発送と郵便業務

ストレスチェックに関連した書類を一日に約数百通送付していますが、自動化によって作業の工数は大幅に削減されました。

健康診断に関連した書類送付に関わる工数を大幅に削減し現場の生産性と効率性を向上

お客様の概要

一般財団法人佐賀県産業医学協会

事業内容:佐賀県内の職域における健康管理と作業環境管理を支援する労働衛生機関で、健康診断、特定健康診査・特定保健指導、作業環境測定、産業保健支援、メンタルヘルス支援などをおこなっています

ビジネス目標

健康診断の結果という極めてデリケートな情報を扱うため、書類の封入ミスや誤送付は許されず、人手で封入・封かん作業をおこなう担当者の負担が大きかったため、作業の自動化を必要としていた

導入効果

1日に数百通の書類処理作業の工数を大幅に削減

封入ミスや誤送付を防止しミスが発生するリスクを極限まで低減

 

 

 

概要

これまでは受診者に書類を送付する際、人手 で封入・封かんを行っていましたが、健康診断の結果という極めてデリケートな情報 を扱うという点から万が一にもミスは許されず、担当者の負担は大きいものがありま した。 山口様
業務部 業務課
一般財団法人佐賀県産業医学協会

健康診断の件数増と種類の多様化により増えた発送作業に対応するために封入封かん機と郵便料金計器を導入

「働く人の健康確保と作業環境の改善をサポートする」県内唯一の総合的労働衛生機関である佐賀県産業医学協会。これまで同協会では受診者に書類を送付する際、人手で封入・封かんを行っていましたが、健康診断の結果という極めてデリケートな情報を扱うという点から万が一にもミスは許されず、担当者の負担は大きいものがありました。そうした中、新たな事業のスタートとともに作業の大幅な増加が見込まれたことから、同協会はピツニーボウズの封入封かん機「DI950」および郵便料金計器「Connect+1000」の導入を決断。ミスなく効率的に書類を送付できるしくみを構築しました。

ビジネスニーズ

ストレスチェックの調査票および結果票の送付という業務が新たに発生することになったのですが、「ストレスチェックの受診者を年間3万人と想定すると、追加で合計6万通の書類送付が発生しますが、とても現状の体制では対応できないと判断しました。そこで、作業の自動化ができないか検討することにしたのです」

導入製品

Relay™ 7000(DI950の後継機種)

最も重要な郵便が、正確に時間通りに処理されていることを保証するRelay™インサーター(ファイルコントロール)を、是非ご利用ください。

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SendPro™ Pシリーズ(Connect+の後継機種)

SendPro™ P シリーズ メーリング・システムは、郵便発送と小包受取の2つ機能を1つのシステムに統合し、業務の省力化を実現します。多機能・高性能を誇るPシリーズは、定形封書から定形外封書まで、多種多様な郵便物の発送処理をシンプルにかつスピーディに行います。

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導入効果

「現在は一日数百通の書類を処理していますが、自動化によって作業の工数は大幅に削減されました。仮にこれを手作業で行っていたとしたら、おそらく専任のスタッフがプラス3名は必要だったでしょう」 山口様
業務部 業務課

封入封かん機の導入後のメリット

「現在は一日数百通の書類を処理していますが、自動化によって作業の工数は大幅に削減されました。仮にこれを手作業で行っていたとしたら、おそらく専任のスタッフがプラス3名は必要だったでしょう。その人件費等を考えれば、かなりのコストの節約につながっていると思います」

導入による時間とコスト節約以外のメリット

・ミスが発生するリスクを削減し安全に書類発送する仕組みを構築

「防犯カメラの設置や入退室管理システムにより担当者以外の入室をシャットアウトするなどセキュリティにも十分な配慮を払っており、封入封かん機の導入によってミスが発生するリスクを極限まで減らした上で、こうした施策をとることで、安全に書類を送付できる仕組みを構築できました」

今後の展開について

「現在は一部の利用にとどまっている健康診断の受診票や診断結果の封入封かん作業を、今後は健診全般で広く活用を進めていく予定です。また、ソフトウェアを利用した自動化なども視野に入れながら効率化を果たすことで、より高いクオリティの健診の実施とセキュリティ強化を図っていきたいと考えております」

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