Recouvrement : comment l’Envoi Recommandé Électronique peut sécuriser vos finances en entreprise.
Pression sur la trésorerie, tension sur le besoin en fonds de roulement (BFR), exigences réglementaires renforcées… En 2026, chaque étape du cycle order-to-cash va devoir être encore plus optimisée.
Plus que jamais, le recouvrement sera un levier stratégique pour piloter agilement les finances de son entreprise.
Pitney Bowes, en partenariat avec AR24, a consacré un webinar à l’intégration de l’Envoi Recommandé Électronique (ERE) dans les processus de recouvrement, de la relance amiable à la mise en demeure.
Pourquoi, et comment, l’envoi recommandé dématérialisé peut devenir un levier de performance financière ?
Dans un processus traditionnel basé sur le courrier papier, le recouvrement s’étale mécaniquement dans le temps.
La séquence type s’articule autour de plusieurs étapes successives :
- relances simple (téléphone, e-mail)
- relance amiable par courrier électronique,
- mise en demeure
Un processus lourd et fastidieux.
Chaque étape implique des délais incompressibles liés à l’acheminement postal, au délai d’instance et au retour des accusés de réception qui peuvent facilement s’étaler entre 30 et 45 jours.
En plus de vous faire perdre du temps et de l’énergie, cette méthode vous fait perdre de l’argent.
Il y a le coût d’impression du papier et surtout des coûts directs d’affranchissement et de traitement qui se cumulent à mesure que la procédure progresse.
Avec l’Envoi Recommandé Électronique (ERE), tout est plus simple : les relances sont automatisées et cela ne vous coûte que 2,49€.
2,49€ pour le recouvrement amiable,
2,49€ pour la mise en demeure qui précède le recouvrement contentieux, contre 6,82€ soit une économie immédiate de 4,33€ pour chaque envoi.
Le coût réel du recouvrement ne se limite pas à ces frais postaux. De manière plus insidieuse et moins perceptible, il se cache au coeur des délais de paiement, et surtout des non-paiements, et dans l’impact direct sur le délai moyen de paiement des clients.
Le recouvrement digital via l’ERE modifie, et accélère toute la temporalité du processus. Et ça, c’est une bonne nouvelle !
L’envoi est instantané, les relances automatisées, et les preuves disponibles immédiatement. Le débiteur est notifié sans contrainte logistique et peut accéder directement au document. C’est beaucoup plus fluide, et rapide, ce qui favorise un règlement plus rapide.
À l’échelle d’un gros portefeuille clients, réduire de quelques jours le délai moyen de recouvrement peut représenter un impact majeur sur le BFR.
L’Envoi Recommandé Électronique : conformité réglementaire
Le recouvrement est une procédure très réglementée.
Les exigences en matière de preuve, de traçabilité et de conformité se renforcent, encadrant strictement les pratiques de relance, les modalités de notification et la protection des données échangées avec les débiteurs.
L’Envoi Recommandé Électronique proposé par Pitney Bowes et AR24 répond précisément à cette exigence en intégrant la conformité au coeur du processus et non plus seulement en aval.
A ce stade, vous vous demandez aussi la valeur juridique de ce traitement dématérialisé. Et vous avez raison de vous poser la question, elle est essentielle.
Pas de panique.
L’ERE peut être utilisé lorsque la loi n'impose pas le recours à une lettre recommandée. Elle assure de la bonne réception du contenu par le destinataire en attestant de l'envoi du courrier. Le parcours est donc 100% digital, de l’envoi à la réception. Plus besoin de se déplacer en bureau de poste, ni pour le mandataire ni pour le destinataire..
La solution se veut également 100% sécurisée, conformément au règlement européen EIDAS qui encadre les services de confiance numériques.
Ce règlement garantit la valeur juridique de l’horodatage et l’intégrité des documents transmis via un prestataire qualifié. Votre envoi recommandé dématérialisé est donc traçable, fiable, avec une gestion des preuves de bout en bout en dématérialisé.
Le recommandé électronique présente de nombreux avantages :
- Il est horodaté de manière qualifiée, ce qui vous permet de prouver que vousavez tout simplement bien fait votre envoi en cas de litige. C’est l’équivalent d’un timbre à date à la poste.
- Il respecte le délai d'instance de 15 jours.
- Il prévoit 4 notifications de rappel pendant ce délai d'instance pour vous rappeler et rappeler notamment au destinataire qu'il doit ouvrir son recommandé.
- Le prestataire de service, comme AR24, conserve pendant 7 ans tous les éléments liés au courrier, pour l’expéditeur et le destinataire. C'est une obligation légale. AR24 fait le choix de tout conserver pendant 10 ans pour maximiser la protection, sans surcoût.
Dans un contexte B2B, l’accord préalable du destinataire n’est même pas requis, ce qui rend l’usage particulièrement adapté au recouvrement entre professionnels.
Un point essentiel à retenir : même en cas de non-réclamation ou de refus du courrier dans le délai imparti, la date d’envoi conserve sa valeur juridique.
Gros avantage de la version électronique/dématérialisée de l’envoi recommandé : la possibilité d’ajouter un lien de paiement direct. Concrètement, votre destinataire ouvre son courrier, il clique sur le lien que vous avez inséré, il est redirigé vers la page de paiement et peut payer dans la minute.
Pour les directions financières, cela signifie :
- sécurisation des mises en demeure
- réduction du risque de contestation
- traçabilité complète des relances
- conformité réglementaire intégrée au processus
La preuve digitale devient un actif stratégique dans la gestion du risque client.
Automatisation et intégration SI : industrialiser le recouvrement
L’efficacité de l’Envoi Recommandé Électronique repose sur son intégration au système d’information. Connectée à l’ERP ou à l’outil de gestion des créances, la solution permet de transmettre automatiquement les documents de relance ou de mise en demeure.
Les scénarios peuvent être paramétrés en amont : relance amiable, notifications automatiques, passage en mise en demeure, conservation des preuves. L’ensemble du processus est centralisé et pilotable depuis une interface unique.
Cette orchestration permet une réduction notoire des tâches manuelles, une traçabilité complète des envois, un pilotage précis des relances et une meilleure visibilité sur le statut des créances. Du pain béni.
Le recouvrement cesse d’être une succession d’actions isolées pour devenir un processus structuré et pilotable. On gagne en performance.
En combinant réduction des délais, sécurisation juridique, automatisation des relances et centralisation des preuves, l’ envoi recommandé électronique s’inscrit pleinement dans une logique de transformation et de modernisation du recouvrement.
FAQ – Envoi Recommandé Électronique et recouvrement
Quelle est la différence entre ERE et lettre recommandée électronique (LRE) ? La LRE est l’équivalent strict du recommandé papier lorsque la loi impose formellement son usage. L’ERE est utilisé lorsque la réglementation n’exige pas explicitement ce formalisme renforcé. Dans le cadre du recouvrement B2B, l’ERE est adapté.
L’Envoi Recommandé Électronique a-t-il une valeur juridique ?
Oui. Lorsqu’il est émis via un prestataire conforme au règlement européen eIDAS, l’ERE bénéficie d’une valeur probatoire reconnue. La date d’envoi est certifiée, le contenu est horodaté et l’intégrité du document est garantie.
Le destinataire doit-il donner son accord pour recevoir un recommandé électronique ?
Dans les relations entre professionnels (B2B), l’accord préalable n’est pas requis. Cette spécificité facilite son usage dans les processus de recouvrement.
Où sont conservées les preuves d’envoi ?
Les preuves de dépôt, de réception, de refus ou de non-réclamation sont archivées de manière sécurisée sur la plateforme, accessibles depuis l’interface de suivi et conservées sur des serveurs français.