Die Potenziale einer flexiblen Paketversand-Software

Es kann so einfach sein: Sind Versandkosten, -dauer und der aktuelle Status aller Paketsendungen auf einen Blick sichtbar, werden auch Einspar- und Verbesserungsmöglichkeiten deutlich. Eine Paketversand-Software mit umfangreichen Tracking- und Reporting-Funktionen bildet die Basis für die Optimierung des Sendungs-Workflows und erschließt konkrete Sparpotenziale.

Herausforderung Versandprozess

Der Paketversand kann Unternehmen viel Geld kosten – insbesondere, wenn Versandprozesse auf nur einen Dienstleister ausgerichtet sind oder auf Tracking-Funktionen verzichtet wird. Komplexe Tarifstrukturen und hohe Anforderungen der Empfänger an eine schnelle, transparente und zuverlässige Zustellung machen den Prozess zur Herausforderung. Wie viele Pakete verlassen täglich das Unternehmen? Wann treffen sie beim Empfänger ein? Welche Kosten entstehen – und wie lassen sie sich senken? Wer Antworten auf drängende Fragen wie diese hat, schafft die Grundlage für nachhaltige Kostensenkungen und eine straffe Versandorganisation.

Mit einer flexiblen Paketversand-Software die Übersicht behalten

Einen umfassenden Überblick liefert eine auf die individuellen Bedürfnisse angepasste Paketversand-Software. Die Lösung von Pitney Bowes ermöglichen volle Transparenz über den gesamten Sendungs-Workflow: von der flexiblen Auswahl des Frachtdienstleisters über automatisierte Adressprüfungen bis zum Echtzeit-Tracking. Die Lösung ist sowohl für Einzelstandorte als auch für mehrere Abteilungen und Niederlassungen ausgelegt. So bietet sie sich für kleine Unternehmen ebenso an wie für Konzerne.

Benutzer und Standorte lassen sich flexibel anlegen, hinzufügen und verändern. Analysen und Berichte werden standort- und abteilungsspezifisch erstellt und liefern relevante Kennzahlen wie das tägliche Sendungsvolumen, die Höhe der Versandkosten für verschiedene Sendungsarten und die exakten Lieferzeiten. Die Analyse- und Reporting-Informationen bilden die Grundlage für eine gezielte Prozessoptimierung:

Schwachstellen im Versandprozess kommen auf den Prüfstand – beispielsweise eine Häufung von Rückläufern, die Kosten und Aufwand verursachen.
Die Lieferzeiten und Serviceleistungen einzelner Versanddienstleister lassen sich objektiv vergleichen.
Die Kosten einzelner Sendungsarten, Versanddienstleister, Abteilungen und Standorte werden klar aufgeschlüsselt.

Transparente Kosten sind der erste Schritt zu Einsparungen. Die Paketversand-Software von Pitney Bowes ordnet Ausgaben verschiedenen Kostenstellen zu und ermöglicht damit einen aktuellen Überblick über die Aufwendungen je Abteilung, Standort und Versandanbieter. Mit Funktionen wie einer Ausgabenobergrenze kann zielgerichtet gegen erhöhte Kosten gesteuert werden: Ist das definierte Budget erreicht, lassen sich keine Etiketten mehr erstellen. Benutzerdefinierte Berichte, etwa sortiert nach Geschäftsbereichen oder definierten Kennzahlen, ergänzen die Analysen. Erfasst werden sämtliche Kosten einer Sendung, einschließlich Zusatzgebühren, etwa für Sperr- oder Gefahrgut.

Sicherheit und Zugriffskontrolle

Die Software ist cloudbasiert, erfordert somit keine Installation im internen Netzwerk. Das macht die Lösung flexibel von jedem Standort aus nutzbar – auch von Beschäftigten im Home-Office oder für Außendienstler. Über eine zentrale Benutzerverwaltung erfolgt eine individuelle Rechtevergabe: Nach Änderungen in der Teamstruktur lassen sich Rechte direkt über die Benutzeroberfläche entziehen und neu vergeben. So ist ein nahtloser Übergang möglich. Neue Mitarbeiter können direkt mit dem Tool arbeiten, ohne Verzögerungen im Versandprozess.

Versanddaten, wie Adressen, Kundennummern, Sendungsarten, Lieferscheine und Rechnungen, werden verschlüsselt übertragen und gespeichert. Das gilt auch für Zugangsdaten. Plus: Mitarbeiter können einen Single-Sign-on nutzen, sprich, sie loggen sich über eine zentrale Nutzerkennung ein. SAML (Security Assertion Markup Language) stellt sicher, dass die Authentifizierung durch einen zuverlässigen Identitätsanbieter erfolgt. Der Single-Sign-on reduziert die Gefahr von Phishing, vergessenen oder potenziell unsicheren Anmeldedaten.

Im Sinne einer sicheren Zustellung erfasst die Software Unterschriften als Liefernachweis. So lässt sich jederzeit einsehen, wann eine Sendung entgegengenommen wurde. Unberechtigte Reklamationen über nicht zugestellte Pakete lassen sich so ohne großen Aufwand abwehren. Die Signatur kann zudem als Beweis dienen, dass eine vertraglich vereinbarte Lieferpflicht erfüllt wurde.

Den Überblick behalten & Versandprozesse optimieren

Versanddaten strukturiert zu analysieren, eröffnet Chancen, den gesamten Sendungs-Workflow zu straffen. Eine flexible Paketversand-Software sorgt dabei für volle Transparenz über Kosten, Abläufe und die Zuverlässigkeit der Zustellung. Damit bildet sie eine Grundlage für messbare Einsparungen.