Hybridpost oder klassischer Versand – Einsparpotenziale erkennen und nutzen
Hybridpost, die Verknüpfung von digitalen Dokumenten und klassischem Versand, schont Budgets und Ressourcen. Während die realen Kosten einer manuellen Briefbearbeitung oftmals unklar sind, bleiben die Aufwendungen für eine Hybridpost-Lösung transparent und planbar. Wie sparen Unternehmen konkret und welche Faktoren machen Hybridpost zum Gamechanger für das Controlling?
Das Wichtigste in Kürze
- Effizienz steigern: Zeitaufwendige manuelle Jobs wie Drucken, Kuvertieren und die Verwaltung verschiedener Kostenstellen entfallen.
- Ressourcen entlasten: Der geringere manuelle Aufwand in der Postbearbeitung schafft Freiräume für Kernaufgaben.
- Einsparungen von mindestens 25 Prozent realisieren: Portorabatte und die Konsolidierung von Sendungen können die Postbearbeitungskosten deutlich senken.
- Budgets effizient planen: Komplettpakete ermöglichen eine transparente Kostenstruktur.
Was ist Hybridpost?
Hybridpost digitalisiert die Postbearbeitung, verschlankt Versandprozesse und spart Ressourcen. Anstatt Briefe zeitaufwendig inhouse zu bearbeiten, wird der komplette Sendungs-Workflow extern geregelt: Mitarbeiter senden die Dokumente über eine verschlüsselte Verbindung. Im Druckzentrum werden die Daten aufs Papier gebracht, gefalzt, kuvertiert, frankiert und versendet.
Wie mit Hybridpost sparen?
Versandprozesse kosten mehr als Porto und Papier. Vor allem hohe Volumina binden Mitarbeiter, Fläche und Hardware. Und wer schon einmal die Ausgangspost verschiedener Kostenstellen verwaltet hat, kennt den enormen administrativen Aufwand dahinter. Mit einer Hybridpost-Lösung fallen zahlreiche zeit- und kostenintensive Faktoren der manuellen Postbearbeitung weg. Doch wo genau liegen die Hebel für das Controlling? Der direkte Vergleich zeigt es.
Hybridpost vs. physische Post – Faktoren im Vergleich
Kosten- / Prozessfaktor | Klassische physische Poststelle | Automatisierte Hybridpost-Lösung |
Portokosten | Standardporto mit eingeschränkten Rabatt-Möglichkeiten | Mindestens 25 Prozent Einsparungen durch automatisierte Portokonsolidierung und Großkundenrabatte |
Infrastruktur | Kapitalbindung durch Investitionen in Hardware und Wartungsverträge | Druck, Falzung, Kuvertierung und Frankierung erfolgen im zentralen Druckzentrum; keine Kosten für Hardware und Wartung |
Verbrauchsmaterial | Schwankende Kosten für Toner, Papier und Umschläge | Im Leistungsmodell integriert: Kosten für Druck, Papier und Umschläge sind im Gesamtmodell eingepreist; keine separate Berechnung |
Effizienz | Mehrfachsendungen aus verschiedenen Abteilungen treiben Verbrauchsmaterial- und Portokosten in die Höhe; manueller Abgleich von Empfängern ist zeitlich und wirtschaftlich ineffizient. | Automatische Konsolidierung und gebündelte Sendung aller Dokumente in einem Umschlag senken Verbrauchsmaterial- und Versandkosten |
Kostenstellenverwaltung | Die manuelle Kostenstellenverwaltung verursacht hohen administrativen Aufwand und bindet Personal | Automatisierte Zuordnung und transparente Auswertung durch digitale Erfassung; vollständiger Wegfall manuellen Aufwands |
Preissicherheit | Abhängigkeit von schwankenden Weltmarktpreisen für Papier | Zwölf Monate Preisgarantie |
Flexibilität | Feste Abhol- und Einlieferungszeiten; Abhängigkeit von Servicezeiten der Carrier und Öffnungszeiten der internen Poststelle | Orts- und zeitunabhängiger digitaler Versand |
Sowohl Unternehmen mit hohen Sendungsvolumina als auch kleine Betriebe profitieren von Hybridpost – zumal die Lösung verschiedene Leistungspakete umfasst. Auf Wunsch übernimmt das Druckzentrum etwa auch die Formatierung von Anschreiben und sorgen für rechtskonforme Dokumente. Wer lieber auf eine Basislösung setzt, übermittelt druckreife Dokumente über eine gesicherte Verbindung.
Hybridpost für maximale Effizienz und Transparenz
Die Höhe der tatsächlichen Postbearbeitungskosten bleibt in vielen Unternehmen im Dunkeln. Kein Wunder, schließlich spielen zahlreiche Faktoren in die Berechnung ein, von versteckten Ausgaben für die Flächenbelegung bis zum Verbrauchsmaterial. Hybridpost verwandelt diese variablen Aufwendungen in klar kalkulierbare Kosten, die deutlich unter den Aufwendungen für den manuellen Sendungsworkflow liegen. Möglich machen das Portorabatte für große Sendungsmengen, die Konsolidierung von Einzelbriefen, stabile Preise durch Jahresverträge und flexibel steuerbare Versandvolumina ohne zusätzlichen Personalaufwand.