およそ1ヵ月というスピード導入で業務効率向上を実現

概要

「省スペース化は もちろんですが、業務の効率化や検索性の向上、 そして手順を容易にすることで障がい者雇用 の促進を図る意味がありました」 秋月　慎也様
業務サポート部
DICエステート株式会社

DICエステートはDICグループの各企業から福利厚生やその他総務系の業務を中心に受託しています。メール室の運営もその業務のひとつで、ビルに届く郵便・宅配物の受付から社内配送、発送までを担当。メンバー２０名が１日に約４００通とどく普通郵便と約１００件届く宅配便・書留を処理しています。

これら届けられる宅配物や書留については、 紙ベースによる管理が行われていました。当時についてメール室の運営を担当する業務サポート部の課長 古田昌作氏は「伝票と受け取り日時やサインなどの情報をファイリングして保存していましたが、伝票がはがせないものについては荷物をコピー機まで持っていって コピーを取るなど、その作業にはたいへん手間 がかかり、誰もが簡単にできるものではありませんでした。また、紙ベースによる管理だったため、問い合わせへの対応を行う際にはたくさんある台帳をいちいちめくらねばならず、検索性は非常に低いものでした」と振り返ります。

ビジネスニーズ

このような状況が一変したのは2015年の こと。同年には本社ビルの建て替えが行われた のですが、これに合わせて資料保管スペースの 削減を目指し、グループ全体でペーパーレス化 を推進することが決まったのです。

導入効果

「SaaSなので、コストも時間もかけずスムーズ に導入できました。導入に際して新たに購入し たのはiPadが2台だけです。」 古田　昌作 様
業務サポート部　課長

「SSTOでは、荷物に固有のバーコードを読み取り、宅配会社・差出人・受取人の3項目を入力するだけで、クラウド上に登録されます。また、 ハンディターミナルなど専用機器の購入・開発が不要で、スマートフォンやタブレットがあればバーコードを読み込んだり受け取りのサインをもらったりすることができ、取得した情報は普通のPCで管理できます。SaaSなのでコストを抑えながら迅速に導入可能な点も魅力で、 これはまさに私たちが求めていたソリューションそのものでした」（秋月氏）

取材時点（2017年8月）では、SSTOの本格稼働から2ヵ月しかたっていませんが、導入の効果は早くも現れているようです。

「バーコードを読み取れば伝票のファイリングやコピーは不要。受け取りのサインも端末の画 面上でできるようになりましたので、業務は大 幅に容易化、効率化しました。おかげで作業に おけるミスも減っています。また、問い合わせ 対応についても、PC画面上で誰でもすぐに探 し出せるようになりましたので、検索性は大い に向上しました。さらに、紙をとっておく必要も なくなりましたので、当初の目的であったペー パーレス化も実現しています。加えて想定外の 効果としては、端末に直接サインをすることが 珍しいためか、グループ企業の社員から声をか けてもらうことが増え、コミュニケーションの 活性化にもつながっています」（古田氏）