メールルームの効率化を図る３つの方法

昨今の厳しい経済環境の中、ビジネスを成功に導くには、各部署の業務を分析し、業務プロセスを最大限効率化することが欠かせません。急速に発展するテクノロジーを導入することや、定期的な発送・郵便業務の見直しで、作業効率の向上とコスト削減に新たな手段を得ることができます。最新のソフトとハードにより、ワークフローの合理化・自動化、さらには生産性の向上と経費削減が可能になります。

荷物や郵便の発送には、毎月継続的に経費が発生しています。効率化でコスト削減が実現できれば、その効果は時間と共に増大していきます。ここでは、最新テクノロジーを駆使した、時間効率と処理能力を最大限に高める方法を３つご紹介します。
 

01. 最新のデータ保護・保全技術の活用
数百、数千もの郵送物を折りたたみ、封入し、封かん、そして発送する作業には、多大労力が必要となります。手作業による紙折りや封入は過去のものとなりました。では作業の効率化と精度の維持を両立させるにはどうすればいいのでしょうか？金融、医療、保険をはじめとして、あらゆるビジネスにおいて、誤封入や誤配送は許容できるものではありません。誤封入や誤配送は、物流や顧客サービスに問題を生じさせるだけではなく、法的または金銭的な影響があるやもしれません。

最新のテクノロジーとソフトウェアにより、何万枚もの郵便を折りたたみ、封入し、仕分けできる大型インサーター（封入・封かん機）が登場しています。しかも、実質エラーフリーでの処理を実現しています。ほとんどの仕分けオプションで、何枚も重なったメールファイルのデータを解釈・実行できるので、特定の顧客にターゲットを絞った通信や封入にも柔軟に対応できます。

先進的なソフトとハードの融合は、処理スピードだけでなく、キャッシュフローをも改善します。請求書を正確に早く送付できれば、その分だけ請求書は早く処理されます。これにより、支払いもその分だけ早まると考えられます。郵便の発送をより迅速かつ確実に行うことで、より早期の支払いが期待できます。 

紙折りや仕分け、封入を自動化する高品質なインサーターは、小ロット向けから大規模なものまで、多くの事業者がレンタルやリース、販売、管理をされています。入手可能なソフトウェアのセキュリティオプションを確認すれば、より正確で精度の高い発送処理が実現できます。生産性や効率性、正確性の向上による効果は、長期的には導入コストを上回ります。また、適切にアウトソーシングすることで設備投資費用を抑えつつ、安全性を確保できる場合もあります。
 

02. バーコードでさらに精度を向上
郵便処理の効率性と安全性を向上させるもう一つの方法は、高度なバーコード技術を取り入れることです。前述のとおり、現在大型インサーターで万単位の郵便物の紙折り・封入・仕分けすることが可能ですが、それを実現しているのが高度なバーコードソフトウェアとの統合です。バーコードソフトウェアにより、自動インサーターはより「賢く」なります（より正確かつ高精度になり、書類の完全性を担保してくれます）。

バーコードを取り入れると；

• 高いデータ保護の実現
  
• 正しい宛先への確実な配送
  
• 正確な書類処理と精度の向上
  
• 作業中にワークフローにおける問題の特定ならびに解決
• ターゲットを絞ったメッセージングや封入を実現する仕分けオプションが可能になります。

03. インバウンドの郵便物処理の自動化で紛失ゼロへ
郵便でかかるコストでまず思い浮かぶのが、印刷・紙折り・封入・郵便料金といった発送費用ですが、郵便物の受取りや社内配送でもコストは発生しています。

到着後の荷物や重要な書類の社内での紛失を思い描いてみてください。手作業での記録ミスや読めないサインなど、多くの場合、社内での誤作業が起因となってはいないでしょうか？

到着する郵便物の受取りを自動で確認し、着荷の段階から送達確認を行い追跡するソフトウェアソリューションを活用すれば、書類や荷物の状況が明確になります。誰が・いつ・どこで受け取ったかがすべて電子的に記録・追跡されるので、到着郵便物の状況がリアルタイムで把握できるのです。

バーコード、先進的な紙折り・封入技術、そしてインバウンド郵便物の追跡ソリューションという３つのテクノロジーは、経費の削減と生産性の向上を同時に実現できる、検討すべき選択肢と言えます。
 

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