La réglementation évolue et les entreprises françaises doivent être plus connectées pour suivre le mouvement

La conformité aux règlementations en vigueur est un aspect essentiel du fonctionnement d’une organisation et, dans un monde chaque jour plus numérique, les entreprises doivent s’adapter à de nouvelles exigences. Elles accélèrent aujourd’hui leur transformation numérique pour suivre la demande de clients friands d’expériences numériques plus riches, mais aussi pour gagner en fluidité, en agilité, en efficacité et en visibilité sur l’ensemble des activités.

Mais au-delà de ces diverses raisons, l’un des principaux moteurs de la transformation numérique est probablement la mise en conformité, et plus précisément l’impact de lois nouvelles et émergentes sur la manière dont les entreprises communiquent, facturent leurs produits et services, mais aussi stockent, partagent et protègent les données.

Les entreprises exerçant au sein de l’Union européenne ont déjà dû radicalement changer la manière dont elles traitent et transfèrent les données personnelles en vertu du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Adopté début 2016, le RGPD vise à accroître la visibilité sur les données privées des individus et à uniformiser la réglementation dans l’exercice d’activités à l’international.¹

Le RGPD est entré en vigueur pour faire face à la digitalisation croissante des activités des entreprises et de la vie sociale, et l’émergence d’un nouveau monde dans lequel les données et les canaux de communication électroniques sont le moteur de la croissance et changent fondamentalement la façon dont les consommateurs et les entreprises interagissent.

Désormais, au titre de la nouvelle loi de finances pour 2020, les entreprises doivent se conformer à de nouvelles exigences réglementaires relatives à la facturation électronique et respecter leurs obligations fiscales. L’article 153 prévoit, d’une part, l’émission obligatoire des factures de manière dématérialisée pour les produits et services et, d’autre part, la transmission électronique à l’administration fiscale des données correspondantes.²

Les nouvelles règles énoncées à l’article 153 visent quatre grands objectifs :

•   Lutter contre la fraude
•   Améliorer le service rendu aux usagers en préremplissant les déclarations de TVA
•   Renforcer la compétitivité des entreprises françaises
•   Assurer une meilleure visibilité sur les différentes lignes de métier pour toutes les organisations

La nouvelle réglementation entrera en vigueur à partir de 2024 et toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir des factures électroniques via une plateforme publique gratuite.

Les grandes entreprises devront avoir adopté la facturation électronique d’ici le 1er juillet 2024, les entreprises de taille intermédiaire (ETI) d’ici le 1er janvier 2025 et les petites et moyennes entreprises (PME et TPE) d’ici le 1er janvier 2026.

Digitaliser pour garder une longueur d’avance

Alors que l’environnement des entreprises évolue vers un modèle opérationnel plus connecté et plus numérique, les responsables et décideurs doivent être moteur de la transformation numérique de processus de courrier complexes, transition indispensable pour suivre les évolutions réglementaires.

Déjà 71 % des entreprises utilisent d’une manière ou d’une autre un système de courrier électronique direct, mais seulement 10 % d’entre elles l’ont intégré avec d’autres outils informatiques, ce qui crée des risques importants en matière de conformité.

En transformant intelligemment les processus de courrier dès maintenant, grâce à une solution compatible avec les autres outils déjà présents dans l’entreprise, une organisation peut faire évoluer ses activités plus rapidement, éviter les dysfonctionnements potentiels à l’entrée en vigueur de nouvelles réglementations et garder une longueur d’avance sur les changements.

Le choix d’une technologie adéquate permet de tout rassembler, et favorise une plus grande transparence, une visibilité accrue et un plus grand contrôle sur les communications numériques, avec un respect total des exigences réglementaires.

Avec un partenaire de transformation numérique qui comprend ces défis, une entreprise est en mesure de répondre aux exigences du RGPD et d’autres nouvelles réglementations, mais bénéficie aussi d’une piste d’audit complète, d’un système d’enregistrement fiable et d’un suivi détaillé.

Les entreprises doivent aussi pouvoir unifier le travail réalisé par des équipes cloisonnées et veiller à ce que les documents électroniques soient cohérents et conformes aux nouvelles réglementations. Cela s’applique aussi aux factures envoyées pour l’impression, la production ou la livraison numérique. La sécurité doit devenir une priorité pour les entreprises, car de nouvelles fraudes et cybermenaces sophistiquées émergent chaque jour, synonymes de nouveaux risques et de nouveaux défis à relever en termes de conformité.

Conformité

Chez Pitney Bowes, nous comprenons l’importance de la conformité. Notre solution d’accompagnement à la transformation numérique aide les entreprises à préparer l’avenir et leur donne un avantage dans un environnement financier et commercial plus connecté et plus réglementé.

Nous facilitons l’envoi conforme et sécurisé de documents numériques, de factures ou d’avoirs pour l’impression, la production et la livraison numérique, avec un chiffrement de bout en bout pour une sécurité totale.
Avec notre solution de transformation numérique du courrier, nous apportons plus de fiabilité, de visibilité et de cohérence à chaque document que vous envoyez, grâce à des modèles intégrés et entièrement conformes. Chaque document fait également l’objet d’un suivi détaillé et nous fournissons une piste d’audit complète pour couvrir même les exigences réglementaires les plus strictes.

Nous savons à quel point la conformité peut être un sujet épineux pour une entreprise, surtout lorsque de nouvelles réglementations compliquent les opérations et créent de nouvelles difficultés. C’est pourquoi notre solution de transformation numérique du courrier s’intègre facilement à vos systèmes existants pour une transition en douceur du courrier physique vers le courrier numérique.

Nous pouvons aussi vous aider à vous adapter à la demande, grâce à la fiabilité de notre système de production externalisée du courrier, qui vous garantit un alignement total sur la réglementation et la protection de l’ensemble de vos données et documents.

1 Règlement général sur la protection des données, https://gdpr-info.eu

2 Assemblée nationale française, Amendement n° II-3211 au projet de loi de finances n° 3360 pour 2021, https://bit.ly/3CHoapB