Verwalten von Kontakten in Ihrem Adressbuch in PitneyShip Pro oder PitneyShip Enterprise

Sie können bei Bedarf Kontakte in Ihrem Adressbuch hinzufügen, bearbeiten und löschen. Sie können sie auch aus dem System exportieren und in es importieren.

In diesem Artikel:

• Kontakt wird hinzugefügt
• Suche nach Kontakten
• Kontakt bearbeiten
• Kontakt löschen
• Kontakte werden exportiert
• Kontakte werden importiert
• Kontakte automatisch nach einem Zeitplan importieren

Kontakt zum Adressbuch hinzufügen

Wenn Sie PitneyShip, PitneyShip Pro oder PitneyShip Enterprise verwenden, sind dies die Einstellungen, die Sie benötigen, um an Kontakte in Ihrem Adressbuch versenden zu können.

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Auswählen + Kontakt hinzufügen.
   
3. Auswählen Empfänger, Absender oder beides.
   Wichtig: Diese Einstellung kann nicht mehr geändert werden, wenn der Kontakt gespeichert ist.
4. Kontakte werden standardmäßig für alle Benutzer in Ihrem Unternehmen freigegeben. Wenn der Kontakt nicht geteilt werden soll, wählen Sie aus Als privat markieren Feld ein. Private Kontakte sind nur für Sie sichtbar.
5. Geben Sie die Kontaktinformationen ein.
6. Wenn Sie Abteilungen verwenden, wählen Sie aus Abteilungen mit der dieser Kontakt verknüpft werden soll.
7. Um den Kontakt nur für Benutzer mit bestimmten Rollen sichtbar zu machen, wählen Sie die gewünschten Rollen aus Rollen zuweisen -Menü. (nur PitneyShip Enterprise)
   Hinweis: Die Aktivieren Sie den rollenbasierten Kontaktzugriff -Einstellung muss im Adressbuch aktiviert werden, um anzuzeigen Rollen zuweisen - Menü.
8. Geben Sie unter Postadresse die Adresse des Kontakts ein.
9. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Steuerfelder hinzufügen (nur PitneyShip Enterprise)

Wenn Sie international an diesen Kontakt versenden, können Sie seine Steuerinformationen hier hinzufügen, damit Sie sie nicht jedes Mal eingeben müssen, wenn Sie ihm etwas senden. Geben Sie die Informationen in die Felder ein bereitgestellt:

• Steuernummer
• EORI-Nummer
• GST-Nummer
• EIN-Nummer
• CNPJ-Nummer
• CPF-Nummer
• RFC-Nummer

Zusätzliche Adresstypen hinzufügen

Bei Bedarf können Sie zusätzliche Adresstypen für diesen Kontakt hinzufügen. Zusätzliche Adresstypen gelten nur für diesen Kontakt; Adresstypen, die für einen Kontakt hinzugefügt wurden, sind für andere Kontakte nicht sichtbar.

1. Wählen Sie unter Postadresse aus +Hinzufügen. (Sie müssen möglicherweise nach unten scrollen, um sie zu sehen.)
2. Ändern Sie das Adressetikett nach Bedarf, um den Adresstyp anzugeben. Das von Ihnen eingegebene Etikett wird als Name der Registerkarte für diese Adresse verwendet.
3. Geben Sie die Adressinformationen für den Kontakt ein.
4. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.
5. Um eine Adresse zu entfernen, wählen Sie ihre Registerkarte und dann aus Entfernen.

Suche nach Kontakten

Wenn Sie viele Kontakte in Ihrem Adressbuch haben, müssen Sie möglicherweise die Suchfunktion verwenden, um den gewünschten Kontakt zu finden.

1. Wechseln Sie zu Einstellungen > Adressbuch.
2. Verwenden Sie links vom Suchfeld oben rechts die Suchen nach, um auszuwählen, nach welchen Feldern Sie suchen möchten. Diese Auswahl wird für zukünftige Suchen gespeichert.
   • Wenn Sie „Name“ oder „Firma“ auswählen, wird standardmäßig eine Suche „Beginnt mit“ verwendet. Um zu ändern, wie die Suche durchgeführt wird, wählen Sie aus Beginnt mit und wählen Sie eines aus Endet mit oder Enthält.
3. In Suche beginnen Sie mit der Eingabe Ihrer Suchkriterien. Die Ergebnisse werden während der Eingabe eingegrenzt.
4. Wählen Sie aus, um die Ergebnisse zu filtern Filtern, wählen Sie Ihre Filter und wählen Sie aus Übernehmen .
   
   • Um einen Filter zu entfernen, klicken Sie auf Filtern -Taste erneut und klicken Sie Löschen neben dem Filter, den Sie entfernen möchten.
5. Um die angezeigten Spalten zu ändern, wählen Sie aus Spalten -Menü und aktivieren oder deaktivieren Sie dann die Spalten, die Sie anzeigen möchten. Diese Einstellung wird für zukünftige Suchen gespeichert.

Kontakt bearbeiten

Sie können die Kontaktinformationen nach Bedarf bearbeiten.

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Wählen Sie Bearbeiten neben dem Kontakt aus, den Sie bearbeiten möchten.
   
3. Aktualisieren Sie die Kontaktinformationen nach Bedarf.
4. Wählen Sie Speichern und schließen Sie.

Kontakt löschen

Wenn Sie einen Kontakt im Adressbuch nicht mehr benötigen, können Sie ihn löschen.

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Wählen Sie Löschen neben dem Kontakt aus, den Sie löschen möchten.
   
   ODER
   Um mehrere Kontakte auf einmal zu löschen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den zu löschenden Kontakten und wählen Sie dann aus Ausgewählte entfernen.
   
3. Wählen Sie Löschenaus, um zu bestätigen.

Kontakte werden exportiert

Sie können Kontakte aus dem Adressbuch im CSV-Format exportieren.

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Auswählen Exportieren, und wählen Sie dann aus dem angezeigten Menü den Typ von exportieren:
   • Manuelle Kontakte exportieren: Alle Kontakte exportieren (einmal).
   • Automatische Kontakte exportieren: Richten Sie einen automatisierten Export aller Kontakte ein, der nach einem bestimmten Zeitplan ausgeführt wird. Wenn Sie diese Option auswählen, finden Sie weitere Informationen auf der nächsten Abschnitt für weitere Informationen.
   • Öffentliche Kontakte exportieren: Alle gemeinsamen Kontakte im Adressbuch exportieren (einmal).
   • Privatkontakte exportieren: Exportieren Sie nur Ihre privaten Kontakte (einmal).
3. Wählen Sie Exportieren aus.
4. Folgen Sie den Anweisungen Ihres Webbrowsers, um die Datei zu speichern. (Die genauen Schritte variieren je nach Ihren Browsereinstellungen.)

Geplanten Export von Kontakten einrichten

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Auswählen Exportieren >Exportieren Sie automatische Kontakte.
3. Geben Sie die ein Ordnerpfad und URL des SFTP-Servers.
4. Wählen Sie die Authentifizierungsoption aus die Sie verwenden möchten.
   • Wenn Sie ausgewählt haben Passwort, geben Sie das SFTP ein Benutzername und Passwort.
   • Wenn Sie SSH-Schlüssel (PEM-Format) ausgewählt haben, gen Sie den Benutzernamen ein,und wählen Sie dann aus Wählen Sie Datei und laden Sie Ihre SSH-Schlüsseldatei im PEM-Format hoch.
5. Wählen Sie aus Testzugriff -Taste, um die Verbindung zu testen.
6. Auswählen Benachrichtigungen.
7. Geben Sie die E-Mail-Adressen ein an die Sie benachrichtigt werden möchten, wenn der Import fehlgeschlagen ist.
8. Auswählen Zeitplan.
9. Wählen Sie aus Tage und Zeit zu der Sie möchten, dass der Import erfolgt.
10. Auswählen Speichern Sie die Konfiguration.

Kontakte werden importiert

Sie können Kontakte in Ihr Adressbuch importieren, indem Sie eine CSV-Datei mit einer Größe von bis zu 50 MB hochladen. Wenn Ihre Datei größer als 50 MB ist, teilen Sie sie in separate, kleinere Dateien auf.

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Auswählen Importieren > Manueller Import – Gemeinsame Kontakte oder Importieren > Manueller Import – Privatkontakte.
3. Unter Was möchten Sie tun? , wählen Sie, wie Sie importieren möchten:
   • Kontakte hinzufügen/aktualisieren: Dadurch werden neue Kontakte hinzugefügt und alle vorhandenen Kontakte aktualisiert, die dieselbe Mitarbeiter-ID haben. Es werden keine Kontakte gelöscht.
   • Alle Kontakte ersetzen: Dadurch werden Kontakte gelöscht, die sowohl Empfänger als auch Absender sind, und durch die importierten Kontakte ersetzt, die sowohl Empfänger als auch Absender sind. Nur Kontakte, die sowohl Empfänger als auch Absender sind, sind betroffen. Kontakte, die nur Absender oder nur Empfänger sind, sind nicht betroffen.
   • Nur Empfänger ersetzen: Dadurch werden alle Empfänger gelöscht und durch die importierten Empfänger ersetzt. Absender sind nicht betroffen.
4. Klicken Sie Weiter.
5. Um eine Vorlage herunterzuladen, die Sie zum Erstellen Ihrer Adressdatei verwenden können, klicken Sie auf Laden Sie eine .csv-Vorlage herunter Link.
6. Ersetzen Sie die Beispieldatensätze in der Vorlage durch Ihre Kontakte und speichern Sie sie als CSV-Datei.
   • Die Kontakttyp Spalte in der CSV-Datei bestimmt, ob der Kontakt ein Absender, Empfänger oder beides ist. Um den Kontakt zum Absender zu machen, geben Sie SENDER ein. Um den Kontakt zu einem Empfänger zu machen, geben Sie EMPFÄNGER ein. Um den Kontakt sowohl zum Absender als auch zum Empfänger zu machen, geben Sie ein EMPFÄNGER | Absender.
     Wichtig: Dies kann nach dem Importieren nicht geändert werden.
7. Auswählen Wählen Sie die .csv-Datei aus und wählen Sie Ihre Adressdatei im CSV-Format.
8. Klicken Sie Weiter.
9. Stimmen Sie im Zuordnungsfenster die Felder Ihrer CSV-Datei in der ab Ihre CSV-Felder Spalte mit den Feldern in der Adressbuchfelder Spalte enthalten.
   
10. Wählen Sie Importieren.

Dateistatus importieren

Wenn die Importdatei groß ist, kann die Verarbeitung einige Zeit dauern. Sie können die Auftrags-ID verwenden, um den Status des Imports zu überprüfen:

1. Klicken Sie auf Auftrags-ID kopieren -Symbol oder markieren und kopieren Sie den Auftrag -ID.
   
2. Klicken Sie Schließen, um das Fenster „Kontakte importieren“ zu schließen.
3. Klicken Sie auf Auftragsstatus -Taste und wählen Sie aus Verlauf importieren.
   
4. Klicken Sie auf Name neben dem Suchfeld, und ändern Sie es in Auftrags-ID.
5. Fügen Sie die Auftrags-ID in das Suchfeld ein. Der Status dieses Auftrags wird angezeigt.
6. Wenn Fehler aufgetreten sind, klicken Sie auf Download-Symbol, um die Fehlerdatei herunterzuladen und zu öffnen, um die Fehler anzuzeigen.
   

Kontakte automatisch nach einem Zeitplan importieren

Unternehmensadministratoren können gemeinsame Kontakte automatisch nach einem festen Zeitplan von einem SFTP-Server in das System importieren. Privatkontakte können nicht importiert werden.

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Auswählen Importieren > Automatischen Import konfigurieren – Gemeinsame Kontakte oder Importieren > Automatischen Import konfigurieren – private Kontakte.
3. Unter Was möchten Sie tun? , wählen Sie, wie Sie importieren möchten:
   • Kontakte hinzufügen/aktualisieren: Dadurch werden neue Kontakte hinzugefügt und alle vorhandenen Kontakte aktualisiert, die dieselbe Mitarbeiter-ID haben. Es werden keine Kontakte gelöscht.
   • Alle Kontakte ersetzen: Dadurch werden Kontakte gelöscht, die sowohl Empfänger als auch Absender sind, und durch die importierten Kontakte ersetzt, die sowohl Empfänger als auch Absender sind. Nur Kontakte, die sowohl Empfänger als auch Absender sind, sind betroffen. Kontakte, die nur Absender oder nur Empfänger sind, sind nicht betroffen.
   • Nur Empfänger ersetzen: Dadurch werden alle Empfänger gelöscht und durch die importierten Empfänger ersetzt. Absender sind nicht betroffen.
4. Klicken Sie Weiter.
5. Um eine Vorlage herunterzuladen, die Sie zum Erstellen Ihrer Adressdatei verwenden können, klicken Sie auf Laden Sie eine .csv-Vorlage herunter Link.
6. Ersetzen Sie die Beispieldatensätze in der Vorlage durch Ihre Kontakte und speichern Sie sie als CSV-Datei.
   • Die Kontakttyp Spalte in der CSV-Datei bestimmt, ob der Kontakt ein Absender, Empfänger oder beides ist. Um den Kontakt zum Absender zu machen, geben Sie SENDER ein. Um den Kontakt zu einem Empfänger zu machen, geben Sie EMPFÄNGER ein. Um den Kontakt sowohl zum Absender als auch zum Empfänger zu machen, geben Sie ein EMPFÄNGER | Absender.
     Wichtig: Dies kann nach dem Importieren nicht geändert werden.
7. Wählen Sie aus Texttrennzeichen, die in Ihrer Datei verwendet wird.
8. Geben Sie die ein Dateipfad und URL des SFTP-Servers.
9. Wählen Sie die Authentifizierungsoption aus die Sie verwenden möchten.
   • Wenn Sie ausgewählt haben Passwort, geben Sie das SFTP ein Benutzername und Passwort.
   • Wenn Sie SSH-Schlüssel (PEM-Format) ausgewählt haben, gen Sie den Benutzernamen ein,und wählen Sie dann aus Wählen Sie Datei und laden Sie Ihre SSH-Schlüsseldatei im PEM-Format hoch.
10. Wählen Sie aus Testzugriff -Taste, um die Verbindung zu testen.
11. Wenn Sie bei der Übertragung Ihrer Dateien die PGP-Verschlüsselung verwenden möchten :
    1. Prüfen Aktivieren Sie die PGP-Verschlüsselung.
    2. Auswählen Laden Sie den PGP-Verschlüsselungsschlüssel herunter , um den Schlüssel herunterzuladen.
    3. Verwenden Sie den Schlüssel, um Ihre Datei zu verschlüsseln.
    4. Legen Sie Ihre Datei auf dem SFTP-Server ab.
12. Klicken Sie Weiter.
13. Stimmen Sie im Zuordnungsfenster die Felder Ihrer CSV-Datei in der ab Ihre CSV-Felder Spalte mit den Feldern in der Adressbuchfelder Spalte enthalten.
    
14. Klicken Sie Weiter.
15. Wählen Sie Tage und Zeit aus, zu der der Import erfolgen soll.
16. Klicken Sie Weiter.
17. Geben Sie die E-Mail-Adressen ein an die Sie benachrichtigt werden möchten, wenn der Import fehlgeschlagen ist.
18. Wählen Sie Speichern.

Um frühere automatische Importe anzuzeigen, gehen Sie zu Liste der automatischen Importe Tab, und wählen Sie aus Verlauf.

Um eine gespeicherte Konfiguration anzuzeigen oder zu ändern, gehen Sie zu Liste der automatischen Importe Tab, und wählen Sie aus Konfigurationen.

Interne Notizen – NUR USA

Importieren von Kontakten für mehrere Abteilungen und Standorte

Wenn Sie die Adressbuchfunktion für Abteilungen/Standorte aktiviert haben, können Sie Kontakte für mehrere Abteilungen und Standorte gleichzeitig importieren.

1. Auswählen Einstellungen > Adressbuch.
2. Wählen Sie Importieren.
3. Auswählen Importieren Sie Kontakte für mehrere Abteilungen/Standorte .
4. Um eine Vorlage herunterzuladen, die Sie zum Erstellen Ihrer Adressdatei verwenden können, klicken Sie auf Laden Sie eine .csv-Vorlage für mehrere Standorte herunter Link.
5. Ersetzen Sie die Beispieldatensätze in der Vorlage durch Ihre Kontakte und speichern Sie sie als CSV-Datei.
   • Verwenden Sie die Abteilungsname und Standortname Felder, um die Abteilung und den Standort anzugeben, an dem die einzelnen Kontakte sichtbar sein sollen.
   • Wenn derselbe Kontakt im Adressbuch von mehr als einem Standort angezeigt werden soll, müssen Sie mehrere Einträge (Zeilen) für diesen Kontakt hinzufügen, mit einem Standort pro Zeile.
   • Die Kontakttyp Spalte in der CSV-Datei bestimmt, ob der Kontakt ein Absender, Empfänger oder beides ist. Um den Kontakt zum Absender zu machen, geben Sie SENDER ein. Um den Kontakt zu einem Empfänger zu machen, geben Sie EMPFÄNGER ein. Um den Kontakt sowohl zum Absender als auch zum Empfänger zu machen, geben Sie ein EMPFÄNGER | Absender .
     Wichtig: Dies kann nach dem Importieren nicht geändert werden.
6. Wählen Sie Wählen Sie Datei aus und wählen Sie Ihre Adressdatei im CSV-Format.
7. Stimmen Sie im Fenster „Kontakte importieren“ die Felder Ihrer CSV-Datei im ab Ihre CSV-Felder Spalte mit den Feldern in der Adressbuchfelder Spalte enthalten.
   
8. Wählen Sie Importieren.

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