Sept conseils de gestion du milieu de travail

Les gestionnaires du lieu de travail sont le cœur battant du bureau, veillant à ce que tout le monde reçoive ce dont il a besoin. Mais de quoi avez-vous besoin? Quel est le secret pour que le bureau fonctionne sans accrocs? Nous avons demandé à quelques directeurs, administrateurs et vice-présidents de nous donner leurs avis.

1. Optez pour la numérisation.

Si votre personnel travaille en partie à distance, envisagez de numériser les documents pour que ces employés puissent recevoir leur courrier de manière plus pratique, plutôt que de leur demander de venir au bureau. « La numérisation est très populaire en ce moment », reconnaît un administrateur, car elle est plus respectueuse de la planète, accélère l’envoi d’informations et permet de rechercher et d’indexer instantanément ces informations. Si la numérisation devient trop fastidieuse, envisagez de faire appel à un assistant de centre de courrier numérique qui fera le travail à votre place.

2. Transmettez les connaissances.

« Il n’y a pas de manuel sur le travail des chefs de bureau. Tout est dans notre tête, et nous devons vraiment faire partager cette expérience avec chaque personne qui se joint à l’équipe », explique un autre directeur. « Si j’ai appris quelque chose, j’essaie de le dire à quelqu’un pour qu’il puisse tirer le meilleur parti de cette expérience. » Transmettez ces connaissances, qu’il s’agisse de savoir comment réparer la machine à expresso qui ne fonctionne pas bien ou comment comparer facilement les tarifs des principaux transporteurs avant d’envoyer un colis.

3. Incluez les coéquipiers hors site.

La satisfaction des employés sur place et des visiteurs est naturellement une priorité, mais les chefs des activités de haut niveau n’oublient pas non plus les membres de l’équipe à distance. Si le budget le permet, essayez d’expédier périodiquement de petits cadeaux aux employés éloignés, comme des objets d’artisanat, des fournitures de bureau, des en-cas, tout ce qui peut leur faire plaisir. « Les gens adorent recevoir quelque chose, et, ainsi, je peux leur donner le sourire », explique un chef. Veillez à mettre en place une solution d’expédition solide pour faciliter les choses lorsque les volumes d’expédition augmentent.

4. Recadrez la situation.

Supposons que le système audiovisuel souhaité par votre bureau soit en rupture de stock pendant huit mois. « Il s’agit de définir les attentes », explique un directeur. « Vous pouvez dire aux gens “Nous sommes très enthousiastes parce que dans huit mois, nous aurons une toute nouvelle façon de diffuser une réunion!” » Même si la situation n’est pas idéale, il peut être utile d’utiliser une bonne communication et de formuler les problèmes de manière positive.

5. Apprenez à déléguer.

Veillez à prendre soin de vous lorsque la pression commence à monter. « Apprenez la respiration carrée », conseille un directeur. « C’est tout ce que l’on peut faire parfois. Si vous pouvez déléguer, faites-le autant que possible. Établissez des priorités et faites preuve de grâce et de patience envers vous-même. » N’oubliez pas que vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Réfléchissez aux moyens d’alléger la charge de travail des autres, comme l’utilisation d’un outil de réservation en libre-service pour automatiser les réservations de salles de conférence ou d’une solution d’expédition infonuagique pour que les employés puissent gérer leurs propres colis.

6. Donnez plus de pouvoir aux autres.

C’est un scénario courant. « Beaucoup de gens arrivent au bureau et pensent qu’ils peuvent obtenir de l’aide en matière de TI immédiatement », explique un chef. « Mais nous avons déjà une file d’attente de personnes qui ont soumis leurs demandes et qui attendent leur tour. On ne peut pas passer devant les autres. » Essayez de faire des rappels périodiques sur les outils d’auto-assistance pour résoudre les problèmes simples, comme la réinitialisation des mots de passe. Cela peut aider les employés à résoudre leurs problèmes et permettre au personnel de TI de se concentrer sur des tâches plus importantes.

7. Trouvez des solutions éprouvées.

L’exploration de nouveaux outils et solutions de bureau peut vous aider à découvrir des procédés efficaces (petits et grands) qui vous aideront à gérer votre lieu de travail comme une machine bien huilée. Par exemple, si la saisie manuelle des données pour les livraisons au bureau est devenue fastidieuse, un outil complet de suivi des colis doté d’une fonction de lecture des codes à barres peut éliminer cette corvée. Ou encore, si votre réception est envahie de colis qui attendent d’être ramassés, un système de cases intelligentes pourrait libérer de l’espace et permettre aux employés à distance d’y accéder en libre-service. De tels changements peuvent avoir un effet positif considérable.
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