contacts selon un calendrier

Ajouter un contact au carnet d'adresses

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez + Ajouter un contact.
   
3. Sélectionnez Destinataire, Expéditeur, ou les deux.
   Important :Ce paramètre ne peut pas être modifié une fois que l'utilisateur est enregistré.
4. Par défaut, les contacts sont partagés avec tous les utilisateurs de votre entreprise. Si vous ne souhaitez pas que le contact soit partagé, sélectionnez la case Marquer comme privé. Les contacts privés ne sont visibles que par vous.
   Remarque : Si Marquer comme privé est coché, les casiers ne peuvent pas être réservés pour le contact (PitneyLockers uniquement).
5. Entrez les informations de contact.
6. Sous Informations sur la livraison interne (réception), sélectionnez un Emplacement du bureau, un Emplacement du relais postal , ou les deux (PitneyTrack uniquement).
   • Si vous entrez les deux, choisissez soit Emplacement du bureau ou Emplacement du relais postal sous Définir le lieu de livraison principal pour indiquer leur lieu de livraison principal.
   • Remarque : Si l'un de ces champs est sélectionné, l'ID du personnel devient obligatoire.
7. Si vous utilisez des départements, sélectionnez les départements auxquels vous souhaitez associer ce contact.
8. Sélectionnez Envoyer des notifications par e-mail pour s'assurer que le destinataire est averti par e-mail de ses livraisons internes. (PitneyTrack et PitneyLockers)
9. Si vous souhaitez que des personnes supplémentaires soient notifiées chaque fois que ce contact est notifié, ajoutez-les dans le champ Adresse e-mail supplémentaire pour la réception de notifications. (PitneyTrack uniquement)
10. Sélectionnez Nécessite des aménagements d'accessibilité pour l'utilisation des casiers si le contact a besoin d'un casier accessible. (PitneyLockers uniquement).
11. Sous Adresse postale , entrez l'adresse du contact.
12. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Ajout de types d'adresses supplémentaires

Si nécessaire, vous pouvez ajouter d'autres types d'adresses pour ce contact. D'autres types d'adresses s'appliquent uniquement à ce contact; Les types d'adresses ajoutés pour un contact ne seront pas visibles pour les autres contacts.

1. Sous Adresse postale, sélectionnez +Ajouter. (Vous devrez peut-être faire défiler vers le bas pour le voir.)
2. Changez l’Étiquette d'adresse au besoin pour indiquer le type d’adresse. L'étiquette que vous entrez deviendra le nom de l'onglet pour cette adresse.
3. Entrez l'adresse du contact.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
5. Pour supprimer une adresse, sélectionnez son onglet, puis sélectionnez Supprimer.

Recherche de contacts

Si vous avez beaucoup de contacts dans votre carnet d'adresses, vous devrez peut-être utiliser la fonction de recherche pour trouver celui que vous voulez.

1. Allez à Paramètres> Carnet d'adresses.
2. A gauche du champ de recherche en haut à droite, utilisez le Rechercher par menu pour sélectionner le ou les champs dans lesquels vous souhaitez effectuer la recherche. Cette sélection sera enregistrée pour de futures recherches.
   • Si vous sélectionnez Nom ou Société, la recherche "commence par" par défaut. Pour modifier le mode de recherche, sélectionnez Commence par et sélectionnez soit Se termine par ou Contient.
3. Dans le champ Recherche, commencez à entrer vos critères de recherche. Les résultats se réduisent au fur et à mesure que vous tapez.
4. Pour filtrer les résultats, sélectionnez le bouton Filtrer, choisissez vos filtres et sélectionnez Appliquer.
   
   • Pour supprimer un filtre, cliquez sur le bouton Filtrer à nouveau et cliquez sur Effacer à côté du filtre que vous souhaitez supprimer.
5. Pour modifier les colonnes affichées, sélectionnez l'icône Colonnes, puis sélectionnez ou désélectionnez les colonnes que vous souhaitez afficher. Ce paramètre sera enregistré pour les recherches futures.

Modification d'un contact

Vous pouvez modifier les informations de contact au besoin.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'icône Modifier à côté du contact que vous souhaitez modifier.
   
3. Mettez à jour les coordonnées au besoin.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Suppression d'un contact

Si vous n'avez plus besoin d'un contact dans le carnet d'adresses, vous pouvez le supprimer.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez l'icône Supprimer à côté du contact que vous souhaitez supprimer.
   
   OU
   Pour supprimer plusieurs contacts à la fois, cochez les cases en regard des contacts que vous souhaitez supprimer, puis sélectionnez Supprimer la sélection.
   
3. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.

Exporter des contacts

Vous pouvez exporter des contacts du carnet d'adresses au format CSV.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Exporter, puis dans le menu qui s'affiche, sélectionnez le type d’exportation:
   • Exporter les contacts manuels : Exporter tous les contacts (une fois).
   • Exporter les contacts automatiques : Configurez une exportation automatisée de tous les contacts à exécuter selon un calendrier spécifié. Si vous sélectionnez cette option, consultez la section suivante pour plus de détails.
   • Exporter les contacts publics : Exportez tous les contacts partagés dans le carnet d'adresses (une seule fois).
   • Exporter les contacts privés : Exportez uniquement vos contacts privés (une seule fois).
3. SélectionnezExporter.
4. Suivez les instructions de votre navigateur Web pour enregistrer le fichier. (Les étapes exactes varient en fonction des paramètres de votre navigateur.)

Configuration d'une exportation planifiée des contacts

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Exporter > Exporter les contacts automatiques.
3. Entrez le Chemin du dossier et URL du serveur SFTP.
4. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe, entrez le SFTP Nom d'utilisateur et Mot de passe.
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM), entrez le Nom d'utilisateur, puis sélectionnez Choisir un fichier et téléchargez votre fichier de clé SSH au format PEM.
5. Sélectionnez le bouton Tester l’accès pour tester la connexion.
6. Sélectionnez Notifications.
7. Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez être informé en cas d'échec de l'importation.
8. Sélectionnez Calendrier.
9. Sélectionnez lesJourset lesHeure auxquels vous souhaitez que l'importation ait lieu.
10. Sélectionnez Enregistrer la configuration.

Importation de contacts

Vous pouvez importer des contacts dans votre carnet d'adresses en téléchargeant un fichier CSV d'une taille maximale de 50 Mo. Si votre fichier dépasse 50 Mo, divisez-le en fichiers séparés plus petits.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Importer > Importation manuelle - Contacts partagés ou Importer > Importer manuellement - Contacts privés .
3. Sous Que veux-tu faire? , choisissez le mode d'importation :
   • Ajouter/mettre à jour des contacts : Cela ajoute de nouveaux contacts et met à jour tous les contacts existants qui ont le même ID de personnel. Aucun contact n'est supprimé.
   • Remplacer tous les contacts : Cela supprime les contacts qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs et les remplace par les contacts importés qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs. Seuls les contacts qui sont à la fois destinataires et expéditeurs sont concernés. Les contacts qui sont uniquement des expéditeurs ou des destinataires uniquement ne sont pas affectés.
   • Remplacer les destinataires uniquement : Cela supprime tous les destinataires et les remplace par les destinataires importés. Les expéditeurs ne sont pas concernés.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Pour télécharger un modèle que vous pouvez utiliser pour créer votre fichier d'adresses, cliquez sur le Télécharger un modèle .csv lien.
6. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le Type de contact colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez BÉNÉFICIAIRE | EXPÉDITEUR .
     Important: Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
7. Sélectionnez Choisir le fichier .csv et sélectionnez votre fichier d'adresses au format CSV.
8. Cliquez sur Continuer.
9. Dans la fenêtre de mappage, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le Vos champs CSV colonne avec les champs de la Champs du carnet d'adresses colonne.
   
10. Sélectionnez Importer.

Statut du fichier d'importation

Si le fichier d'importation est volumineux, le traitement peut prendre un certain temps. Vous pouvez utiliser l'ID de tâche pour vérifier l'état de l'importation :

1. Cliquez sur l’icône Copier l'ID de la tâche ou mettez en surbrillance et copiez l’ID de la tâche.
   
2. Cliquez sur Fermer pour la fenêtre Importer des contacts.
3. Cliquez sur le bouton Statut des travaux et sélectionnez Importer Historique.
   
4. Cliquez sur Nom à côté du champ de recherche et remplacez-le par ID de tâche.
5. Collez l'ID de la tâche dans la zone de recherche. L'état de cette tâche s'affiche.
6. S'il y a eu des erreurs, cliquez sur le bouton icône de téléchargement pour télécharger le fichier d'erreurs et l'ouvrir pour afficher les erreurs.
   

Importation automatique de contacts selon un calendrier

Les administrateurs de l'entreprise peuvent importer automatiquement des contacts partagés dans le système selon un calendrier déterminé à partir d'un serveur SFTP. Les contacts privés ne peuvent pas être importés.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Importer > Configurer l'importation automatique - Contacts partagés ou Importer > Configurer l'importation automatique - Contacts privés.
3. Sous Que veux-tu faire? , choisissez le mode d'importation :
   • Ajouter/mettre à jour des contacts : Cela ajoute de nouveaux contacts et met à jour tous les contacts existants qui ont le même ID de personnel. Aucun contact n'est supprimé.
   • Remplacer tous les contacts : Cela supprime les contacts qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs et les remplace par les contacts importés qui sont à la fois des destinataires et des expéditeurs. Seuls les contacts qui sont à la fois destinataires et expéditeurs sont concernés. Les contacts qui sont uniquement des expéditeurs ou des destinataires uniquement ne sont pas affectés.
   • Remplacer les destinataires uniquement : Cela supprime tous les destinataires et les remplace par les destinataires importés. Les expéditeurs ne sont pas concernés.
4. Cliquez sur Continuer.
5. Pour télécharger un modèle que vous pouvez utiliser pour créer votre fichier d'adresses, cliquez sur le lien Télécharger un modèle .csv.
6. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Le Type de contact colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez BÉNÉFICIAIRE | EXPÉDITEUR.
     Important: Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
7. Sélectionnez le Délimiteur de texte utilisé dans votre fichier.
8. Entrez le Chemin du fichier et URL du serveur SFTP.
9. Sélectionnez le Option d'authentification vous souhaitez utiliser.
   • Si vous avez sélectionné Mot de passe, entrez le SFTP Nom d'utilisateur et Mot de passe.
   • Si vous avez sélectionné Clés SSH (format PEM), entrez le Nom d'utilisateur, puis sélectionnez Choisir un fichier et téléchargez votre fichier de clé SSH au format PEM.
10. Sélectionnez le bouton Tester l’accès pour tester la connexion.
11. Cliquez sur Continuer.
12. Dans la fenêtre de mappage, faites correspondre les champs de votre fichier CSV, dans la colonne Vos champs CSV, avec les champs de la colonne Champs du carnet d’adresses.
    
13. Cliquez sur Continuer.
14. Sélectionnez les jours et les heures auxquels vous souhaitez que l'importation ait lieu.
15. Cliquez sur Continuer.
16. Saisissez l'adresse électronique à laquelle vous souhaitez être informé en cas d'échec de l'importation.
17. Sélectionnez Enregistrer.

Pour afficher les importations automatiques passées, allez dans l'onglet Liste des importations automatiques et sélectionnez Historique.

Pour afficher ou modifier une configuration enregistrée, accédez à la Liste d'importation automatique onglet et sélectionnez Configurations.

Notes internes - ÉTATS-UNIS UNIQUEMENT

Importation de contacts pour plusieurs divisions et emplacements

Si la fonction Carnet d'adresses division/lieu est activée, vous pouvez importer des contacts pour plusieurs divisions et lieux en même temps.

1. Sélectionnez Paramètres> Carnet d'adresses.
2. Sélectionnez Importer > Importation manuelle .
3. Sélectionnez Importer des contacts pour plusieurs divisions/sites.
4. Pour télécharger un modèle que vous pouvez utiliser pour créer votre fichier d'adresses, cliquez sur le lien Télécharger un modèle .csv multi-emplacements.
5. Remplacez les exemples d'enregistrements du modèle par vos contacts et enregistrez-le dans un fichier CSV.
   • Utilisez le champs Nom de la division et Nom de l'emplacementpour spécifier la division et l'emplacement où vous souhaitez que chaque contact soit visible.
   • Si vous souhaitez que le même contact soit visible dans le carnet d'adresses de plusieurs emplacements, vous devez ajouter plusieurs entrées (lignes) pour ce contact, avec un emplacement par ligne.
   • Le Type de contact colonne du fichier CSV détermine si le contact est un expéditeur, un destinataire ou les deux. Pour que le contact soit un expéditeur, entrez Expéditeur. Pour définir le contact comme destinataire, entrez Destinataire. Pour faire du contact à la fois un expéditeur et un destinataire, entrez BÉNÉFICIAIRE | EXPÉDITEUR.
     Important: Cela ne peut pas être modifié après l'importation.
6. Sélectionnez Choisir un fichier et sélectionnez votre fichier d'adresses au format CSV.
7. Dans la fenêtre Importer des contacts, faites correspondre les champs de votre fichier CSV dans le Vos champs CSV colonne avec les champs de la Champs du carnet d'adresses colonne.
   
8. Sélectionnez Importer.

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