Paketversand-Software für Büros und Verwaltungen

Vom Adressabgleich über die Auswahl des jeweils günstigsten Frachtführers bis zur Sendungsverfolgung: Der manuelle Versand erfordert zahlreiche Arbeitsschritte, kostet Zeit und kann kostspielig sein. Eine eigens auf die Bedürfnisse und Anforderungen von Büros und Verwaltungen zugeschnittene Paketversand-Software hingegen entlastet die Poststelle sowie das Budget und trägt zu einem reibungslosen Workflow bei. Was bringt es wirklich, Versandprozesse zu digitalisieren, von welchen Vorteilen profitieren Unternehmen?

In vielen Büros und Verwaltungen erfolgt der Paketversand nach wie vor manuell: Verpacken, den korrekten Portowert ermitteln, Adressen einfügen und validieren, den passenden, günstigsten Carrier herausfinden, das entsprechende Versandlabel heraussuchen und beschriften – der Workflow ist langwierig. Häufig übernehmen den Job Mitarbeiter zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben – was weder effizient noch effektiv ist. Dabei lässt sich der Paketversand weitgehend digitalisieren und signifikant beschleunigen: Eine webbasierte Versandsoftware macht Schluss mit dem komplexen Prozess. Sie ermöglicht es, Sendungen innerhalb von Sekunden auf den Weg zu bringen, inklusive Adressabgleich und stets mit der günstigsten Versandmethode.

Webbasierte Lösung für universellen Zugriff

Der Clou der Paketsoftware von Pitney Bowes: Das Tool ist webbasiert, erfordert somit keine komplexe Installation und lässt sich geräte- und standortunabhängig nutzen – auch im Home-Office. So versenden Remote-Mitarbeiter Pakete ebenso komfortabel wie die Belegschaft vor Ort. Die Multi-Carrier-Versandlösung für Verwaltungen und KMU speichert Gebühren und Services aller gängigen Versanddienstleister. Aktuelle Preise gelangen über automatische Updates in die Software. So ist auf einen Blick sichtbar, welcher Carrier sich für die jeweilige Sendung am besten eignet, hinsichtlich der Kosten und weiterer Leistungen wie Versicherungen oder Expressdienste.

Eine Reihe praktischer Funktionen macht die Nutzung der Versandlösung für Büros einfach und intuitiv:

Die Lösung lässt sich per Plug-and-play in bestehende Prozesse sowie CRM-, ERP und Shop-Systeme integrieren. Die Adressdaten fließen so aus der internen Datenbank in die Paketsoftware, anschließend erfolgt die Validierung. Das verhindert Rückläufer und zeitaufwendige manuelle Korrekturen.
Volle Kostenkontrolle ist dank monatlicher Abrechnung gesichert. Darüber hinaus bieten detaillierte Analyse- und Reportingfunktionen Einblicke in die Gesamtkosten und weisen auf Optimierungspotenziale hin.
Sämtliche Carrier sind über ein Interface und ein Benutzerkonto steuerbar. So ist eine optimale Übersicht über alle Gebühren und Leistungen gewährleistet.

Der Etikettendruck erfolgt auf einem zentralen Drucker, unabhängig vom gewählten Versanddienstleister.
Eine Sendungsverfolgung sorgt für Transparenz beim Versender sowie Empfänger und erhöht die Kundenzufriedenheit.

Die zentrale Verwaltung aller Paketsendungen vereinfacht nicht nur die Nachverfolgung. Auch Retouren lassen sich über die Paketsoftware von Pitney Bowes einfach und schnell bearbeiten. Automatisierte Versand- und Retourenbenachrichtigungen sowie Tracking-Links tragen einen kleinen, feinen Teil zur Zufriedenheit und zum Vertrauen von Kunden und Partnern bei – und das wirkt sich positiv auf die Geschäftsbeziehungen aus.

Skalierbares Sendungsvolumen

Die digitale Versandlösung für KMU und Verwaltungen ist auf kleines und großes Paketaufkommen vorbereitet. Sendungsvolumina können sich schließlich schnell ändern, etwa durch Umsatzzuwächse oder die Ausweitung des Produkt- und Leistungsangebots. Investitionen in ein neues Tool sind dann nicht notwendig.

Gut zu wissen: Für Großversender stellt Pitney Bowes ein eigens auf die spezifischen Anforderungen von Versand- und Logistikunternehmen zugeschnittenes Tool bereit.

Nicht zuletzt unterstützt die digitale Versandplattform die Einhaltung rechtlicher Vorgaben:

Die automatische Adressvalidierung vermeidet fehlgeleitete Sendungen. Der Verlust von Waren kann Schadenersatzforderungen nach sich ziehen, fehlgeleitete Sendungen mit sensiblen Inhalten haben unter Umständen rechtliche Konsequenzen.
Im Falle beschädigter Ware sind Versicherungsleistungen und Haftungsgrenzen des verwendeten Carriers transparent abrufbar.
Die Verarbeitung der Empfängeradressen erfolgt DSGVO-konform.

Fazit: Entlastung beim Paketversand dank Software für Büros und Verwaltungen

Eine Paketversand-Software für Büros und Verwaltungen, wie sie Pitney Bowes bietet, automatisiert und beschleunigt den Sendungs-Workflow: Das Tool entlastet die Poststelle, macht den Paketversand für jeden Mitarbeiter einfach und effizient, auch im Home-Office, und unterstützt bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben.

Ob täglich wenige oder viele Pakete Ihr Unternehmen verlassen: Erfahren Sie jetzt mehr über unsere Paketversand-Lösungen für KMU und Verwaltungen.