VKBit erreicht beispiellose Flexibilität, Integrität und Produktivität

Überblick

„Wir sind von der Servicebereitschaft und dem technischen Service begeistert. Die Flexibilität ist herausragend, besonders bei überraschenden Wochenend-Einsätzen oder kurzfristiger Rufbereitschaft.“ Christian Raith
Leiter des Druck- und Outputcenters
VKBit Betrieb GmbH

Die VKBit Betrieb GmbH ist ein Tochterunternehmen des Konzerns Versicherungskammer Bayern (VKB). Der Konzern VKB ist ein Personen- und Sachversicherer. Er ist bundesweit der größte öffentliche Versicherer und gehört zu den zehn größten Erstversicherern in Deutschland. Mit 15 Versicherungsunternehmen und den drei starken Regionalmarken Versicherungskammer Bayern, Feuersozietät Berlin Brandenburg und SAARLAND Versicherungen ist er der „Versicherer der Regionen“. Die VKBit Betrieb GmbH ist für den sicheren und reibungslosen IT-Betrieb des Unternehmens und dessen Töchterunternehmen zuständig. Als IT-Dienstleister ist die VKBit ein Technologietreiber, der für seine Kunden die gesamte Produktpalette abdeckt - von der Dokumentenerstellung über den Druck bis hin zur Kuvertierung und dem Versand.

Herausforderung

Durch die fortschreitende Digitalisierung zeichnete sich für die VKBit langfristig ein sinkendes Sendungsvolumen ab. „Schon heute ist der physische Brief aufgrund der relativ hohen Portokosten ein Premiumprodukt. Wenn unsere Kunden für ihre Kommunikation den physischen Versand wählen, dann müssen die Dokumente hochwertig und exklusiv sein“, erklärt Christian Raith, Leiter des Druck- und Outputcenters der VKBit.

Die VKBit wird den Kundenerwartungen gerecht und bietet ihren Kunden daher höchstmögliche Variabilität. Dadurch werden die Aufträge aber komplexer.

Um kostengünstig produzieren zu können, wurde die Produktion standardisiert. „Über unsere zentrale Output-Steuerung nehmen wir alle Daten der erzeugenden Systeme an und verteilen sie auf die unterschiedlichen Kanäle. Ob dabei ein PDF für ein Onlineportal erzeugt oder ein Dokument für den Versand gedruckt wird, ist dabei nebensächlich“, erläutert Raith. „Für uns ist nur wichtig, dass das erzeugte Dokument vollständig und pünktlich beim Kunden ankommt.“

Lösung

Bei der VKBit sind bereits seit 2009 vier Hochleistungs-Kuvertiersysteme von Pitney Bowes im Einsatz. Um noch flexibler, schneller und individueller auf Marktanforderungen reagieren zu können, hat die VKBit in zwei schnelle hochflexible Epic Multiformat-Kuvertiersysteme, sowie ein Hochleistungskuvertiersystem der Mailstream-Productivity Serie investiert.

Vor der Auftragsvergabe wurde eine Ausschreibung durchgeführt, bei der Angebote von verschiedenen Herstellern eingeholt wurden.

Die VKBit entschied sich für Pitney Bowes, wegen der hervorragenden Technologie und des ausgezeichneten Preis-Leistungsverhältnisses.

Auch die Servicequalität war ein wichtiger Faktor. Von der Leistung des technischen Services von Pitney Bowes konnte sich das Unternehmen während der langjährigen Partnerschaft bereits überzeugen. „Die Verfügbarkeit einer Maschine ist größtenteils auch vom Service abhängig, der bei Pitney Bowes hervorragend ist. Wir sind von der Servicebereitschaft und dem technischen Service begeistert. Die Flexibilität ist herausragend, besonders bei überraschenden Wochenend-Einsätzen oder kurzfristiger Rufbereitschaft“, führt Raith aus.

Besondere Merkmale der Pitney Bowes-Produktfamilie sind unter anderem ihre hohe Flexibilität, die minimalen Rüstzeiten durch automatische Formatumstellung bei Jobänderungen sowie die deutlich reduzierten Wartungszeiten.

Die beiden Epic Kuvertiersysteme verarbeiten bis zu 21.000 Sendungen pro Stunde in Din Lang und bis zu 14.000 Sendungen pro Stunde in C4. Die Kuvertiersysteme verfügen über einen hochvolumigen Einzelblattanleger, der bis zu 50.000 Blatt pro Stunde verarbeitet, sowie einen Endlosschneider, der bis zu 72.000 Blatt pro Stunde liefert.

Außerdem sind sie mit einem Abwickler der Firma Hunkeler ausgestattet. Eines der beiden EPIC Kuvertiersysteme verfügt außerdem über einen Hefter, der die flexible Verarbeitung von Anwendungen mit und ohne Heftung in einem Dokumentensatz ermöglicht. Die MPS verfügt außerdem über ein automatisches Postboxensystem von HSW. Damit werden die vorsortierten Sendungen automatisch in Postboxen ausgegeben und diese mit dem passenden Etikett versehen.

Dies spart viel Zeit bei der Vorbereitung der Sendungen für die Auflieferung bei der Post.

Die Epic-Installation bei der VKBit war die erste in Deutschland und beweist seit Inbetriebnahme eindrucksvoll eine sehr stabile Leistung. „Die Maschine liefert genau die Leistung, für die sie ausgelegt ist. So ist höchste Produktivität ohne Stopps sichergestellt“, hebt Raith hervor.

Vorteile

„Durch die langjährige Partnerschaft haben wir den Vorteil, dass Pitney Bowes die Bedürfnisse unserer Kunden sehr gut kennt. Dadurch sind weniger Abstimmungen notwendig, und unsere Jahresplanungen laufen wesentlich effizienter.“ Christian Raith
Leiter des Druck- und Outputcenters
VKBit Betrieb GmbH

Für die VKBit ist es besonders wichtig, neben einem externen Backup auch ein redundantes In-House Backup sicherzustellen. „Wenn eine Maschine ausfällt, müssen wir in der Lage sein, sofort nahtlos auf einer zweiten Maschine weiterarbeiten zu können. Dabei darf keine Sendung verloren gehen oder doppelt versendet werden“, so Raith.

Dank des Multiformat-Konzepts der beiden Epic hat das Unternehmen nun ein Backup für C4- und Din -Lang-Umschläge in einer Maschine. Durch die einheitliche Datenaufbereitung und Verarbeitungstechnologie ist die VKBit flexibel in der Produktion. Die Weiterverarbeitung der Aufträge – Auswahl der Maschine oder des Umschlagformats – hat keinerlei Auswirkung auf den Druck.

Durch den Einsatz der Pitney Bowes Direct Connect Software können Aufträge gleichzeitig auf mehreren Maschinen verarbeitet werden, ohne dass ein Brief doppelt versendet wird. „Jeder kennt das: Durch einen Stau im Drucker wird eine Sendung versehentlich zweimal gedruckt. Solange die Kuvertiermaschine als letztes Glied in der Kette diese doppelte Sendung erkennt und ausschleust ist das kein Problem“, erklärt Raith. „Die bei uns eingesetzte Technologie hilft, Fehler von Bedienern oder auch Prozessfehler zu beseitigen“. Am Ende des Produktionsprozesses hat die VKBit einen zu hundert Prozent revisionssicheren Nachweis, mit genauem Protokoll, welcher Bediener an welcher Maschine welchen Brief kuvertiert hat und auch, ob die Sendung alle nötigen Beilagen erhalten hat. Sicherheit und Datenintegrität sind absolut gewährleistet.

Um den Kunden größtmögliche Flexibilität bei der Individualisierung ihrer Kommunikation zu bieten und die Produktionsprozesse weiter zu optimieren, hat sich die VKBit für die Installation zweier Print+ Messenger Inkjet-Systeme für dynamischen Vollfarb-Kuvertdruck entschieden.

„Wir können unseren Kunden dadurch personalisierte Kuverts anbieten. Das Erscheinungsbild des Umschlags können sie sogar ganz spontan noch ändern“, erläutert Raith. Ein weiterer Vorteil des Print+ Messenger war die Abschaffung von vorgedruckten Umschlägen. Heute kann die VKBit jeden Umschlag mit einem individuellen Kundenlogo oder mit Adressinformationen revisionssicher bedrucken, „inline“ - also mit der vollen Geschwindigkeit von bis zu 26.000 Kuvertierungen pro Stunde. Auch Marketingaktionen können so schnell und zuverlässig umgesetzt werden.

Durch die Partnerschaft mit Pitney Bowes hat die VKBit ihre Infrastruktur kontinuierlich weiterentwickelt und wird dadurch den wachsenden Kundenanforderungen gerecht.

„Die Projektbegleitung und Steuerung war hervorragend. Dank der langjährigen Zusammenarbeit haben wir den Vorteil, dass Pitney Bowes die Bedürfnisse unserer Kunden sehr gut kennt. Dadurch sind weniger Abstimmungen notwendig und die Jahresplanungen laufen wesentlich effizienter“, betont Christian Raith.

Dank der neuen Technologie ist das Unternehmen ein anerkannter Dienstleister bei der Umsetzung von Marketingaktionen. „Wir übernehmen nicht nur die Produktion, sondern auch die Gestaltung und die Abrechnung solcher Aktionen. Unsere Kunden bekommen dabei alles aus einer Hand“, erläutert Raith.

Seit kurzem hat die VKBit auch einen Druckertreiber als zentrales Printgate bei ihren Kunden etabliert. Damit sind diese nun in der Lage, kleinere Druckaufträge, die über die Deutsche Post verschickt werden müssen, direkt über das Outputcenter verarbeiten und versenden zu lassen. Das spart Zeit und Kosten.

„Die VKBit hat sich bewusst für die Investition in innovative Technologie entschieden“, ergänzt Christine Häfner, Senior Account Manager bei Pitney Bowes. „Und diese Entscheidung hat sich als richtig erwiesen. Heute hat die VKBit eines der modernsten Druck- und Versandzentren in Deutschland mit einer beispiellosen Kombinaten von Flexibilität, Integrität und Produktivität.“