So erzielt Ihr Unternehmen erstklassige Compliance bei Druck und Postversand

Denken Sie an all die vertraulichen Dokumente, die Sie als Kunde jeden Tag erhalten: Rechnungen, Kontoauszüge, Steuerformulare. Wie würden Sie es finden, wenn eines dieser Dokumente stattdessen an Ihren Nachbarn geschickt werden würde?

All diese Dokumente beinhalten vertrauliche Informationen, die genau das bleiben sollen: Vertraulich. Wenn vertrauliche Kundeninformationen im falschen Kuvert landen oder an die falsche Adresse gesendet werden, stellt dies für den Kunden ein Sicherheitsrisiko dar. Und für das Unternehmen, das für den Versand zuständig war, entsteht ein erhebliches Compliance-Risiko. Laut einer Erhebung des Ponemon Instituts betragen die durchschnittlichen Kosten einer Datenschutzverletzung etwa 3,7 Millionen Dollar, was die erheblichen finanziellen Kosten unsicherer Informationen verdeutlicht. 

Deshalb müssen die Versandprozesse eines Unternehmens hinsichtlich der Einhaltung von Compliance bei Druck und Versand immer auf dem neuesten Stand bleiben. Wenn Ihr Unternehmen bei einem Compliance-Streit auf der falschen Seite steht, könnte dies für Sie mit Geldstrafen in Millionenhöhe oder einem erheblichen Imageschaden verbunden sein. Indem Sie verstehen, inwieweit Sie für vertrauliche Kundeninformationen verantwortlich sind und anschließend zur Informationssicherung die erforderlichen Technologie- und Prozessänderungen innerhalb Ihrer Versandprozesse vornehmen, können Sie Ihre Compliance verbessern.

Sie haben die Wahl: Regulierte Kommunikation nach Branche

Jeder Versandprozess sollte die personenbezogenen Informationen der Kunden sorgfältig verwalten. Personenbezogene Informationen umfassen all jene Informationen, die die Identität einer Person entweder alleine oder in Kombination mit anderen Informationen erkennbar machen. Das bedeutet, dass Unternehmen jeden versendeten Brief schützen müssen, der den Namen, das Geburtsdatum oder den Geburtsort, den Geburtsnamen der Mutter oder andere charakteristische Angaben zu einer Person beinhalten könnte. In vielen Ländern gibt es nationale Datenschutzgesetze, um personenbezogene Informationen zu regulieren, wie z. B. das deutsche Bundesdatenschutzgesetz, das britische Datenschutzgesetz oder das französische Datenschutzgesetz. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) tritt im Mai 2018 in der Europäischen Union in Kraft und reguliert, wie Unternehmen die persönlichen Daten der EU-Bürger schützen.  

Unter dem Dach dieser Datenschutzvorschriften werden personenbezogene Informationen in einer Vielzahl von Branchen reguliert. Im Bereich des Gesundheitswesens überwacht die EU-Datenschutzrichtlinie das Sammeln, Erfassen, Speichern, Veröffentlichen, Anhören und Verwenden von persönlichen Gesundheitsdaten. 

Im Privatkundengeschäft oder bei der Konsumkreditvergabe bestimmen Vorschriften, wie Finanzinstitute private finanzielle Angaben sammeln, veröffentlichen und schützen. Dies könnte Einfluss darauf haben, wie Sie Abrechnungen oder Kontoauszüge, Offenlegungen von Kreditrisiken, Inkassoschreiben und sogar Begrüßungsschreiben versenden. Dies könnte nicht nur auf Banken oder Kreditgeber zutreffen, sondern auch auf Versicherungsunternehmen, die Benachrichtigungen zu Richtlinien versenden, und auf Kreditkartenunternehmen, die Kreditdokumentationsschreiben versenden.

Eine weitere Herausforderung ist das schiere Volumen der von Unternehmen produzierten Materialien, die personenbezogene Informationen beinhalten könnten. Während das steigende Druckaufkommen eine Wachstumschance für Versanddienstleister schafft, bedeutet es gleichzeitig, dass es noch mehr vertrauliche Informationen gibt, die sicher gedruckt, erfasst und sortiert werden müssen.

Möglichkeiten, die dazu beitragen, Compliance bei Druck und Versand sicherzustellen

Wie stellen Sie sicher, dass Ihre Versandprozesse personenbezogene Informationen effektiv sichern und den Branchenvorschriften und Bundesverordnungen entsprechen? Indem Sie eine streng kontrolliertes und effizientes Versandzentrum errichten, das die beste Betriebstechnologie und erstklassige Compliance-Lösungen in jedem Schritt des Prozesses miteinander kombiniert.

Zum Beispiel mit einem Drucksystem, mit dem Sie Codes auf jede Seite drucken und jedes Stück scannen können, während es gedruckt wird, um es nachzuverfolgen und eine fehlerfreie Kommunikation sicherzustellen. Automatischer Abgleich und Nachdrucke lösen die Herausforderungen des Multistream-Druckens und helfen Ihnen bei der Erstellung von Berichten zu Verfolgungs- und Prüfungszwecken. Die Duplex-Prüfung gewährleistet darüber hinaus die Integrität jedes Poststücks, da die Barcodes auf beiden Seiten gelesen werden, um Seiten stets in der richtigen Reihenfolge zu drucken.

Intelligente Drucksysteme können das Vorhandensein von Werten überprüfen, wie z. B. MICR-Druckcodes, die bei Scheckdrucken verwendet werden oder die Lesbarkeit von Postleitzahlen oder anderen Barcodes. Darüber hinaus kann die Farbgenauigkeit bei Markenlogos sowie die Farbkonsistenz zwischen Aufträgen und bei einer großen Anzahl von Drucken geprüft werden. Die Kalibrierungsverfolgung stellt sicher, dass aus einer numerischen „8“ keine „6“ wird.  

Ein modernes Kuvertiersystem mit dateibasierter Verarbeitung erleichtert das Compliance- und Qualitätsmanagement, indem für jedes Poststück einen Datensatz erstellt wird, der während seines gesamten Lebenszyklus überwacht werden kann. Der Einsatz von Datenschutz-Technologie ermöglicht sogar integrierte Hochgeschwindigkeits-Wiegefunktionen, um sicherzustellen, dass jedes Poststück den richtigen Inhalt hat. So können Post- und Paket-Sortierer Poststücke mit hoher Geschwindigkeit genau scannen und sortieren, ohne dabei zur Compliance-Einhaltung Prozesse verlangsamen zu müssen. 

Die Vorteile eines vertrauenswürdigen Compliance-Partners bei Druck- und Versand

Als Druck- und Versanddienstleiter sollten Sie eine lückenlose Kontrollkette für Dokumente gewährleisten, die Poststücke von der Datenüberprüfung bis zur Fertigstellung hin zum Druck automatisch nachverfolgt. Als Ihr Partner für Postversand-Lösungen kann Pitney Bowes Unternehmen helfen, die Compliance-Anforderungen mit den neuesten Technologie-Lösungen und Compliance-Services von Experten ganzheitlich anzugehen.

Ein schweizerischer Dienstleister für Kundenkommunikationsmanagement für den stark regulierten europäischen Bankensektor, das Versicherungswesen und die Immobilienbranche aktualisierte seine Versandprozesse an zwei Standorten mit hocheffizienten und sicheren Kuvertiersystemen von Pitney Bowes von Grund auf. Das Unternehmen war dank der strategischen Unterstützung von Pitney Bowes und dem jederzeit erreichbaren technischen Serviceteam bestehend aus fünf bis sechs Technikern von Pitney Bowes vor Ort in der Lage, seinen Produktionsdurchsatz bei Hochleistungsmaschinen zu verdreifachen, die Personalkosten zu reduzieren und die Qualität zu steigern.

Das alles ist möglich, wenn Sie Ihr Versandzentrum auf betriebliche Exzellenz ausrichten. Da Regierungsbehörden strengere Compliance-Richtlinien verfassen und die Kundenerwartungen hinsichtlich der Privatsphäre weiter steigen, können Sie die internen und externen Standards weiterhin erfüllen und sogar übertreffen. 

Pitney Bowes ist ein vertrauenswürdiger Partner für Druck- und Versanddienstleister, die die Einhaltung von branchen- und bundesweiten Compliance-Richtlinien dauerhaft gewährleisten möchten. Erfahren Sie mehr über die Compliance-Lösungen für Druck- und Versand von Pitney Bowes, einschließlich unserer Lösungen für die Endbearbeitung der Poststücke und professioneller Services und Beratungen von Experten.