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発送と郵便業務

封入にかかる手間が大幅に減ったので、部署全体の業務が効率化されました。

ふるさと納税の書類封入作業の効率化と精度向上の両方を実現し、高い信頼性を獲得

お客様の概要

甲州市役所

事業内容:山梨県北東部に位置する甲州市の市役所

ビジネス目標

申込件数が急増した「ふるさと納税」に伴う関連文書の発送業務を効率化し、空いた時間を他の業務に割り当てられるようにすること

 

導入効果

一日以上かかっていた封入作業を一時間程度に短縮

部署全体の業務を効率化

書類の入れ間違えなどのミスを排除

 

 

 

概要

「封入にかかる手間が大幅に減ったので、空いた時間を他の業務へと振り分けることが可能になり、部署全体の業務が効率化されました。」 飯島様
政策秘書課
甲州市役所

急増する「ふるさと納税」関連文書の発送作業に対応するため、封入封かん機を導入

甲州ワインや果物王国としても有名な甲州市は、「ふるさと納税」制度に早くから取り組んできた自治体ですが、近年申込み件数が急増し、これに伴う関連文書の発送作業の増大に頭を悩ませていました。同氏はこの課題に対処するため、ピツニーボウズの封入封かん機「Relay 6000インサーター」の導入を決定。既存システムとの高い親和性により、初日からスムーズな利用が可能に。作業時間が大幅に短縮され、空いた時間を他の業務に割り当てできるようになったため、部署全体の業務効率化が実現。同部署の成功を他部門にも展開すべく、積極的な働きかけをおこなっています。

ビジネスニーズ

確定申告なしに控除が受けられる「ふるさと納税ワンストップ特例制度」がスタートして該当者への書類発送業務が急増し、「ただでさえ現場に無理を強いているのに、さらに手間が増えることになるわけで、どやって乗り切ればいいのかと頭を抱えていました。」

導入製品

Relay™ 6000

最も重要な郵便が、正確に時間通りに処理されていることを保証するRelay™インサーター(ファイルコントロール)を、是非ご利用ください。

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導入効果

「ピツニーボウズの封入封かん機は処理速度が圧倒的な上、既存のふるさと納税システムとも連携可能です。これなら業務も大幅に効率化できると思いました。」 飯島様
政策秘書課

封入封かん機の導入後のメリット

「封入にかかる手間が大幅に減ったので、空いた時間を他の業務へと振り分けることが可能になり、部署全体の業務が効率化されました。」

導入による時間以外のメリット

・現場担当者の精神的な負担を軽減
「同じような作業を延々と続ける必要もないので、精神的な負担が減ったのも大きいですね。期待通りの効果が出ていると思います。」

・作業の精度向上
「以前は手作業で行っていたため、封入とは別の人間が確認を行っていましたが、今ではそうした必要もなくなりました。信頼性もより高まったと思います。」

今後の展開について

「他部署もこれまでは業務の外部委託やパートの増員で対応していたケースが少なくないので、Relay 6000インサーターの活用により、内製化や効率化が実現できるのではないかと考えています。また、市役所では部署ごとに書類の発送のピークが異なるので、一年を通して高い使用頻度を保つことで、費用対効果をさらに高めていきたいですね。」

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