Postbearbeitung und Versand

Die University of Manchester erhöht die Effizienz ihrer Poststelle und automatisiert die Paketzustellung

Umstellung von der manuellen, papierbasierten Nachverfolgung auf die digitale Verfolgung von Paketen für Studenten

Kundenprofil

Größte Campus-Universität in Großbritannien mit einem Standort und 39.000 eingeschriebenen Studenten

Zentrale Lage in der Innenstadt von Manchester

Residences Directorate als Teil der Universität und Anbieter umfassender Serviceleistungen für alle Studenten der Universität

Geschäftsziele

Zeit- und Kosteneinsparung durch automatische Benachrichtigung von Studenten und Nachverfolgung von Paketen

Weniger Probleme bei der Lagerung und höhere Effizienz

Verbesserte Serviceerfahrung für Studenten in Studentenwohnheimen

Vorteile

Implementierung einer Komplettlösung

Zeitersparnis und Verringerung der zur Postbearbeitung notwendigen Mitarbeiter

Effiziente und effektive Dienstleistungen zur Erhöhung des Wohnkomforts von Studenten

Eingesetzte Technologie

SendSuite® Tracking

Ein Paket als „bereits empfangen“ zu registrieren, ist nur ein Teil des Prozesses. Viel wichtiger ist es, dass es rechtzeitig seinen Bestimmungsort erreicht und dem richtigen Empfänger zugestellt wird.

Weitere Informationen

Zusammenfassung

„Die Zeitersparnis ist beträchtlich. Es dauert jetzt lediglich 30 Sekunden, um eine Postsendung zu erfassen und den Empfänger zu benachrichtigen. Mit unserem alten, papiergestützten System dauerte das doppelt so lang. Die Zeit für die manuelle Erstellung und den Versand des Belegs zu einem Briefkasten nicht eingerechnet.“ Norma Daniels
Residences Administration Officer,
Manchester University

Als größte Campus-Universität in Großbritannien mit nur einem Standort hat die University of Manchester 39.000 eingeschriebene Studenten und 10.400 Mitarbeiter.  Als Teil der Universität bietet das Residences Directorate einen umfassenden Service für alle Studenten und ist für die Verwaltung von über 8.000 Zimmern in den universitätseigenen oder von der Universität verwalteten Studentenheimen verantwortlich.

Geschäftliche Herausforderung

Die Menge der Post- und Paketsendungen für Studenten stellte für die Verwaltung der Studentenwohnheime und auch für die Studenten, die diese Sendungen möglichst zeitnah erhalten wollten, eine immer größere Herausforderung dar.  Die Universität war auf der Suche nach einer elektronischen/digitalen Lösung, um durch die automatische Benachrichtigung und Nachverfolgung von Paketen Zeit und Kosten einzusparen, Probleme bei der Lagerung zu vermeiden und die Effizienz zu steigern sowie einen besseren Service in den Wohnheimen zu bieten.

Lösung

Die University of Manchester wandte sich an Pitney Bowes und implementierte SendSuite® Tracking, um die Prozesse für die Zustellung von Post- und Paketsendungen zu modernisieren.  Die SendSuite Tracking-Software automatisiert die Bearbeitung der Post- und Paketsendungen für die Universität und sorgt für die zuverlässige Nachverfolgung der Pakete, bis sie von den Studenten abgeholt werden. Durch Barcodelesegeräte, elektronische Signaturerfassung sowie Funktionen für die Nachverfolgung und Berichterstellung wurden die Zustellprozesse vollständig digitalisiert, um die Erwartungen der heutigen Studenten zu erfüllen. 

Vorteile

„Dank SendSuite benötigen wir weitaus weniger Lagerfläche für die Aufbewahrung von Paketen, weil die Studenten ihre Paketsendungen nach dem Erhalt einer digitalen Nachricht schneller abholen, was zur Zufriedenheit aller Beteiligten beiträgt.“ Norma Daniels
Residences Administration Officer
Manchester University

Das System ist weitaus effizienter und hat zu enormen Verbesserungen beigetragen.  Mittels Suche in der Datenbank nach Student oder Sendungsverfolgungsnummer werden Anfragen umgehend bearbeitet.  Für jede an ein Wohnheim zugestellte Sendung kann ein Bild der Unterschrift zusammen mit Datum und Uhrzeit bereitgestellt werden.

Auch die Zeitersparnisse und die Verringerung der zur Postbearbeitung notwendigen Mitarbeiter haben sich als großer Vorteil für das Verwaltungsteam erwiesen.