So gelingt die Umstellung auf die E-Rechnung
E-Rechnung: So gelingt die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand
Seit Anfang des Jahres 2025 ist der Empfang von elektronischen Rechnungen Pflicht. Diese Vorgabe ist einfach zu erfüllen, schließlich genügt ein E-Mail-Account. In naher Zukunft – genauer gesagt, spätestens 2028 – müssen Unternehmen E-Rechnungen auch erstellen und versenden. Für manches KMU wird hier knifflig: Was brauchen Sie für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen und wie gelingt der reibungslose Umstieg?
Die Zeit läuft …
Die elektronische Rechnung soll Abläufe in der Buchhaltung vereinfachen, Zahlungen beschleunigen und Kosten senken. Noch ist ihr Versand obligatorisch, doch das ändert sich: Ab 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen ausstelle. Für Betriebe mit einem geringeren Vorjahresumsatz endet die Frist ein Jahr später. Wer bereits früher von den Vorteilen elektronischer Rechnungen profitieren möchte, stellt bereits jetzt um. Doch worauf ist bei der Einführung der E-Rechnung zu achten?
E-Rechnung erstellen und empfangen – so geht’s
In der Regel sind aktuelle ERP- und Buchhaltungssysteme in der Lage, E-Rechnungen zu lesen und zu verarbeiten. Um vollständig von den Potenzialen der digitalen Rechnungsstellung zu profitieren, sollten Unternehmen eine umfassende Strategie erarbeiten. Dabei stehen bestehende Prozesse auf dem Prüfstand, neue Workflows treten an ihre Stelle.
Wichtig: Eine erfolgreiche Implementierung steht und fällt mit den Mitarbeitern. Es ist daher entscheidend, sie so früh wie möglich ins Boot zu holen – im besten Fall bereits in der ersten Phase. Eine transparente Kommunikation, Schulungen und Workshops tragen zur Akzeptanz und letztendlich zu einer reibungslosen Umstellung bei.
Schritt 1: Rechnungsläufe analysieren
Der Umstieg auf die E-Rechnung ist mehr, als analoge Prozesse zu digitalisieren. Er ist auch die Gelegenheit, Workflows zu überprüfen und zu optimieren. Bei einer ersten Analyse werden sämtliche Schritte der Rechnungsbearbeitung auf ihre Effizienz hin überprüft: Wie verläuft der Freigabeprozess, gibt es doppelte Bearbeitungsschritte, wie viel Zeit benötigen Zahlungen? Aus den Ergebnissen lässt sich gut erkennen, welches Optimierungspotenzial die E-Rechnung bietet.
Schritt 2: Kunden und Partner informieren
Der Umstieg auf die E-Rechnung braucht zwei Parteien: Sowohl Lieferanten als auch Kunden einigen sich auf die digitale Rechnungsstellung sowie auf ein Format und einen Übertragungsweg.
Digitale Rechnungen lassen sich auf verschiedenen Wegen versenden und empfangen, darunter über E-Mail, ein gesichertes Webportal oder einen Peppol Access Point, ein Netzwerk für die elektronische Kommunikation von Unternehmen.
Wichtig: In der Regel bestimmt der Empfänger den Übertragungsweg. Es ist daher unerlässlich, den gewünschten Workflow im Vorfeld mit Partnern und Lieferanten zu besprechen.
Schritt 3: Anforderungen definieren
Die Analyse deckt neben Optimierungsmöglichkeiten auch Anforderungen an die digitale Rechnung auf – zum Beispiel, was das Format angeht. E-Rechnungen können in zwei Formaten vorliegen:
- XRechnung, ein rein maschinenlesbares Format
- ZUGFeRD, kombiniert maschinenlesbare XML-Daten mit einer PDF-Datei
Beim Zahlungsverkehr mit Behörden sind XRechnungen verpflichtend, während viele Unternehmen das ZUGFeRD-Format bevorzugen. Vor der Einführung der E-Rechnung sollten Betriebe sich für eine Dateivariante entscheiden.
Zu klären ist außerdem, ob das vorhandene Buchhaltungssystem E-Rechnungen unterstützt oder zusätzliche Tools notwendig sind, wie und durch wen Freigaben sowie Prüfungen erfolgen.
Schritt 4: Software einrichten
Für die Verarbeitung von E-Rechnungen sollten alle relevanten Unternehmensdaten in der verwendeten Plattform hinterlegt sein, damit sie automatisch auf allen Rechnungsdokumenten erscheinen. Betriebe, die sich für das ZUGferd-Format entschieden haben, haben überdies die Möglichkeit, das mit der XML-Datei übermittelte PDF-Dokument zu personalisieren, etwa mit Corporate-Farben und Firmenlogo.
Zur Konfiguration gehören auch die Einrichtung von Schnittstellen zu weiteren Programmen wie Warenwirtschaftssystemen oder Archiv-Software sowie die Vergabe von Benutzerrechten.
Schritt 5: Testphase
Vor dem Rollout der E-Rechnung steht im Idealfall eine interne Testphase mit verschiedenen Rechnungsszenarien und -empfängern. So lassen sich Fehler erkennen und die digitalen Prozesse weiter optimieren. Tipp: Simulieren Sie auch fehlerhafte Datensätze und Sonderfälle, um herauszufinden, wie das System auf typische Fehler wie fehlende Angaben, Zahlendreher oder Stornorechnungen reagiert.
Schritt 6: E-Rechnung implementieren
Sind alle Systeme korrekt konfiguriert, Rechnungsempfänger und -aussteller informiert, wurden Formate und Übertragungswege abgestimmt? Dann ist es Zeit, den E-Rechnungs-Workflow in den Livebetrieb zu schicken. Dabei bleibt es jedoch nicht: Vor allem in der ersten Phase sollten die Rechnungsläufe noch verstärkt überprüft werden und Ansprechpartner für offene Fragen zur Verfügung stehen.
Die Umstellung auf die E-Rechnung wird zur Pflicht. Sind Sie vorbereitet? Erfahren Sie mehr über unsere Lösungen. Jetzt kontaktieren!