Die 360-Grad-Wende

Noch immer setzen zahlreiche Unternehmen für die Versandverarbeitung auf mit der Zeit gewachsene Einzellösungen. Eine Software ist für die Adressverwaltung zuständig, eine andere für den Paketversand oder die digitale Frankierung. Im Arbeitsalltag verursacht eine Sammlung separater Tools jedoch häufig einen hohen Aufwand, verlängert Versandprozesse und erhöht die Fehlerquote. Pitney Bowes setzt mit der 360-Grad-Plattform auf einen integrierten Ansatz, um Versandprozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Wie das konkret gelingt und wo die Plattform im Vergleich zu Einzelanwendungen die Nase vorn hat, erläutert Tanja Niebling, Product Manager Digital Solutions bei Pitney Bowes.

Was ist der Kern der 360-Grad-Plattform?

Tanja Niebling: Der Kern der 360-Grad-Plattform ist die durchgängige Vernetzung aller relevanten Prozesse rund um Versand, Empfang, Nachverfolgung und Dokumentation. Ziel ist es, Informationen nicht mehr in separaten Einzellösungen zu verwalten, sondern in einem gemeinsamen System zusammenzuführen und für alle Beteiligten nutzbar zu machen. Viele Unternehmen arbeiten heute mit unterschiedlichen Lösungen für Versand, Posteingang, Paketempfang oder Reporting. Dadurch entstehen Medienbrüche, doppelte Datenpflege und fehlende Transparenz. Eine integrierte Plattform schafft hier durchgängige Prozesse, eine gemeinsame Datenbasis und einen zentralen Überblick über den gesamten Sendungslebenszyklus.

Eine zentrale Plattform für verschiedene Versandaufgaben – warum ist das besser als Einzellösungen?

Niebling: Einzellösungen lösen oft sehr spezifische Probleme, stoßen aber schnell an Grenzen, sobald Prozesse über mehrere Abteilungen oder Standorte hinweg betrachtet werden. Eine zentrale Plattform bietet den Vorteil, dass Daten nur einmal erfasst werden und anschließend in verschiedenen Prozessen genutzt werden können. Das reduziert Fehler, erhöht die Transparenz und vereinfacht die Administration erheblich. Hinzu kommt, dass Unternehmen nicht mehrere unterschiedliche Systeme betreiben, schulen und pflegen müssen. Das senkt langfristig den Aufwand und verbessert die Skalierbarkeit.

Wie funktioniert das Zusammenspiel in der Praxis? Können Sie einen typischen Prozess beschreiben, bei dem mehrere Lösungen ineinandergreifen?

Niebling: Ein typisches Beispiel ist der Weg einer Sendung durch ein Unternehmen. Der Prozess beginnt häufig bereits bei der Versandvorbereitung: Mitarbeitende erstellen Sendungen, wählen den passenden Versanddienstleister aus und erhalten Transparenz über Kosten, Status und Laufzeiten. Trifft eine Sendung im Unternehmen ein, wird sie digital erfasst. Dabei wird dokumentiert, wann sie angekommen ist, für wen sie bestimmt ist und wo sie sich aktuell befindet. Die interne Weiterleitung ist anschließend transparent nachverfolgbar.

Nutzt das Unternehmen zusätzlich digitale Abholstationen, lässt sich die Sendung dort sicher hinterlegen. Der Empfänger wird automatisch benachrichtigt und kann die Sendung flexibel abholen. Auch dieser Schritt wird dokumentiert. Die dabei entstehenden Daten werden zentral ausgewertet: Unternehmen erhalten Einblicke in Sendungsvolumen, Laufzeiten, Auslastungen, Servicequalität und Kostenstrukturen. Dadurch lassen sich nicht nur einzelne Sendungen verfolgen, sondern gesamte Prozesse analysieren und kontinuierlich verbessern.

Aus einzelnen Arbeitsschritten wird also ein strukturierter Workflow?

Niebling: Ja und genau das ist der Mehrwert einer 360-Grad-Plattform: Versand, Empfang, interne Verteilung, Nachverfolgung und Analyse greifen nahtlos ineinander. Statt isolierter Einzellösungen entsteht ein durchgängiger Prozess mit einer gemeinsamen Datenbasis und voller Transparenz über den gesamten Lebenszyklus einer Sendung.

Wie lassen sich Versandprozesse im Unternehmen dadurch konkret optimieren – zum Beispiel der beschriebene Eingang einer Sendung, die interne Weiterleitung bis zum Empfang und zur Dokumentation?

Niebling: Der größte Vorteil liegt in der durchgängigen Transparenz. Unternehmen wissen jederzeit, wo sich eine Sendung befindet, wer sie bearbeitet hat, wann sie angekommen ist, wann sie zugestellt wurde und ob ein Nachweis vorliegt. Das reduziert Suchaufwände, macht manuelle Listen überflüssig und sorgt für eine deutlich schnellere Beantwortung von Rückfragen. Gerade in größeren Organisationen mit mehreren Standorten kann das zu erheblichen Zeitersparnissen und einer höheren Prozessqualität führen.

Was bringt diese lückenlose Rückverfolgbarkeit für die Prozessoptimierung?

Niebling: Dadurch entsteht ein durchgängiger Datenbestand über alle Prozessschritte hinweg. Unternehmen verfolgen nicht nur einzelne Sendungen, sie erkennen auch Entwicklungen und Trends, identifizieren Engpässe und treffen Entscheidungen auf Basis belastbarer Daten anstatt auf Basis von Annahmen.

Thema Flexibilität: Kann ein Unternehmen mit einem Modul starten und später weitere ergänzen? Wie sieht ein solches Upgrade in der Praxis aus?

Niebling: Genau das ist einer der großen Vorteile eines Plattformansatzes. Viele Kunden starten zunächst mit einem konkreten Anwendungsfall, beispielsweise dem Versandmanagement oder der digitalen Paketannahme. Entstehen später weitere Anforderungen, können zusätzliche Module ergänzt werden, ohne eine komplett neue Systemlandschaft aufbauen zu müssen. In der Praxis sehen wir häufig, dass Unternehmen mit einer Lösung beginnen und anschließend Bereiche wie Empfang, Analytics oder Locker-Lösungen integrieren. Wächst das Unternehmen, kommen neue Standorte hinzu oder ändern sich regulatorische Anforderungen, wächst die Plattform einfach mit, ohne komplett neue Systeme einführen zu müssen.

Lassen sich auch bestehende Systeme, wie etwa ERP-, Warenwirtschafts- oder Dokumentenmanagementsysteme, mit der Plattform verbinden – und welchen konkreten Nutzen hat diese Anbindung?

Niebling: Ja, die Integration bestehender Systeme ist für viele Unternehmen sogar ein zentraler Erfolgsfaktor. Durch die Anbindung von ERP-, Warenwirtschafts- oder Dokumentenmanagementsystemen können relevante Daten automatisch übernommen werden. Das vermeidet doppelte Dateneingaben und reduziert Fehlerquellen.

Gleichzeitig erhalten Unternehmen einen durchgängigen Informationsfluss zwischen ihren bestehenden Geschäftsanwendungen und den Versand- beziehungsweise Empfangsprozessen. Der Effekt: mehr Effizienz und eine bessere Datenqualität.

Für welche Unternehmensgrößen und -strukturen lohnt sich die Plattform besonders – und in welchen Fällen kann eine Einzellösung die bessere Wahl sein?

Niebling: Je komplexer die Prozesse werden, desto größer ist der Nutzen einer Plattform.

Besonders profitieren Unternehmen mit mehreren Standorten, hohen Sendungsvolumina oder verschiedenen beteiligten Abteilungen. Dort entstehen die größten Effizienzgewinne durch Standardisierung und Transparenz. Eine Einzellösung kann dagegen sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen lediglich einen sehr klar abgegrenzten Anwendungsfall lösen möchte und keine Erweiterungsperspektive sieht. Für viele Organisationen entwickelt sich jedoch früher oder später der Wunsch nach einer stärkeren Integration der Prozesse.

Wo bemerken Mitarbeiter die Veränderung im Arbeitsalltag besonders?

Niebling: Vor allem dort, wo zuvor manuelle Arbeitsschritte notwendig waren. Mitarbeiter müssen weniger nach Sendungen suchen, weniger Daten mehrfach eingeben und erhalten schneller Zugriff auf alle relevanten Informationen. Viele Prozesse laufen automatisiert im Hintergrund ab. Das spart Zeit und führt oft auch zu einer höheren Zufriedenheit, weil wiederkehrende Routineaufgaben reduziert werden.

Wo lauern Herausforderungen? Was sind typische Stolpersteine bei der Einführung der 360-Grad-Plattform?

Niebling: Die Technologie ist selten die größte Herausforderung. Entscheidend ist vielmehr, bestehende Prozesse kritisch zu hinterfragen und die beteiligten Mitarbeiter frühzeitig mitzunehmen. Wer lediglich bestehende Abläufe digitalisiert, ohne sie zu optimieren, schöpft das Potenzial einer Plattform nicht vollständig aus. Erfolgreiche Projekte zeichnen sich meist dadurch aus, dass klare Ziele definiert werden, die Fachbereiche eingebunden sind und die Einführung schrittweise erfolgt.

Gibt es ein Kundenprojekt, bei dem Sie selbst überrascht waren, welchen Nutzen die 360-Grad-Plattform gebracht hat?

Niebling: Besonders beeindruckend finde ich Projekte, bei denen Unternehmen ursprünglich nur einen einzelnen Prozess verbessern wollten und anschließend deutlich weitergehende Mehrwerte erzielt haben. In einem Fall stand zunächst die Transparenz im Paketempfang im Vordergrund. Nach der Einführung stellte das Unternehmen jedoch fest, dass durch die gewonnenen Daten auch Optimierungspotenziale in anderen Bereichen sichtbar wurden, beispielsweise bei internen Laufwegen, Zustellzeiten und der Ressourcenauslastung. Das zeigt sehr gut, dass eine Plattform nicht nur einzelne Prozesse unterstützt, sondern häufig neue Erkenntnisse liefert, die zuvor gar nicht sichtbar waren. Genau darin liegt aus meiner Sicht einer der größten strategischen Vorteile eines integrierten Ansatzes.