後納郵便に出すタイミングに間に合わない! そんな時の郵便物対処法。

後納郵便に出すタイミングに間に合わない! そんな時の郵便物対処法。

 

【後納郵便に代わる選択肢とは】

業務が少し落ち着きを見せ始めるいつもの夕方、郵便が間に合わないと慌てた経験はありませんか?
向かった郵便局窓口では長い列。一方で、社内では後納郵便に間に合わず、郵便料金を調べながら、一通一通に切手を貼り付けることも。定期的におこるこの事態にため息をつく管理職の方もいらっしゃるのではないでしょうか。このコラムではそんな職場の課題解決法として、郵便物発送を劇的に効率化する『料金計器別納』をご紹介します。

 

【便利なはずが、いつの間にか負担に】

世の中のデジタル化が進んでも、印刷物や郵便物は変わらず必要とされています。特にビジネスの世界ではまとまった数の郵便物を発送することがまだまだ沢山あるため、後納郵便を利用される郵便担当の方も多いのではないでしょうか。企業の郵送業務では採用されがちなこのサービス、現場のリアルな声を聞くと、郵便局の営業時間に間に合わせるために、本来の業務よりそちらが優先になってしまうことも少なくありません。また、切手から解放されるはずが、締め切り時間に間に合わなかった分は切手で対応しなければならず、結局は後納郵便と切手の両方で対応。その結果、経費処理などでかえって手間が倍増することに…。効率的に業務できるように取り入れたはずの後納郵便が、どうしてこんなことになるのでしょうか。

 

【後納郵便と料金計器別納の違い】

そもそも後納郵便には、仕組み上どうしても非効率になってしまう部分が存在します。たとえば、後納郵便物等差出表を作成した上で、郵便窓口へ持ち込んで提出するといった点です。こうした課題を解消するためにご紹介したいのが『料金計器別納』です。このサービスは、日本郵便の指定する“料金計器”で料金額を郵便物に印字し、そのままポストへ投函できるというもの。後納郵便と同じ「郵便料金後払い」ですが、封筒に『後納郵便』と記載する必要がありません。また、郵便料金を自動で計算できるため、窓口での差し出しに間に合わなかった郵便物も簡単に金額算出ができます。さらに、任意の金額を設定できるので何種類も切手を在庫しておく必要がなく、いつでもポストへ投函可能。郵便差出のための待ち時間も発生しません。

 

【部門別の集計や経費管理も可能】

「コスパ」や「タイパ」といった言葉に象徴されるように、現代社会では効率を求められる場面がますます増えています。企業の管理職にとっても、時間とコストは大きなリソースのひとつ。にもかかわらず、郵便物についてはどの部署が毎日どれくらい発送しているのか、さらには、そこにどれくらいの手間ひまがかかっているのか、しっかりと把握するのはなかなか困難なのが実情です。こうした場面でも活躍するのが郵便料金計器です。あらかじめ部門などを登録しておけば、自動的に部門別の集計ができるため、部門別の経費管理も簡単にできます。

いかがでしょう。後納郵便が、実はさまざまな確認作業を必要とし、かなりの手間暇がかかっているものだということがお分かりいただけたのではないでしょうか。この複雑さは、ある程度の経験がなければかなりの時間と労力を割くことになるかもしれません。また、郵便料金が本当に正確に算出できているか、不安になる人もいらっしゃるかと思います。加えて、経費管理のために、部署ごとに経費を振り分ける必要がある会社も少なくありません。郵便重量や種別とは別に、部署ごとの種別・通数・⾦額も管理するとなると、もう気が遠くなるようなお話。総務のあの人の苦労が偲ばれます…。しかし、こうしたさまざまな問題を一気に解決してくれる郵便サービスがあるのをご存知でしょうか。それは『料金計器別納』です。

 

【料金計器別納のメリット】

ここまでの内容を踏まえ、『料金計器別納』を導入した場合のメリットを列記してみましょう。

 

  1. 郵便料金を自動で計算

    郵便物をはかりに置くだけで料金を算出。書留などの特殊料金に対応可能な機種もあります。
  2. 切手の代わりに料金を印字

    日本郵便が認める印影を特殊インクで封筒に直接印字するため、切手管理が不要になります。
  3. 郵便料金を部門別に集計可能

    部門ごとの発送件数や金額のデータを自動的に収集するため、経費・会計の管理に役立ちます。
  4. そのままポストへ投函できる

    印字した郵便物は最寄りのポストに投函可能。24時間いつでも好きな時に発送できます。
  5. 郵便料金の支払いは後払い

    郵便料金は使った分だけを月末に後納支払い。最寄りの郵便局に月一度行くだけで済みます。
  6. 目に見えないコストも削減

    従業員の方が郵便窓口に持ち込んだり、列に並んだり、差出票を作成したりする手間が省けます。
  7. 印字機能で付加価値をプラス

    書留など、ハンコや手書きしていた文字をオリジナルで印字可能。広告的な表示にも活用できます。

 

【「自分には関係ない」と思い込んでいる方にも】

とあるクリニックでは、毎日発送する郵便物が100通近い数になり、それらすべてに切手を貼って投函していました。郵便物の重さを計り、切手を貼る。定形と定形外があり、急ぎの場合には速達で送ることもあるため、料金はまちまち。切手が曲がったり破れたりすることもしょっちゅうで、地味ながらも神経を使うこの作業は大きな負担になっていました。そこで『料金計器別納』を導入したところ、状況は一変。「とにかく楽になった」「切手を買いに行く手間も、管理する煩わしさもなくなり、毎日の作業時間も大幅に短くなりました」と喜びの声が届きました。発送業務を担当していたスタッフの方々が本業に集中できるようになったのは言うまでもありません。

 

【今回のまとめ】

切手を貼らずにそのまま郵便物として送ることができる『料金計器別納』は、好きなタイミングで発送作業ができます。後納郵便に必要な後納差出票も作成不要です。また、部課別の集計や月毎の料金一括後払いなど、経営や管理をする方にも多くのメリットがあることがわかります。さらに、切手の購入や管理が不要になる点も見逃せません。切手のような小口現金の管理は企業のコンプライアンスにかかわる業務であり、そこにかかる人件費などを考慮すると実はかなりのコストがかかっています。こうしたコストやリスクを削減できるという点でも、『料金計器別納』を導入するメリットは大きいでしょう。郵送に関する業務の効率が飛躍的に向上する郵便料金計器。少しでも気になった方は、ぜひ一度お問い合わせください。

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

1920年に設立された米国企業〈ピツニーボウズ〉は、『郵便料金計器』を開発した会社として知られ、その導入実績は世界200万社以上。国内外のシェアもNo.1を誇っています。

 

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------