Digitale Ausgangspost: Wie Hybridpost Prozesse automatisiert

Digitale Lösungen haben längst das Kommando im Office übernommen. Dateien werden über Cloud-Plattformen geteilt, Videochats lösen persönliche Meetings ab, E-Mails ersetzen die klassische Briefpost. Das gilt jedoch nicht für alle Dokumente. Unterlagen wie Versicherungspolicen, Verträge oder Gehaltsnachweise werden nach wie vor per Brief versendet. Das kann aufwendig und kostspielig sein – muss es aber nicht. Hybridpost vereint digitale Workflows mit einer physischen Zustellung.

Zeitfresser manuelle Postbearbeitung

Automatisierte, digitale Arbeitsabläufe steigern die Produktivität, senken Kosten und reduzieren die Fehlerquote auf ein Minimum. Bei der Postbearbeitung macht die Automatisierung jedoch häufig Pause: Noch immer verbringen hoch qualifizierte Mitarbeiter wertvolle Arbeitszeit damit, Dokumente auszudrucken, manuell zu sortieren, zu kuvertieren, zu frankieren und stapelweise zur Post zu bringen.

Was sich wie eine einfache Routineaufgabe anhört, verursacht immensen Aufwand. Der manuelle Briefversand erfordert nicht nur viele Arbeitsschritte, er unterbricht auch eingespielte Arbeitsabläufe: Der gewohnte digitale Workflow pausiert, um Briefe auszudrucken und versandfertig zu machen, das passende Porto zu ermitteln oder Adressen zu verifizieren. Das kostet Zeit und Ressourcen, erhöht die Fehleranfälligkeit und senkt die Effizienz im Arbeitsalltag. Dazu kommen Aufwendungen für Papier, Umschläge, Toner und Porto. So wird aus einer scheinbaren Nebensache ein Kosten- und Ressourcenfaktor – der sich deutlich reduzieren lässt.

Hybridpost als Effizienzfaktor

Hybridpost verknüpft einen digitalen Workflow mit einem physischen Versand. Der klassische Postprozess wird komplett ausgelagert und automatisiert: Mitarbeiter erstellen Dokumente wie gewohnt digital. Anstatt sie jedoch selbst versandfertig zu machen, gelangen die Daten über eine gesicherte Verbindung an einen Dienstleister wie Pitney Bowes.

An dieser Stelle endet der Aufwand für das Unternehmen und Pitney Bowes übernimmt: Dokumente werden gedruckt, gefalzt, kuvertiert, frankiert und versendet. Betriebe brauchen sich weder um die korrekte Adressierung noch die Frankierung Gedanken zu machen. Anstatt Drucker-Hardware sowie Verbrauchsmaterial wie Toner, Papier und Porto zu verwalten, erfolgt der gesamte Versand automatisiert über eine digitale Schnittstelle:

• Die Daten gelangen verschlüsselt zum Dienstleister, wo sie automatisiert weiterverarbeitet werden – DSGVO-konform und unter hohen Sicherheitsstandards.
• Hochleistungsdrucker erstellen auch große Dokumentenmengen innerhalb kurzer Zeit.
• Maschinen falzen, kuvertieren und frankieren – exakt, sauber und mit korrekter Frankierung.
• Für den Empfänger bleibt alles beim Alten: Der Versand erfolgt wie gewohnt per Zustelldienst.
• Durch die Bündelung großer Postmengen lassen sich Portorabatte nutzen.

Automatisierter Postausgang: Effizienzgewinne nutzen

Hybridpost entlastet Abteilungen mit hohem Postaufkommen deutlich – zum Beispiel in der Buchhaltung, der Rechts- oder der Personalabteilung. Anstatt hunderte oder tausende von Gehaltsabrechnungen inhouse zu versenden, genügen wenige Klicks und die Aufgabe liegt beim Hybridpost-Anbieter. So lassen sich auch wechselnde Versandvolumina flexibel abwickeln: Selbst hohe Mengen und zeitkritische Sendungen erfordern keinen zusätzlichen Personalaufwand. Bereiche, die nur gelegentlich Dokumente auf den Postweg bringen, profitieren ebenfalls: Mitarbeiter bleiben bei ihren eigentlichen Aufgaben und müssen diese nicht für die Postbearbeitung unterbrechen. Hybridpost optimiert nicht zuletzt Remote-Arbeit: Geschäftspost lässt sich komfortabel aus dem Home-Office versenden.

Prozesskosten runter, Sicherheit hoch

Dokumente manuell zu versenden, schlägt mit mehr als nur der Frankierung zu Buche: Oft unterschätzt werden Posten wie Papier, Toner, Umschläge und Fahrten zum Versanddienstleister, sofern kein Abholvertrag besteht. Auch Wartungsintervalle für Maschinen, vom Drucker bis zur Kuvertiermaschine, verursachen Ausgaben.

Hybridpost macht die Aufwendungen transparent und planbar: Es fällt ein fester Preis pro Sendung an, der sämtliche Kosten umfasst, vom Papier bis zum Porto. Die Geschäftspost zu automatisieren, reduziert zudem typische Fehlerquellen der manuellen Bearbeitung: Ärgernisse wie fehlerhafte Frankierungen, vergessene Dokumente oder unsaubere Falzungen sind damit passé.

Ausgangspost automatisieren mit Hybridpost: Workflows digital steuern

Hybridpost für Unternehmen verwandelt das Handling mit analoger Ausgangspost in einen digitalen Workflow. Die Automatisierung reduziert manuelle Arbeitsschritte, senkt dadurch Prozesskosten und die Fehlerquote. Die Briefbearbeitung wird einfach in den gewohnten Arbeitsablauf integriert. So entfallen lästige Unterbrechungen und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben fokussieren.