Wie Poststellen auf einem Universitätscampus ihre Postbearbeitungsprozesse effektiver gestalten können

Wissen Sie noch, wie die Poststelle auf Ihrem Campus aussah, als Sie studiert haben? Wenn Sie den Eindruck hatten, dass sich unzählige Kartons auf den Regalen, in Ecken und auf Tischen stapelten, sind Sie nicht allein.

Das Campusgelände von Hochschulen und Universitäten kann bis zu Hunderte von Hektar umfassen und Platz für Tausende Studenten bieten. Und das beinhaltet nicht einmal die Hunderte von Mitarbeitern der Hochschulen und Universitäten.

Dabei ist die typische Poststelle auf dem Campus nichts anderes als ein besser ausgestatteter Keller. Sie ist normalerweise nicht in einem separaten Gebäude oder Flügel untergebracht. So müssen die Mitarbeiter mit dem begrenzten Platz zurechtkommen, der ihnen zur Verfügung steht.

Und in einer geschäftigen Campusumgebung kann dies die Produktivität erheblich beeinträchtigen.

Stoßzeiten während des Semesters belasten Poststellen

In den Poststellen von Universitäten und Hochschulen gehen ohnehin täglich viele Briefe und Pakete für Studenten und Mitarbeiter ein. Und je größer der Campus ist, desto mehr Pakete müssen sortiert und bearbeitet werden. Es gibt jedoch Zeiten im Jahr, die besonders arbeitsintensiv sind. Dazu gehören Semesterbeginn, Zwischenprüfungen, Weihnachten, Abschlussprüfungen und Semesterende. Dies sind Stoßzeiten, zu denen die Menge der eingehenden und ausgehenden Pakete geradezu explodiert.

Poststellen, die nicht über ausreichend Mitarbeiter oder eine geeignete Bearbeitungssoftware verfügen, können schnell mit Stapeln von Briefen und Paketen überschwemmt werden. Die Bearbeitung von Paketen und der Versand von Lieferbenachrichtigungen an Empfänger auf dem Campus sind bereits sehr zeitaufwendig. Falls Sie jedoch zudem ältere und langsamere manuelle Methoden zur Erfassung dieser Pakete und zur Benachrichtigung von Empfängern verwenden, ist der zeitliche Abstand zwischen dem Eingang des Pakets in der Poststelle und der Übergabe an den Studenten noch größer.

Den Kreislauf durchbrechen

Dies führt zu zwei Problemen. Einerseits ist es frustrierend für Studenten, Dozenten und Verwaltungsmitarbeiter, die eine pünktliche Zustellung ihrer Pakete erwarten, diese aber nicht zum erwarteten Zeitpunkt erhalten, da ihre Poststelle zu lange für die Bearbeitung braucht. Anderseits führt die langsame Sortierung und Erfassung dieser Pakete sowie die Benachrichtigung der Empfänger zu großen Rückständen. Der Platz in Poststellen ist bereits begrenzt; je größer der Rückstand ist, desto voller werden die Regale und freien Flächen. Dies erschwert die Bearbeitung und das Wiederfinden der Pakete, wenn sie an den Empfänger übergeben werden sollen.

Diese Art der negativen Rückkopplungsschleife, bei der sich größere Rückstände und langsamere Prozesse gegenseitig verschärfen, kann durch die Investition in intuitivere, digitale Lösungen unterbrochen werden. Diese Lösungen beschleunigen die Paketbearbeitung und stellen pünktliche Lieferbenachrichtigungen an Empfänger auf dem Campus zu. Je schneller Pakete erfasst werden, desto schneller können Studenten oder Fakultätsmitglieder diese abholen.

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