Facturation électronique : les points clés à anticiper pour ne pas perturber votre organisation

La réforme de la facturation électronique obligatoire constitue un chantier colossal et structurant pour l’ensemble des entreprises françaises.

Au-delà de la conformité réglementaire, cette réforme implique une refonte globale des processus de facturation, une évolution majeure des systèmes d’information et une mobilisation transversale des équipes.

La facture devient un objet de données interopérable, exploitable automatiquement et pensé pour alimenter toute la chaîne de valeur comptable et fiscale.

Le webinar « Préparer votre entreprise pour la facturation électronique en 2026 : cartographie et conformité », animé par Grégory Hasstrup de Pitney Bowes, a permis de clarifier les impacts opérationnels et techniques, ainsi que les étapes incontournables pour conduire ce changement dans de bonnes conditions.

Voici les principaux points à retenir.

1. Une facture fondée sur la donnée structurée

La réforme marque une rupture majeure : la facture n’est plus le document PDF tel que nous le connaissons, mais un fichier structuré transmis via une plateforme agréée.

La facture au format PDF n'aura plus de valeur fiscale : Seul l'"original fiscal" créé par une Plateforme Agréée sera reconnu comme facture.

Cette évolution implique d’abord, et surtout, un changement de format ! Il faudra désormais produire des fichiers normalisés comme UBL, CII ou Factur-X. Ce format sera généré et garanti par votre Plateforme Agréée.

Cette réforme impose aussi une gestion beaucoup plus fine et exhaustive des données, qui doivent être correctement structurées, contrôlées et compatibles avec les exigences réglementaires.

Enfin, cette mutation pour être efficace, nécessitera la mise en place de connexions avec vos ERP et outils comptables afin d'automatiser les échanges de données.

Pas une mince affaire donc.

2. Une augmentation significative des données obligatoires

La facture électronique imposera 30 champs obligatoires, contre une quinzaine aujourd’hui. Les 30 champs obligatoires couvriront notamment :

les données d’identification : SIREN, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, service interne émetteur, etc.
les données transactionnelles :
- Nature de l’opération (livraison de biens, prestation de services, mixte).
- Code de la transaction (pour le e-reporting).
- Modalités de paiement (délais, acomptes, pénalités).
les références croisées : numéro de commande, de livraison, contrat associé, référence facture antérieure.
les données comptables et fiscales : taux de TVA, exonération éventuelle, régime de TVA (auto-liquidation, service intracom, export), montants HT, TVA, TTC décomposés par ligne.

Cette évolution nécessite une analyse fine du référentiel client/fournisseur actuellement en place dans votre entreprise et, dans de nombreux cas, un enrichissement ou une mise en qualité des données existantes avant intégration dans les outils.

On se remonte les manches.

3. Les échéances réglementaires

1er septembre 2026 : obligation pour toutes les entreprises de recevoir des factures électroniques au format structuré + obligation d’émission pour les grandes entreprises.

1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME, ETI et TPE.

Ces jalons imposent un pilotage rigoureux de la transition pour limiter les risques
opérationnels. Il faut s’y mettre dès maintenant.

4. La nécessité d’une cartographie détaillée des cas d’usage

Cette nouvelle réglementation impose une complexité très élevée : la DGFiP a identifié 36 cas d’usage officiels dans sa norme XP Z12-014.

Grégory Haastrup, spécialiste en facturation électronique chez Pitney Bowes, insiste sur un point essentiel : la réussite du projet repose sur la cartographie exhaustive des cas d’usage de facturation.

La DGFiP distingue 36 cas d’usage officiels, couvrant des situations complexes telles que :

opérations mixtes (commande unique regroupant prestation + produit).
multi-livraisons et multi-commandes : un même client peut passer plusieurs commandes ou recevoir plusieurs livraisons ; cela nécessite de modéliser comment les factures structurées doivent être regroupées ou segmentées.
sous-traitance avec tiers payeur : un tiers (par exemple un donneur d’ordre) paie la facture à la place de l’acheteur. Ce cas peut inclure des mentions spécifiques dans la facture (tiers identifié), et différentes options de reporting.
autofacturation (self-billing) : le destinataire de la facture émet la facture pour le fournisseur, ce qui change qui génère le document et comment les données sont structurées.
factures d’acompte avec liquidation finale : des factures intermédiaires (acomptes) puis une facture finale nécessitent une gestion du cycle de vie et des statuts.

Chaque cas d’usage modifie la structure de données attendue, les règles de transmission et les statuts à envoyer à la plateforme.

Selon les cas,

les règles de transmission changent : le format, le rythme et le contenu des échanges avec la plateforme peuvent différer.
des statuts particuliers (réception, rejet, paiement, encaissement, etc.) sont attendus et il faut être capable de les gérer.

Sans cartographie précise, le risque de rejet par le PPF ou la PDP est majeur. Les entreprises doivent donc documenter tous leurs scénarios de facturation dans le détail pour éviter les rejets et anomalies lors de la transmission des données.

Les erreurs peuvent venir non seulement des fournisseurs, mais aussi des clients ou des plateformes si un scénario n’a pas été anticipé.

Avant toute chose, vous devez entreprendre un diagnostic interne. Avec l’aide de vos équipes compta, ventes et juridique, vous devez recenser TOUS les scénarios de facturation actuels et documenter chaque cas : qui émet la facture, qui paie, quelles données doivent figurer, quels statuts sont nécessaires, etc.

Cela implique de poser des questions métiers : « Est-ce que je fais de l’auto-facturation ? », « Est-ce que j’ai des tiers payeurs ? », « J’ai des ventes avec acomptes ? », etc.

Avant le déploiement à grande échelle, faites des tests avec votre plateforme agréée pour valider que vos cas d’usage sont bien pris en charge, cela évitera les mauvaises surprises.

5. Intégrer le e-reporting dans la réflexion globale

La réforme ne se limite pas à la facture électronique : elle impose également le e-reporting, un dispositif destiné à transmettre périodiquement à l’administration fiscale un ensemble de données nécessaires au contrôle de la TVA. Cette obligation complète le e-invoicing et doit être intégrée dès le départ dans la stratégie de mise en conformité.

Le e-reporting concerne toutes les opérations pour lesquelles il n’existe pas de facture électronique structurée. On y retrouve notamment :

les transactions B2C, où aucun échange de facture électronique structurée n’existe avec le client.
les opérations internationales, qu’il s’agisse d’achats ou de ventes hors du territoire français
les opérations exclues du périmètre du e-invoicing, comme certains tickets, prestations particulières ou flux spécifiques.

Parce qu’il repose sur une logique déclarative et non transactionnelle, le e-reporting exige une collecte exhaustive, fiable et automatisée des données liées à la TVA, la capacité à assembler et formater ces données selon les spécifications DGFiP, puis à les transmettre via la plateforme retenue.

Sans intégration du e-reporting dans la réflexion globale, les entreprises risquent une double gestion complexe, des incohérences de données ou des rejets lors des transmissions périodiques.

6. Les statuts réglementaires : une nouvelle logique de pilotage

La réforme introduit des statuts de traitement normés, transmis par l’entreprise à sa plateforme, puis à l’administration fiscale. Ils permettent le suivi des cycles de vie des factures et participent à la fiabilité des échanges.

Les entreprises devront transmettre :

des statuts d’émission comme par ex. : “déposée”, “reçue par la plateforme”
des statuts d’avancement : “mise à disposition du client”
des statuts de vie de la facture : “acceptée”, “refusée”, “mise en litige”, "encaissé"

Ces statuts sont normés par l’administration et doivent être remontés automatiquement vers la plateforme.

7. Définir l’architecture d’échanges entre les outils internes et la plateforme

Le cœur du projet consiste à formaliser l’ensemble des flux de données qui circuleront demain entre l’ERP, les outils comptables, les logiciels métiers, la plateforme retenue (PA ou PPF) ainsi que les différents référentiels internes.

Les questions structurantes incluent :

Quels flux seront automatisés ?
Quels formats seront utilisés ?
Comment se feront les synchronisations (API, EDI, fichiers) ?
Quelles sont les dépendances entre outils ?

L’enjeu est d’anticiper les interdépendances entre systèmes pour éviter les ruptures de chaîne, les doublons et les écarts d’information.

Cette étape exige une collaboration étroite entre la direction financière et la DSI, car elle touche à la fois aux contraintes réglementaires, aux capacités techniques et à

l’organisation interne. C’est elle qui conditionne la fluidité, la fiabilité et la pérennité de l’ensemble du dispositif de facturation électronique.

8. Un planning projet à anticiper largement

Selon Pitney Bowes, la durée moyenne d’un projet complet (diagnostic → mise en œuvre → tests) se situe entre 5 et 8 mois. Toutefois, la phase amont (audit, cartographie, référentiels, mise en qualité des données) est la plus chronophage.

Commencer tard crée mécaniquement un risque de non-conformité, une pression accrue sur les équipes internes, des coûts plus élevés, et un risque opérationnel majeur lors du basculement.

Nos recommandations pour structurer votre projet

La facturation électronique 2026 représente un projet transversal à la fois technique, réglementaire et organisationnel. Les experts recommandent de structurer le projet autour des axes suivants :

Diagnostic initial : identification des flux, cas d’usage, volumétrie, particularités sectorielles.
Analyse des écarts et impacts : évaluation de la capacité des outils actuels à produire les formats attendus.
Construction des référentiels : mise en qualité des bases clients et fournisseurs.
Définition du modèle cible : formalisation des échanges, règles de gestion, validations internes.
Mise en œuvre technique et conduite du changement : développement, paramétrages, formation des équipes.

Un projet structuré en amont permet non seulement de répondre aux obligations légales, mais aussi d’améliorer durablement la performance des processus financiers.

Pitney Bowes accompagne les entreprises sur :

la cartographie de leurs cas d’usage et des champs manquants sur leurs factures
la mise en qualité des référentiels,
la définition des flux et interconnexions,
la préparation de la conformité réglementaire.