Datenschutzverstöße sind kein Kavaliersdelikt. Ist die Vertraulichkeit Ihrer Kundendaten beim analogen und digitalen Postversand gewährleistet?

Fachexperte, Martin Bender, gibt Tipps zum DSGVO-konformen Versand

Closed Loop, Dokument-Kontrollsoftware, DSGVO, Datenschutz, Revisionssicherheit, Output Management

Die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist seit Mai 2018 gültig. Das bedeutet: Alle Unternehmen müssen sicherstellen, dass der Umgang mit personenbezogenen Daten diesen Richtlinien entspricht. Sie müssen also „technische und organisatorische Maßnahmen“ treffen, um die gesetzlichen Bedingungen zu erfüllen.

Kundenreferenz

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„Nicht korrekt verarbeitete Sendungen werden automatisch identifiziert und führen über den installierten Closed Loop zu einem automatisierten Re-Print. Die Kuvertierlösung Relay 5000 arbeitet äußerst stabil und erweist sich als sehr zuverlässig.“

Michael Glastetter, Leiter Output Management, KVBW Reutlingen

Datensicherheit und physischer Postversand

Der richtige Inhalt im Kuvert

Ein Unternehmen muss darauf achten, dass der richtige Inhalt ins richtige Kuvert kommt. „Schmitz“ darf nicht die Post von „Mayer“ erhalten.

Revisionssicherheit

Falls die Kuvertierung händisch oder mit einer Kuvertiermaschine ohne Intelligenz erfolgt, können unter Umständen keine DSGVO-konformen Maßnahmen nachgewiesen werden.

Datensicherheit beim Kuvertieren gewährleisten

Output Management

Um den sicheren Versand zu gewährleisten, ermöglichen wir Ihnen mittels unserer Lösungen das automatische Aufbringen einer Lesung auf Ihren Dokumenten.

Eindeutige Zuordnung

Hierbei werden die Dokumente mit so genannten Steuerzeichen versehen, die jede Seite eines Dokuments mit zugehörigem Empfänger eindeutig identifizieren.

Automatische Prüfung

So wird sichergestellt das Empfänger A nicht die Post von B erhält. Unsere Kuvertiermaschinen prüfen die Steuerzeichen und stoppen die Verarbeitung bei einer falschen Reihenfolge.

Abgleich Soll-Daten

Um das höchste Maß an Sicherheit zu ermöglichen, erzeugen unsere Lösungen Soll-Daten der zu verarbeitenden Dokumente, die an unsere Closed-Loop Software übermittelt wird.

Die Dokument-Kontrollsoftware Closed-Loop bietet Ihnen folgende Mehrwerte

Vollständiges Reporting aller verarbeiteten Jobs mit Zeitstempel
Export der Daten zur Erstellung von Statistiken möglich
Überwachung der Kuvertiermaschinen auf die korrekte Verarbeitung aller Dokumente
Prüfung der Dokumente auf Vollständigkeit
Automatischer Nachdruck fehlerhaft oder nicht verarbeiteter Dokumente

Hierdurch können Sie die Sicherheit der Verarbeitung der Dokumente Ihrer Kunden nochmals erhöhen und gegenüber Ihren Kunden und den
Datenschutzbehörden die Einhaltung der technischen Maßnahmen zur Einhaltung der EU-DSGVO nach höchstem Standard jederzeit nachweisen.

Gerne helfen wir Ihnen

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