Courrier et Expédition

Lettre de la loi — Aider les cabinets juridiques à surmonter les défis liés à la réception de courrier

Pitney Bowes aide les cabinets juridiques à améliorer la traçabilité des colis, plis, recommandés dans leur organisation.

Les cabinets juridiques sont inondés chaque jour de colis et courriers, dont la plupart sont hautement confidentiels. L'aller-retour de ces informations entre le cabinet juridique et ses clients représente une part importante du secteur juridique. Mais il est parfois difficile pour le personnel des centres de courrier de gérer efficacement le courrier.

Les livraisons de colis ou de plis ainsi que l'arrivée quotidienne de courrier représentent ainsi un réel défi pour eux. Des paquets et des colis contenant des informations capitales (en général, des informations qui ne peuvent pas être dupliquées) parviennent régulièrement au sein des cabinets juridiques. Accéder à la traçabilité complète de ces courriers est impératif pour le cabinet. Lorsqu'un membre du cabinet cherche à savoir où se trouve le pli qu'il attendait, il attend une réponse fiable et précise."" Les centres de courrier des cabinets juridiques doivent remettre le bon colis au bon destinataire aussi vite que possible, et disposer d'une chaîne de traçabilité complète de ce colis. Des processus similaires sont nécessaires pour la réception et l'enregistrement de chèques de clients. Des chèques perdus peuvent mettre le cabinet en difficulté et lui faire perdre des clients.

Mais les cabinets ne suivent pas toujours les meilleures pratiques dans la gestion de leurs colis et courriers entrants. Cela est particulièrement vrai dans le cas de petits cabinets, où un réceptionniste ou un employé temporaire peut traiter le courrier entrant au moyen de ses propres méthodes de réception, d'enregistrement et de livraison interne. Ces processus peuvent aboutir à la perte de colis et de courriers importants, et causer des problèmes aux avocats qui ne peuvent pas accéder aux documents qui leur ont été confiés.

Des processus de réception automatisés optimisent l'efficacité et la visibilité.

Les solutions SendSuite Tracking de Pitney Bowes peuvent aider les cabinets juridiques à livrer, suivre et recevoir des colis ou des plis efficacement et à moindre coût. SendSuite Tracking, disponible en mode SaaS ou sur site, aide les cabinets juridiques à automatiser et gérer les courriers et colis entrants.

L'automatisation de ces processus peut réduire de façon conséquente les erreurs générées par les processus manuels. SendSuite Tracking aide les centres de courrier à recevoir et suivre les colis, le courrier ou les plis confidentiels au sein d'un cabinet juridique. La solution enregistre automatiquement la date et l'heure d'arrivée des colis entrants, garde une trace de chaque transfert de pièce et enregistre la livraison au dernier destinataire. Ce processus offre de la visibilité dans toute la chaîne de traçabilité. Le logiciel avertit aussi les destinataires lorsque les articles sont prêts à être récupérés, ou en cours d'acheminement vers leur bureau.

Grâce à leur collaboration avec Pitney Bowes, les cabinets juridiques peuvent souvent :

· Améliorer la visibilité sur toute la chaîne de traçabilité

· Limiter la quantité de colis ou de courriers recommandés perdus ou égarés au sein du cabinet.

Avec près de 100 ans d'expérience en matière d'expédition, de réception et d'envoi de courrier, Pitney Bowes est qualifié pour aider les cabinets juridiques à améliorer leurs processus d'expédition et de réception de documents confidentiels. Prenez le temps d'en savoir plus à propos de SendSuite Tracking et SendSuite Tracking Online.

 

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