郵便料金計器｜お客様インタビュー　ユニファ株式会社様

毎日の郵便局への持ち込み業務に追われることがなくなり、ゆとりが生まれました

お客様の概要

ユニファ株式会社

事業内容：

保育施設向け総合I C Tサービス「ルクミー」の企画、開発、販売、運営。

「スマート保育園・スマート幼稚園・スマートこども園」構想の推進・展開。

AIやIoT等を用いた保育関連テクノロジーの研究開発。

郵便物の種類とボリュームは？

月によっても違いますが、月におよそ200通。請求書が130通くらいで、ほかには取引先にカタログなどを送っています。

どんなお手間がかかっていましたか？

以前はほぼ毎日、後納郵便の差出票を作成して、郵便局に持ち込んでいました。差出票を作成するには郵便物を重量・種別ごとの仕分けが必要で、間違いがあると窓口で訂正を求められます。また、差出票作成とは別に、郵便料金の計算のために部署や勘定科目ごとの集計も必要です。
郵便局への持ち込みは締切があるので、時間との戦いです。毎日1時間ほど前にアラームをかけて自分の仕事の手を止めて対応していましたが、もう少し待って！と言われて、時間ギリギリに走って行くことも･･･。郵便局は近所とはいえ雨の日もあるし、その時間は窓口も混むので、待ち時間も･･･。
郵便局に持ち込むときは、差出票とゆうびんビズカードと、印鑑を持参する必要があります。印鑑を忘れるとサインじゃダメなので、会社に取りに戻ったこともありました。
対応するのは総務人事部。以前は交代制でしたが人が減って、ほぼ毎日私が行くことに･･･毎日夕方の時間帯はほかの仕事ができず、かなりの負担でした。

「料金計器別納」に切り替え後の効果は？

「郵便局に持ち込まなくていい郵便物に関しては、郵便料金計器を使えば皆さんでポストに投函できますので、ご協力お願いします」と社内にアナウンスしたら、自分で投函してくださる方がすごく増えました。特に急ぎの請求書などは、営業の方がご自身で出がけに投函してくれています。
簡易書留や特定記録などは郵便局に持ち込む必要があるので、一応、水曜と金曜は人事総務部が取りまとめて郵便局へ行く日にしていますが、実質的に週に1度くらいの頻度です。毎日の負担がなくなり、ものすごく楽になりました。
操作も簡単で、1度使うと皆さんすぐにマスターしてくれます。特に、重さの違う郵便をいっぺんにスケールのとこに合わせて1枚ずつ差し込んでいくと、違った重さもちゃんと正しい金額で印字してくれる「ディファレンシャルウェイング機能」が便利だと好評です。1通ずつ載せて測るのは意外と手間なので。

切り替えを検討中の方に一言！

料金計器別納に切り替えることで、我々利用者だけでなく、郵便局の方々も業務が効率化して、負荷が軽減すると思います。労働人口が減少し、人手不足が大きな課題となっている今、この仕組みがもっと普及したらいいなと思っています。