5 keys to upgrading your production print systems

Courrier et Expédition

Les 5 clés de la modernisation de vos systèmes d'impression

Révolutionnez vos systèmes d’impression et de finition en suivant ces 5 considérations clés.

Vos opérations d'impression et de finition de courrier sont complexes, souvent composées de multiples systèmes obtenus de différents fournisseurs. Avec des systèmes réglés avec précision et optimisés, les opérateurs bénéficient de niveaux de productivité, de rentabilité et d'intégrité standard. Découvrez comment surmonter les obstacles qui vous empêchent de bénéficier de tous ces avantages.

Parfois, certaines entreprises sont freinées par des systèmes existants qui ne peuvent tout simplement pas répondre à des attentes grandissantes en matière de qualité et de volumes. Les sociétés peuvent avoir développé des « îlots d'automatisation » pour leurs impressions et leurs opérations. Il s'agit de silos dans lesquels une certaine partie du processus est optimisée, mais sans être harmonisée avec le reste du système.

« Quel que soit leur défaut opérationnel spécifique, les entreprises d'aujourd'hui subissent bien trop de pressions pour laisser le manque d'efficacité ou d'optimisation les freiner dans leurs opérations d'impression et de courrier », déclare Kevin Marks, Vice président de Global Production Print chez Pitney Bowes.

« Les bureaux internes ainsi que les bureaux transactionnels à but lucratif des entreprises sont sous pression. Les chefs des opérations doivent satisfaire de nouvelles exigences client, proposer de meilleurs résultats avec des ressources réduites et être prêts à s'adapter à de nouveaux changements dans l'administration ou les réglementations », explique Marks. « Ce que vous avez fait dans le passé ne générera pas forcément de la réussite à l'avenir. On ne va pas bien loin en faisant du sur-place. »

Pour accélérer votre réussite, pensez à investir dans la dernière technologie d'impression jet d'encre couleur numérique. Les cinq facteurs suivants peuvent guider votre recherche et votre processus de décision.

 

01.  Haute qualité d'impression, en termes d'aspect comme de processus

La qualité de l'impression jet d'encre couleur a beaucoup évolué depuis ses débuts, il y a près de 10 ans. Les avancées en matière de vitesse d'impression et de résolution permettent des impressions rapides et rentables, sans compromis sur la qualité. La qualité d'impression représente bien plus qu'une simple considération esthétique. Elle aide à stimuler l'efficacité des processus et leur rendement total net.

Il est essentiel de prendre en compte la globalité du système d'impression et de courrier, de bout en bout. Des manques d'efficacité ou des défauts peuvent avoir un impact négatif sur l'intégrité des efforts de votre entreprise.

« Votre flux d'impression alimente votre système de mise sous pli. Si le système d'impression ne peut pas générer ni maintenir une excellente qualité d'impression, vous introduisez du gaspillage et des risques en termes de conformité dans votre processus », affirme Marks. « Si le relevé d'un client est difficilement lisible, cela peut générer des pertes de temps et des retards de processus pour les réimpressions. »

Si un code-barres imprimé sur le document n'est pas totalement net et lisible, il risque de ne pas être correctement lu par la machine.

« Si votre système de mise sous pli ne peut pas lire le code-barres, un pli risque de finir dans la mauvaise enveloppe, ce qui constitue un risque en termes de conformité », ajoute Marks.

Parmi les autres risques, on trouve également les retards de livraison, qui affectent le service client, ou des informations erronées. Un client qui ne parvient pas à différencier un « 6 » d'un « 9 » ou d'un « 8 » sur son relevé ne sera pas satisfait.

« La valeur DPI représente bien plus qu'une simple mesure, bien que celle-ci soit importante, car l’exigence de la qualité d'impression est toujours plus élevée », déclare Marks. « Il faut prendre en compte tout l'impact de l'impression sur la qualité de votre production. »

 

02.  Intégration système de bout en bout

Il n'y a rien de surprenant à ce que les fournisseurs d'impression concentrent leur attention sur la fonction d'impression. De la même manière, les fournisseurs de finition des courriers se concentrent sur la finition des courriers.

Pour exploiter tous les avantages des opérations d'impression et de courrier modernes et plus efficaces, vous devez optimiser la globalité de votre processus de production, et non ses composantes individuelles. En réalité, vous concentrer sur un seul aspect de la production peut affecter négativement le reste de votre processus et impacter votre efficacité.

Lorsque les sociétés prennent des décisions en matière de technologies d'impression, elles peuvent choisir d'améliorer la vitesse et le débit », explique Marks. « Mais si leurs mises sous pli ne sont pas préparées à recevoir un surplus de volume, l'entreprise n'exploitera pas tout le potentiel de la migration vers l'impression jet d'encre. Il faut prendre en compte la globalité du flux de travail. »

En comparaison, quand votre fournisseur de système d'impression et de courrier intégré envisage la manière dont chacune des étapes du processus peut affecter les autres domaines de la chaîne de valeur, vous améliorez non seulement votre performance opérationnelle, mais vous ouvrez également la porte à d'autres avantages pour votre entreprise.

Une entreprise qui harmonise l'impression et la finition des courriers a de grandes chances d'envoyer des factures client plus rapidement que ses concurrents. Et envoyer la facture plus tôt, c'est être payé plus tôt. Multipliez ce processus par les milliers, dizaines de milliers ou les millions de clients avec lesquels vous travaillez, et l'impact sur votre chiffre d'affaires se fera rapidement sentir.

 

03.  Des mises à niveau faciles

Les attentes des clients augmentent de jour en jour, vous devez suivre la tendance. Les entreprises qui disposent d'une méthode de mise à niveau technologique accessible et abordable bénéficieront d'un avantage concurrentiel comparé à celles qui sont obligées de remplacer intégralement leur système d'impression et de courrier à quelques années d'intervalle.

« La technologie jet d'encre est en constante évolution. Les systèmes d'impression deviennent toujours plus rapides et offrent une résolution d'impression toujours plus haute », déclare Marks. « Le problème, c'est que de nombreux fournisseurs d'impression préféreraient vendre de nouveaux systèmes. Et même s'ils proposent une mise à niveau, ces systèmes sont onéreux ou difficiles à mettre en place. »

De nombreux fournisseurs d'impression suggèrent l'équivalent d'une « mise à niveau majeure », qui consiste à retirer physiquement un ou plusieurs systèmes et à les remplacer par un système totalement neuf pour obtenir la dernière technologie.

« Dans quelle mesure une mise à niveau majeure perturberait-elle vos opérations ? », demande Marks. « Le nouveau système sera-t-il abordable, en particulier si le système originel est déjà en location ou en plan d'amortissement ? »

L'alternative consiste à adapter de nouvelles améliorations sur des systèmes existants. Une mise à niveau sur le terrain est plus facile à gérer qu'un remplacement total, et peut elle aussi améliorer votre position par rapport à la concurrence. Une incapacité à offrir une qualité d'impression et de courrier optimale à vos clients peut vous obliger à faire jouer la concurrence sur les prix, ce qui ne constitue pas une situation satisfaisante à long terme.

« L'idée, c'est de pérenniser vos investissements dans les systèmes d'impression et de courrier », ajoute Marks. « Les entreprises qui choisissent des solutions intégrant des méthodes de mise à niveau éprouvées peuvent garder une longueur d'avance, économiser de l'argent et résister aux évolutions du marché. »

 

04.  Coût total de possession

Dans un monde en pleine transition numérique, le secteur des documents physiques doit mettre les bouchées doubles pour maintenir un fort retour sur investissement. Lorsqu'elles évaluent les fournisseurs de solutions, les entreprises doivent donc prendre en compte les coûts opérationnels.

Les entreprises qui prennent en considération le coût de fonctionnement et le coût réel par unité pourront augmenter leur chiffre d'affaires global et booster leurs profits nets.

 Il est important d'établir une modélisation précise des coûts de fonctionnement, en incluant la consommation d'encre nécessaire pour obtenir une qualité d'impression acceptable.  Prenez également en compte les coûts d'investissements et planifiez clairement les futures mises à niveau. Vous vous assurerez ainsi que le système est toujours optimisé pour proposer une qualité à la pointe de la technologie. Certains fournisseurs proposent également des programmes qui permettent de mieux prédire les dépenses opérationnelles. 

Si vos marges opérationnelles sont meilleures, vous serez aussi mieux placé pour acquérir de nouveaux clients.

 

05.  Expertise de service et responsabilité

Une bonne maintenance des systèmes permet de réduire les coûts de fonctionnement, d'offrir une meilleure fiabilité et un meilleur rendement et de préparer le terrain pour les futures mises à niveau stratégiques. La solution idéale, selon Marks, consiste à travailler avec un partenaire qui sait comment gérer et optimiser chaque élément de votre système de manière harmonieuse.

« Si vous avez un technicien de service sur site pour votre système d'impression et que la mise sous pli tombe en panne, ce même technicien doit être capable de venir s'occuper de cette mise sous pli », explique-t-il. « Non seulement cela réduit le temps d'attente pour les réparations, mais cela signifie également que vous disposez d'un expert qui peut réaliser des analyses pour identifier des potentiels d'amélioration dans la globalité de votre processus. »

Une expertise de service centralisé vous permet également de réduire la chaîne de responsabilités au minimum, avec un partenaire unique qui peut vous aider à surmonter les difficultés qui se présentent à chaque étape du processus.

« Le secteur des services d'impression et de courrier est un monde complexe dans lequel les risques d'erreur sont élevés, et où chaque erreur peut coûter très cher », déclare Marks. « Inutile de compliquer encore les choses. Faites le choix de travailler avec un partenaire qui connaît tous les éléments critiques des opérations d'impression et de courrier intégrées. Choisissez un partenaire qui dispose d'une expérience solide et qui puisse vous aider à atteindre vos objectifs opérationnels et vos objectifs de chiffre d'affaires. »

Pour évoluer et concurrencer les plus grandes entreprises du secteur, il vous faut des solutions entièrement dédiées. Découvrez les solutions Pitney Bowes qui peuvent vous aider à réussir.

Apportez une valeur ajoutée à vos communications physiques. Commencez par lire notre article sur les avantages que l'impression couleur peut apporter à votre entreprise.

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