Lückenlos verfolgt, effizient ausgeliefert

Wo ist die zeitkritische Paketsendung? Wer hat die dringend benötigten Ersatzteile entgegengenommen? In welche Abteilung gehören die Produktmuster? Zustellprozesse können in Unternehmen Zeit und Ressourcen beanspruchen. Ohne eine digitale Paketverwaltung wächst die Gefahr verspäteter oder fehlgeleiteter Sendungen – mit teils fatalen Folgen für den Betriebsablauf. Spezialisierte interne Tracking-Lösungen verfolgen Lieferungen über die gesamte Organisation hinweg, auch standortübergreifend.

Reibungslose Verteilung für effiziente Workflows

Paketstapel in der Poststelle und verschollene Lieferungen haben in einem effizienten Betriebsablauf nichts verloren. Und doch geschieht genau das in vielen Unternehmen. Die Crux: Die Sendungsverfolgung der Carrier reicht in der Regel nur bis zur Auslieferung an das Unternehmen, nicht jedoch bis zum tatsächlichen Empfänger. Vor allem in großen Betrieben mit verschiedenen Abteilungen und Standorten lässt sich somit nicht immer nachvollziehen, wo sich eine Post- oder Paketsendung genau befindet. Arbeiten Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder zeitweise im Homeoffice, verschärft sich das Problem: Pakete gehen verloren oder erreichen den Empfänger verspätet.

Die möglichen Folgen: Verzögerungen im Betriebsablauf und in der Produktion, stockende Lieferketten und ein Vertrauensverlust seitens Kunden und Partnern. Eine Software, die Zustellungen vom Eingang im Unternehmen bis zur Entgegennahme durch den Empfänger protokolliert, schafft Transparenz, erhöht die Sicherheit und wahrt das Postgeheimnis. Lösungen wie PitneyTrack verfolgen Sendungen über mehrere Standorte innerhalb einer Organisation hinweg.

Maximale Transparenz dank internem Tracking

So lässt sich auf einen Blick erkennen, wann dringend benötigte Teile in der entsprechenden Abteilung eingehen und wann sie an die zuständige Person übergeben wurden. Das funktioniert auch über verteilte Geschäftsstellen – etwa, wenn sich die Produktion an einer anderen Niederlassung befindet als das Backoffice.

Die zentrale Paketverwaltung umfasst die Erstellung individueller Lieferwege für einzelne Standorte. Das beschleunigt den Sendungsfluss und erhöht die Effizienz. Der Zeitpunkt der Übergabe an den Empfänger wird protokolliert und lässt sich zentral überwachen. Optional können über die mobile App Fotonachweise erstellt werden.

Eine Kombination mit den digitalen Paketstationen PitneyLockers optimiert den Sendungs-Workflow weiter. Die zentrale Plattform überwacht den Weg der Pakete auf dem Postweg und im Unternehmen. Auch die Einlieferung in die Paketbox und die Abholung durch den Empfänger lassen sich lückenlos und nachweisbar dokumentieren. Die Voraussetzung für die Rückverfolgung ist ein Etikett mit Barcode. Fehlende oder nicht standardisierte Barcodes können nach dem Eintreffen der Sendung hinzugefügt oder angepasst werden.

Skalierbare Lösung für individuelle Workflows

PitneyTrack ist skalierbar, sprich, Betriebe wählen die für sie optimalen Funktionen aus. Konzerne und Großunternehmen können im Vorfeld individuelle Sendungs-Worflows bestimmen, wie etwa interne Verteilungswege oder automatische Benachrichtungs- und Erinnerungsfunktionen. Statusmeldungen über eingehende oder übergebene Sendungen lassen sich ebenfalls individuell definieren, abhängig vom jeweiligen Standort oder dem Nutzerstatus.

Die Funktionen von PitneyTrack für die unternehmensweite, standortübergreifende Paketverfolgung:

• Individuelle Barcode-Erstellung
• Dekodierung nicht standardisierter Carrier-Barcodes für die reibungslose interne Weiterleitung
• Nutzer- und standortspezifische Benachrichtigungen
• individuelle Konfigurationen für einzelne Niederlassungen
• Unterstützung mehrerer, standortbezogener Adressbücher
• automatische Weiterleitung von Statusmeldungen an definierte Empfänger
• Registrierung alternativer Empfängernamen
• Routenverwaltung für die Planung und Überwachung der Zustellprozesse

Kommt PitneyTrack im Unternehmen zum Einsatz, lässt sich der Sendungsverlauf lückenlos dokumentieren und darstellen. Die Anzahl der eingegangenen Lieferungen, der Zustellungen und Zustellversuche, der Zeitpunkt Übergaben an die PitneyLockers sowie der Abholung sind auf einen Blick sichtbar. Die transparente Darstellung ermöglicht es, Engpässe in der Zustellung oder eine Zunahme nicht abgeholter Sendungen zu erkennen und Abhilfe zu schaffen.

Auch die Sicherheit erhöht sich. Dokumentierte Übergaben und Fotonachweise machen es leicht, die Zustellung an eine bestimmte Person zu beweisen. PitneyTrack erlaubt zudem die Identitätsprüfung über Mitarbeiterausweise.