Datenschutzverstöße sind kein Kavaliersdelikt. Ist die Vertraulichkeit Ihrer Kundendaten beim analogen und digitalen Postversand gewährleistet?
Fachexperte, Martin Bender, gibt Tipps zum DSGVO-konformen Versand
Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist seit Mai 2018 gültig. Das bedeutet: Alle Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten diesen Richtlinien entspricht. Sie müssen also „technische und organisatorische Maßnahmen“ treffen, um die gesetzlichen Bedingungen zu erfüllen.
Datensicherheit und physischer Postversand
Der richtige Inhalt im Kuvert
Ein Unternehmen muss darauf achten, dass der richtige Inhalt ins richtige Kuvert kommt. „Schmitz“ darf nicht die Post von „Mayer“ erhalten.
Revisionssicherheit
Falls die Kuvertierung händisch oder mit einer Kuvertiermaschine ohne Intelligenz erfolgt, können unter Umständen keine DSGVO-konformen Maßnahmen nachgewiesen werden.
Datensicherheit beim Kuvertieren gewährleisten
Output Management
Um den sicheren Versand zu gewährleisten, ermöglichen wir Ihnen mittels unserer Lösungen das automatische Aufbringen einer Lesung auf Ihren Dokumenten.
Eindeutige Zuordnung
Hierbei werden die Dokumente mit so genannten Steuerzeichen versehen, die jede Seite eines Dokuments mit zugehörigem Empfänger eindeutig identifizieren.
Automatische Prüfung
So wird sichergestellt das Empfänger A nicht die Post von B erhält. Unsere Kuvertiermaschinen prüfen die Steuerzeichen und stoppen die Verarbeitung bei einer falschen Reihenfolge.
Abgleich Soll-Daten
Um das höchste Maß an Sicherheit zu ermöglichen, erzeugen unsere Lösungen Soll-Daten der zu verarbeitenden Dokumente, die an unsere Closed-Loop Software übermittelt wird.
Die Dokument-Kontrollsoftware Closed-Loop bietet Ihnen folgende Mehrwerte
- Vollständiges Reporting aller verarbeiteten Jobs mit Zeitstempel
- Export der Daten zur Erstellung von Statistiken möglich
- Überwachung der Kuvertiermaschinen auf die korrekte Verarbeitung aller Dokumente
- Prüfung der Dokumente auf Vollständigkeit
- Automatischer Nachdruck fehlerhaft oder nicht verarbeiteter Dokumente
Hierdurch können Sie die Sicherheit der Verarbeitung der Dokumente Ihrer Kunden nochmals erhöhen und gegenüber Ihren Kunden und den
Datenschutzbehörden die Einhaltung der technischen Maßnahmen zur Einhaltung der EU-DSGVO nach höchstem Standard jederzeit nachweisen.