3 Tipps, wie Sie ein digitales Besuchermanagementsystem bei der Einführung von neuen Richtlinien, Normen oder Vorschriften unterstützt

Die Compliance-Landschaft ist im kontinuierlichen Wandel. Regulierungsbehörden erlassen stetig neue Verordnungen, so dass man als Unternehmen zwingend gefordert ist, mit diesen Veränderungen Schritt halten muss.

Viele Mitarbeiter arbeiten immer noch von zu Hause aus und kommen nicht mehr regelmäßig ins Büro. Da weniger Personen dauerhaft im Büro sind, gibt es mehr Möglichkeiten für betrügerischen Zutritt. Unternehmen sollten daher in Betracht ziehen, auf modernere und intelligentere Methoden zur Verwaltung des Arbeitsplatzzugangs umzustellen, um sich vor Sicherheitsverletzungen, Gesundheits- und Sicherheitsmängeln sowie Rufschädigung zu schützen.

Ein wichtiger Fokus liegt auf der Kontrolle des Unternehmenszugangs.

Eine strenge Kontrolle des Unternehmenszugangs zeigt den Regulierungsbehörden, dass Sie das Thema Sicherheit aus Unternehmens- und Mitarbeitersicht ernst nehmen. Hier sind drei Bereiche der Arbeitsplatzzugangskonformität, die traditionell durch physische Maßnahmen geregelt werden und in denen moderne, digitale Zugangssysteme dazu beitragen können, Ihre Mitarbeiter, Ihren Arbeitsplatz und Ihren Ruf zu schützen:

Datenschutzrisiken:

Papierbasierte Anmeldeverfahren am Empfang sind ein Datenschutzrisiko nach der DSGVO. Ein offenes Logbuch enthält alle Arten von sensiblen Informationen - von den Namen der Besucher und ihrer Unternehmen, Zeit und Datum des Besuchs und sogar ihrer Autonummer -, die für andere Besucher sichtbar sein können. Darüber hinaus gehört das Logbuch in einem Mehrmietergebäude dem Gebäudebesitzer und liegt außerhalb Ihrer Kontrolle. Sie können nicht sicher sein, dass die Informationen sicher entsorgt werden, sobald sie abgeschlossen sind. Ein intelligentes Zugangssystem führt eine zentralisierte, Echtzeit-Aufzeichnung aller Mitarbeiter, Besucher und Auftragnehmer an verschiedenen Standorten, die in der Cloud gespeichert ist und sicherstellt, dass alle physischen und digitalen Zugänge und Datenverwaltung sicher, geschützt und DSGVO-konform sind.

Falsche Dokumentation:

Es ist durchaus üblich, dass Besucher in öffentlichen Einrichtungen und bei medizinischen Terminen beispielsweise gebeten werden, eine Art von Dokumentation wie einen negativen COVID-Test mitzubringen, bevor sie eintreten dürfen. Wenn ein Formular unvollständig ist oder wichtige Unterlagen vergessen wurden und der Besuch nicht stattfinden kann, wird es für beide Parteien zu einer Zeitverschwendung. Auch Auftragnehmer müssen einen Nachweis über die Autorisierung vorlegen, bevor sie ein Gebäude betreten können. Wenn ihre Unterlagen falsch oder unvollständig sind, kann dies zu Verzögerungen oder Neuansetzungen von wichtigen Arbeiten führen. Mit einem intelligenten Zugangssystem können Sie die Dokumentation im Voraus überprüfen und digitale Kopien von allem, was Sie für Compliance-Zwecke benötigen, sicher speichern.

Unsichere Arbeitsbedingungen:

Empfangsmitarbeiter spielen eine wichtige Rolle dabei, den Arbeitsplatz für alle sicher zu halten. Aber sie sind nur Menschen. In einem geschäftigen Mehrmietergebäude umfassen die Aufgaben des Empfangspersonals in der Regel eine Vielzahl von Aufgaben, von der Beantwortung von Telefonanrufen und der Buchung von Besprechungsräumen bis hin zum Drucken/ Aushändigen von Besucherausweisen und der Abwicklung von Kurierdiensten, um nur einige zu nennen. Bei all dem kann es leicht sein, jemanden zu übersehen, der versucht, physische Sicherheitsmaßnahmen zu umgehen. Im Gegensatz dazu bietet Pitney Bowes Smart Access Management™ Ihnen die vollständige Kontrolle darüber, wer sich auf dem Gelände befindet und wie lange. Management und Mitarbeiter können sich darauf verlassen, dass nur diejenigen Personen vor Ort sein dürfen und ein geringes Gesundheitsrisiko darstellen.

Digitale Zugangssysteme sind der Schlüssel zur Compliance-Einhaltung.

Unter Berücksichtigung all dessen könnte ein modernes, fortschrittliches digitales Zugangsverwaltungssystem eine Überlegung wert sein. Es bietet Management und IT eine durchgängige Sichtbarkeit jedes Besuchs, vom Zeitpunkt der Online-Antragstellung bis zur Abreise der Person. Sensible Informationen werden sicher in der Cloud gespeichert, während Kopien wichtiger Dokumente zur Vorabprüfung eingereicht werden können. Digitale Kopien werden sicher aufbewahrt und können bei Bedarf Compliance-Prüfern vorgelegt werden. Systemmanager haben kontinuierlich in Echtzeit Einblick in jeden Besucher und können bei Nichteinhaltung der erforderlichen Richtlinien und Verfahren jederzeit schnell den Zugang einschränken oder entziehen. Die Sicherheit der Arbeitskräfte wird auch verbessert, da das Empfangspersonal weniger Ablenkungen hat und sich voll und ganz den Besuchern widmen kann.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Druck auf Unternehmen, sich an eine vielfältige und sich ständig weiterentwickelnde Regulierungsumgebung zu halten, keine Anzeichen einer Entspannung zeigt. Die Arbeitswelt nach COVID hat sich geändert und viele Mitarbeiter sind seltener im Büro. Die alten physischen Empfangsschalterkontrollen und Mitarbeiterausweissysteme müssen aktualisiert werden. Ein modernes digitales Zugangsverwaltungssystem verfügt über die eingebaute Flexibilität, um diese Komplexität zu bewältigen und gleichzeitig Personen, Standorte und Systeme zu schützen und den Vorschriften zu entsprechen.