Pflichten, Fristen und Formate – alles über die E-Rechnung

Abrechnungsprozesse vereinfachen und die Digitalisierung fördern – darauf zielt die E-Rechnungspflicht ab. Unternehmen müssen seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen. Und das ist erst der Anfang: Der B2B-Rechnungsverkehr soll in Zukunft vollständig digital werden. Was genau ist eine E-Rechnung, welche Fristen und welche Ausnahmeregelungen gelten?

In Behörden und Verwaltungen ist sie bereits obligatorisch, nun wird sie in Unternehmen eingeführt: Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung kommt. In einem ersten Schritt wurden Unternehmen ab dem 1. Januar 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Es reicht in Zukunft nicht mehr aus, Rechnungen als PDF oder in Papierform zu versenden. Stattdessen müssen maschinenlesbare Dokumente in einem von zwei strukturierten Formaten vorliegen: als XRechnung oder im Format ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Was ist eine E-Rechnung?

Mit der gesetzlichen Neuregelung ändert sich auch die Definition des Begriffs E-Rechnung: Bis Ende 2024 umfasste er alle digital vorliegenden Rechnungsdokumente, auch als E-Mail versandte PDF-Dateien. Das gilt nicht mehr. Eine E-Rechnung muss nun aus einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz bestehen und den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 entsprechen. Die manuelle Erfassung von Rechnungsdaten wird mit der E-Rechnung obsolet. Das senkt nicht nur den Aufwand, sondern auch die Fehlerquote. Unternehmen, die bislang auf Papierrechnungen gesetzt haben, sparen sich außerdem Aufwendungen für Papier, Postwege und die analoge Archivierung.

Die wichtigsten Daten & Fakten zur E-Rechnung:

• Die E-Rechnung wird europaweit eingeführt: 15 EU-Länder haben sich bereits an der Umsetzung beteiligt.
• Die verschiedenen Länder setzten die EU-Anforderungen zur E-Rechnung jeweils unterschiedlich aus.
• Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten Datenformat ausgestellt, übermittelt und empfangen. Die Datei lässt sich im Sinne der Richtlinie 2014/55/EU automatisch digital verarbeiten.

Gut zu wissen: Die Richtlinie 2014/55/EU fordert, dass öffentliche Auftraggeber innerhalb der EU in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Norm als Bestandteil der Richtlinie bestimmt wiederum das Datenformat der E-Rechnung.

Warum wurde die E-Rechnung eingeführt?

Mehr Wachstum, schlankere Prozesse durch verstärkte Digitalisierung und die Stärkung der Innovationskraft: Mit diesen Zielen befasst sich das Wachstumschancengesetz. Neben Änderungen und Vereinfachungen in der Einkommens- und Gewerbesteuer sieht es auch die Einführung der E-Rechnung als Prozess-Beschleuniger vor: Im bisherigen Rechnungswesen, bei dem Unternehmen zwischen elektronischen und herkömmlichen Dokumenten die Wahl hatten, hielten so manche doppelte Arbeitsgänge den Workflow auf, etwa durch die doppelte Erfassung von Rechnungsdaten – erst beim Versender und dann erneut beim Empfänger. Mit der strukturierten, automatischen Übermittlung fällt dieser Schritt beim Empfänger weg: Die Rechnungsdaten lassen sich automatisch auf elektronischem Weg weiterverarbeiten.

Formate im Überblick – XRechnung und ZUGFeRD

Auch die E-Rechnung kommt wie gewohnt als Dateianhang, jedoch nicht mehr, wie in vielen Betrieben gewohnt, als PDF, sondern in einem von zwei Formaten:

• Bei XRechnungen handelt es sich um rein maschinenlesbare Dateien im XML-Format. Sie lassen sich mit einem speziellen Viewer lesbar machen.
• ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das heißt, es umfasst einen von Maschinen auslesbaren XML-Teil sowie eine zusätzliche visuelle Darstellung.

Gut zu wissen: Während eine XRechnung ausschließlich Rechnungsdaten im XML-Format enthält und sich nicht individuell gestalten lässt, erlaubt das ZUGFeRD-Format eine Rechnungsgestaltung nach Wahl, inklusive Firmenlogo und Corporate Design. Die eingebettete XML-Datei ist für die digitale Weiterverarbeitung gedacht.

In der Regel sind moderne Buchungssysteme in der Lage, E-Rechnungen auszulesen und weiterzuverarbeiten. Die Voraussetzung: Die Tools müssen mit strukturierten XML-Daten umgehen können. Alternativ sind verschiedene E-Rechnungs-Viewer verfügbar.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format kommt wann zum Einsatz?

Sowohl eine XRechnung als auch eine Datei im ZUGFeRD-Format erfüllen die Anforderungen des Bunds an die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen. Sie unterscheiden sich vor allem in ihrem Einsatzgebiet:

• Die XRechnung wurde spezifisch für den elektronischen Rechnungsversand im B2G-Sektor (Business to Government) entwickelt. Bei der Rechnungsstellung an Verwaltungen und Behörden ist das XRechnungs-Format bereits heute gelebter Standard.
• Im B2B-Sektor (Business to Business) haben sich ZUGFeRD-Rechnungen durchgesetzt – nicht zuletzt, weil sie sich einfach und ohne zusätzliche Tools auslesen lassen.

Wer ist zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet?

Seit 1. Januar 2025 gilt in Deutschland eine allgemeine Empfangspflicht für E-Rechnungen. Die Hürden dafür sind niedrig: Ein E-Mail-Konto genügt. In weiteren Schritten soll auch der Versand von E-Rechnungen obligatorisch werden. Als inländische Unternehmen gilt, wer in Deutschland eine gewerbliche oder selbstständige Tätigkeit ausübt, also auch Freiberufler, Selbstständige und Personen, die steuerfreie Umsätze erwirtschaften. Doch nicht alle unterliegen der E-Rechnungs-Pflicht. Der Bund sieht einige Ausnahmen vor. Von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sind:

• B2C-Rechnungen an Endverbraucher und Vereine
• Kleinunternehmer im Sinne § 19 UStG
• Kleinbeträge bis 250 Euro
• Fahrscheine, die als Rechnung gelten

Was ändert sich mit der Einführung der E-Rechnung konkret?

Unternehmen, die ohnehin mit einer modernen Buchungssoftware arbeiten, brauchen sich auch nach dem 1. Januar 2025 kaum umzustellen: Die Tools lesen in aller Regel XML-Dateien aus und verarbeiten sie weiter. Der Versand erfolgt beispielsweise über standardisierte Übertragungskanäle wie das Peppol(Pan-European Public Procurement OnLine)-Netzwerk oder wie gewohnt per E-Mail mit XML-Dateianhang.

Was muss eine E-Rechnung enthalten?

Hinsichtlich der Rechnungsangaben unterscheidet sich die elektronische Variante nicht von einer Papierrechnung: Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss alle üblichen umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben und eindeutig beschriebene Leistungsdaten umfassen. Dazu kommen obligatorische Angaben wie eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Name und Anschrift des Leistungserbringers und -empfängers.

E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber der Bundesverwaltung erfordern zusätzlich die Angabe einer Leitweg-ID. Sie dient dazu, öffentliche Auftraggeber eindeutig zu identifizieren und wird vom Auftraggeber mitgeteilt.

Gut zu wissen: Die elektronische Weiterverarbeitung einer E-Rechnung muss möglich sein, ist jedoch keine Pflicht. Lediglich die Regelungen zur Archivierung sind einzuhalten.

Die E-Rechnung kommt: Termine & Fristen im Überblick

Bereits seit 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Bis zur Umstellung auf einen vollständig digitalen B2B-Zahlungsverkehr gelten Übergangsfristen:

Bis einschließlich 31. Dezember 2026 haben Unternehmen die Wahl, Rechnungen im standardisierten E-Format oder auf anderem Wege (PDF, Papierform) zu versenden. Für Betriebe mit einem Jahresumsatz von bis zu 800.000 Euro gilt die Frist bis zum 31. Dezember 2027.

Die Pflicht zu E-Rechnung tritt für einige Betriebe und zahlreiche Freiberufler folglich erst zum 1. Januar 2028 in Kraft. Es lohnt sich allerdings, frühzeitig umzustellen. Die E-Rechnung bietet zahlreiche Vorteile, beschleunigt die Rechnungsstellung, die Freigabe- und Zahlungsprozesse, spart Papierkosten und minimiert die Gefahr fehlerhafter Rechnungen. So ist die strukturierte, elektronische Rechnung ein wichtiger Baustein für effiziente Geschäftsprozesse.

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