Volle Kontrolle: Effizienz- und Sicherheitsplus mit interner Sendungsverfolgung

Eine Tracking-Software für die interne Sendungsverfolgung optimiert den Workflow innerhalb der Organisation bis ins Detail.
Jörg Geulen Business Champion Pitney Bowes
05/12/2025 Tracking

Während Echtzeit-Sendungsverfolgungen des Versandwegs mittlerweile üblich sind, endet die Kontrolle über den Verbleib von Paketen und Co. meist an der Unternehmenspforte. Die Auslieferung an den Empfang oder die Poststelle wird zwar dokumentiert, doch was danach mit der Lieferung geschieht, bleibt häufig im Dunkeln. Gehen Sendungen intern verloren oder treffen verspätet ein, kann das Arbeitsabläufe verzögern und letztendlich viel Geld kosten. Eine Tracking-Software für die interne Sendungsverfolgung optimiert den Workflow innerhalb der Organisation bis ins Detail.

Steigendes Paketaufkommen, steigende Risiken

Ob im E-Commerce, in der Produktion oder der Logistik, Paketsendungen sind in vielen Branchen und Unternehmen fester Bestandteil des Tagesgeschäfts. Ein pünktlicher Eingang ist häufig geschäftsentscheidend, zum Beispiel, wenn Ersatzteile für die Produktion oder Werbematerialien für Messen pünktlich eintreffen müssen. Kommt es zu Verzögerungen, weil Sendungen verspätet eintreffen oder gar verloren gehen, drohen Produktionsausfälle, verpasste Marketingchancen und unzufriedene Kunden. Eine lückenlose Nachverfolgung von Sendungen, von der Einlieferung bis zum tatsächlichen Empfang, nimmt vor diesem Hintergrund einen immer wichtigeren Stellenwert ein.

Dazu passt, dass das Paketaufkommen in Deutschland kontinuierlich wächst, im Jahr 2024 um 2,8 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Das entspricht rund 4,29 Milliarden Sendungen. Doch rund 2,5 Prozent davon gehen verloren, werden fehlgeleitet oder erreichen ihren Empfänger verspätet – mit teils fatalen Folgen für den Geschäftsbetrieb. Die Crux: Selbst wenn sich der Versandweg über eine Trackinglösung nachvollziehen lässt, endet diese Kontrolle häufig beim Eintreffen der Sendung im Unternehmensgebäude.

Wenn die Kontrolle an der Poststelle endet …

Über die Verteilung und den Empfang, sprich, ob und wann der eigentliche Adressat die Sendung entgegennimmt, fehlt die Übersicht. Das Wiederauffinden von Paketen innerhalb des Betriebs kostet jedoch Zeit und Aufwand, bremst Produktionsprozesse sowie Arbeitsabläufe aus. Und: Nicht zugeordnete Sendungen verbleiben in der Poststelle und verbrauchen wertvolle Lagerfläche.

Gefragt sind damit Lösungen wie PitneyTrack, die eine lückenlose Verfolgung von Sendungen in Echtzeit ermöglichen – von der Übergabe an den Carrier über das Eintreffen in der Poststelle über die interne Sendungsverfolgung bis zur dokumentierten Entgegennahme durch den autorisierten Empfänger.

Die Lösung ist cloudbasiert, erfordert somit keine lokale Installation und funktioniert auf stationären Rechnern, sowie, in der App-Version, auf Smartphones und Tablets. Funktionen und Features lassen sich auf die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmensgrößen skalieren, vom KMU bis zum Konzern.

So funktioniert die Trackingsoftware:

  • Barcode scannen oder erstellen: Nach dem Eintreffen der Sendung in der Poststelle erfassen Mitarbeiter den Barcode auf dem Versandetikett oder erstellen eigene Labels.
  • Empfänger benachrichtigen: Optional lassen sich automatische Meldungen an Empfänger verschicken, die über Zeit und Ort der Zustellung informieren.
  • Lückenlose Sendungsverfolgung: Während der internen Weiterleitung der Sendung an den Empfänger lassen sich sämtliche Bewegungen des Pakets nachvollziehen.
  • Auslieferung inklusive Nachweise: Eine elektronische Unterschrift oder ein Foto der Sendung belegen die Zustellung an den korrekten Empfänger.

Gut zu wissen: Sendungen lassen sich sowohl intern weiterleiten als auch in Paketboxen wie den PitneyLockers hinterlegen. In beiden Fällen ist die lückenlose Nachverfolgung gewährleistet.

Ein Workflow, ein Tool

Die interne Sendungsverfolgung erfolgt über eine zentrale Plattform, über die sich etwa auch die Auslastung und Verwendung der PitneyLockers überprüfen lässt. So werden sämtliche relevanten Daten für den Sendungs-Workflow im Unternehmen auf einen Blick transparent, wie Informationen zu Absender und Empfänger sowie zum Zeitpunkt der Übergabe. Das eröffnet weitere Potenziale, die über das reine Tracking hinausgehen. So lässt sich das rechtzeitige Eintreffen von Waren oder Dokumenten steuern. Abweichungen und negative Trends, wie vermehrt verspätete Sendungseingänge lassen sich schnell erkennen, um Abhilfe zu schaffen, zum Beispiel durch den Wechsel des Carriers für bestimmte Sendungsarten oder interne Optimierungen der Postverteilung.

Interne Sendungsverfolgung: Sicherheitsplus dank digitaler Nachweise

Im Sinne eines hohen Sicherheitslevels sind etwa auch Zustellnachweise per RFID-Label möglich. Dafür werden kompatible Mitarbeiterausweise zur Identitätsprüfung und für eine vereinfachte Abholung der Sendungen genutzt. So ist sichergestellt, dass etwa persönliche Sendungen oder solche mit sensiblen Informationen nur an den ausgewiesenen Empfänger gehen. Eine Unterschrift ist dank der Identifizierung durch Mitarbeiterausweise in der Regel obsolet, was wiederum die Effizienz erhöht.

Stichwort Effizienz: Die PitneyTrack-App erfasst und speichert Unterschriften und, wenn gewünscht, Fotos der Sendung via Smartphone oder Tablet. Darüber hinaus bietet sie die Möglichkeit, auch bereits in Zustellung befindliche Sendungen direkt an die PitneyLockers weiterzuleiten. So ist maximale Transparenz über die Auslieferung gewährleistet und Adressaten können Lieferungen zu flexiblen Zeiten entgegennehmen – je nach Standort der smarten Paketboxen auch außerhalb der Geschäftszeiten.

Proaktiv handeln statt reagieren

Die Kontrolle über den gesamten Sendungsverlauf zu gewinnen, von der Einlieferung beim Carrier bis zum Empfang, steigert die Effizienz deutlich. Im Falle verspäteter oder fehlgeleiteter Sendungen ist eine zeitnahe Reaktion möglich: Kunden können rechtzeitig über Verzögerungen informiert werden, Produktionsprozesse lassen sich in manchen Fällen anpassen. Der transparente Überblick des gesamten Sendungsverlaufs über ein zentrales Tool reduziert zudem den Aufwand bei Nachfragen. Anstelle zeitaufwendiger interner Sendungssuchen sehen Beschäftigte den aktuellen Standort einer Lieferung auf einen Blick. So ermöglicht es PitneyTrack, auf Abweichungen nicht nur zu reagieren, sondern proaktiv tätig zu werden – und damit Geschäftsprozesse zu beschleunigen, die Sicherheit zu erhöhen und die Kundenzufriedenheit nachhaltig zu verbessern.

Haben Sie Ihre Paketsendungen auch innerhalb des Betriebs im Blick? Erfahren Sie jetzt, wie PitneyTrack Ihren Postworkflow optimiert!