Hybridpost für alle Unternehmensgrößen

Wenn digitale Workflows und der physische Dokumentenversand Hand in Hand gehen, setzen Unternehmen auf Hybridpost. Die Verknüpfung von elektronischen Dokumenten und klassischem Briefversand verbreitet sich zunehmend. Das hat gute Gründe: Unternehmen aller Größenordnungen profitieren davon, ihre Ausgangspost effizient, und sicher versenden zu lassen. Welche Anforderungen sollten Kleinbetriebe, Kanzleien und Praxen, mittelständische Unternehmen und Konzerne an eine Hybridpost-Lösung stellen?

Ressourcenfresser Postbearbeitung

Schon wenige Briefsendungen pro Tag verursachen Aufwand und Kosten: Von der Dokumentenerstellung über den Druck, die Frankierung und Kuvertierung bis zum Versand vergehen wertvolle Minuten. Sonderleistungen wie Einschreiben oder zu ermittelnde Portowerte ziehen den Prozess weiter in die Länge. In mittelständischen und großen Betrieben verschlingen hohe Briefvolumina und die Einhaltung von Compliance-Vorgaben Ressourcen – und in allen Unternehmen verursacht der klassische Postweg CO₂-Emissionen.

Dauerbrenner Postversand

Dabei geht es ohne Briefpost nicht: Papierdokumente gelten als vertrauenswürdig und rechtssicher. Dazu erfordern etwa Verträge, Versicherungspolicen, Gesundheitsdaten oder Abrechnungen beim Versand im digitalen Format spezielle Verschlüsselungstechnologien und revisionssichere Dokumenten-Workflows. Vor allem kleine und mittelständische Betriebe, die täglich nur wenige vertrauliche Daten versenden, verzichten oftmals auf Investitionen in entsprechende Sicherheitstechnologien. Die Folge: Viele wichtige Dokumente erreichen ihre Empfänger weiterhin über den klassischen, manuellen Briefversand.

Hybridpost: Automatisierung statt Handarbeit

Hybridpost automatisiert den Versand nahezu vollständig. In der Poststelle, am Empfang oder im Backoffice fallen mit Einführung einer digitalen Versandlösung zahlreiche manuelle Schritte weg. Sendungen lassen sich einfach über eine Post- und Druckplattform von Pitney Bowes auf den Weg bringen. Der dafür notwendige Workflow ist kurz:

Nutzer wählen das zu versendende Dokument aus.
Adressdaten werden über Schnittstellen aus internen ERP- oder CRM-System übernommen und auf Validität geprüft.
Mit einem Klick gelangen die Daten zum Druckzentrum. Das übernimmt den Druck, die Kuvertierung, Frankierung und den Versand – DSGVO-konform und rechtssicher.

Tipp: Pitney Bowes bietet neben dem traditionellen Versandweg die Möglichkeit, Dokumente digital über ein gesichertes Portal in abzurufen oder per E-Mail bereitzustellen. So lassen sich etwa auch E-Rechnungen in allen Formaten verarbeiten und abrufen.

Einen Großteil des manuellen Versandprozesses auszulagern, spart Unternehmen Materialkosten für Papier, Toner und Umschläge sowie Investitionen in Hardware und Personal. Für Sicherheit und Transparenz während des Versandwegs sorgt die Hybridpost-Lösung von Pitney Bowes.

Entlastung für Kleinunternehmen: Hybridpost als Gamechanger

Die manuelle Postbearbeitung ist aufwendig und die Gefahr von Adressfehlern oder fehlerhafter Frankierung hoch. Den Ausgangspost-Workflow zu automatisieren, erfordert jedoch Investitionen in Infrastruktur – und für viele kleine Betriebe ist eine solche Lösung überdimensioniert. Zugleich sind auch Kleinunternehmen verpflichtet, die DSGVO einzuhalten und Dokumente rechtssicher zu versenden. Sauber und sicher verschickte Geschäftspost fördert außerdem das gute Image.

Hybridpost lagert die notwendige Infrastruktur aus und ermöglicht praktisch ohne Aufwand einen sicheren und komfortablen Versand. Kunden und Partnern steht darüber hinaus die Möglichkeit offen, Dokumente digital abzurufen.

Schon gewusst? Hybridpost lohnt sich bereits ab einem Postvolumen von rund 400 Briefen im Monat.

Hybridpost im Mittelstand – Entlastung und Beschleunigung

Hohe Postvolumina, verteilt auf verschiedene Abteilungen, ein Mix aus digitalen und physischen Sendungen, manueller Bearbeitung und automatisierten Schritten: So sieht die Postverarbeitung in vielen mittelständischen Betrieben aus. Für einen manuellen Workflow ist das Aufkommen in der Regel zu hoch, häufig jedoch nicht hoch genug für eine Inhouse-Poststelle.

Hybridpost kommt dem Mittelstand gerade recht: Die digitale Übergabe der Dokumente dauert nur Sekunden, eigene Hardware ist nicht notwendig. Dank der direkten Adressübernahme aus internen Systemen ist ein reibungsloser Versand inklusive Nachverfolgbarkeit gesichert. Vom Inhalt der Sendungen erfahren übrigens nur Absender und Empfänger: Der gesamte Druck- und Versandprozess erfolgt vollautomatisiert und DSGVO-konform.

Tipp: Ob ein Brief manuell oder hybrid in die Post gelangt, entscheiden Unternehmen nach Bedarf selbst. So ist es etwa sinnvoll, in Zeiten von hohen Volumina auf die Unterstützung von Hybridpost zu setzen, etwa für Jahresrechnungen, Weihnachtsgrüße oder Werbekampagnen.

Großunternehmen: Hybridpost trifft Poststelle

In großen Firmen und Konzernen übernimmt häufig die interne Poststelle die Sendungsbearbeitung. Sie druckt Marketingunterlagen, Rechnungen und Verträge aus verschiedenen Abteilungen, kuvertiert und frankiert sie, bringt sie zur Post oder lässt sie abholen. Die Aufgaben sind komplex, ein lückenloses Monitoring ist nicht immer gegeben – und Auftragsspitzen können den Workflow zu einer stressigen Angelegenheit machen.

Hybridpost ergänzt die Poststelle und vereinfacht die Abläufe: Auftragsspitzen lassen sich effektiv abarbeiten, ohne zusätzliche Kapazitäten zu binden. Der automatisierte Versand bietet sich für den gesamten Postausgang oder für definierte Sendungen an, etwa für standardisierte Schreiben, Rechnungsläufe oder Serienbriefe. Der Effekt: Betriebskosten sinken, Komfort und Sicherheit steigen – für das Unternehmen wie für Kunden und Partner.

Dazu verschlankt die direkte Anbindung an ERP- und CRM-Systeme den Workflow deutlich: Die Dokumente gelangen ohne Umwege an das Druckzentrum des Hybridpost-Anbieters. Das spart Zeit, Aufwand und senkt das Fehlerrisiko auf ein Minimum. Abhängig von der Art der Dokumente steuern Unternehmen die Versandart flexibel. So lassen sich Papierrechnungen ebenso schnell und reibungslos auf den Weg bringen, wie E-Rechnungen und digitale Unterlagen zum Download.

Maßgeschneiderte Lösungen: Hybridpost für jede Unternehmensgröße

Von der hybriden Lösung profitieren Betriebe jeder Größe, unabhängig vom Postvolumen. Kleine Unternehmen halten mit Hybridpost ihre Kosten gering, sparen Investitionen in Hardware und Verbrauchsmaterial. Zugleich nutzen sie eine professionelle, sichere Versandlösung. Im Mittelstand verschlankt eine Hybridpost-Lösung komplexe Workflows, bündelt die Ausgangspost verschiedener Abteilungen, vereinfacht das Monitoring und optimiert abteilungsübergreifend den Überblick über Kosten und Aufwand.

Hybridpost in Großunternehmen verknüpft schließlich die Poststelle mit automatisierten Verfahren – etwa durch die hybride Bearbeitung von sich häufig wiederholenden Sendungen, wie Rechnungsläufen und Gehaltszettel.

Steigen sie um und tun was für sie Umwelt und ihrem Budget. Hybridpost läuft immer über eine Konsolidierung der Briefsendungen und erzeugt merkliche Einsparungen an Porto im Briefversand. Starten Sie heute mit der Hybriden Post und gehen morgen in die Bearbeitung der E-Rechnungen – alles über ein Portal.