So bleiben IT-Assets im Blick

Ob es um die Versorgung mehrerer Niederlassungen mit neuen Notebooks geht oder veraltete Hardware im großen Stil ausgetauscht wird: Die lückenlose Verfolgung des Transportwegs reduziert Abschreibungen, kostspielige Nachbeschaffungen und zeitraubenden internen Suchaufwand. Lückenlos bedeutet in dem Fall mehr, als die Auslieferung von Standort A und das Eintreffen an Standort B zu dokumentieren. Multifunktionale Softwarelösungen und digitale Paketstationen bilden ein integriertes System für das effiziente IT-Asset-Management. Den Standort kostspieliger Hardware in Echtzeit im Blick zu halten, lohnt sich nicht nur, wenn es um eine Verlagerung geht.

Ein Standortwechsel von IT-Hardware birgt manche Herausforderungen: Geräte können verloren gehen, lange Lieferzeiten bremsen das Tagesgeschäft aus, Unklarheiten bei der Übergabe an Teams, Abteilungen oder Mitarbeiter führen zu weiteren Verzögerungen. Große Mengen Notebooks, Tablets und Co. nehmen bis zur endgültigen Übergabe an den Nutzer zudem wertvolle Fläche ein. Gerade bei hohen Volumina entstehen hier schnell vermeidbare Kosten und unnötige Kapitalbindung.

Kostspielige Hardwareverluste

Auch im Tagesgeschäft sind Hardwareverluste ein reales – und kostspieliges – Szenario. Veraltete Notebooks schlummern in Schubladen, Hardware verbleibt im Besitz von ehemaligen Mitarbeitern, Leihgeräte verschwinden. Möglich werden Verluste wie diese, wenn es an transparenter Dokumentation fehlt. Eine solche hält idealerweise den gesamten Prozess fest, von der Inventarisierung über den Versand bis zur Über- oder Rückgabe. Was bei großen Versandvolumina unverzichtbar ist, sorgt auch im laufenden Betrieb für die nötige Transparenz.

Den Gesamtprozess im Blick behalten

Bei der koordinierten Verteilung hoher Stückzahlen ist es wesentlich, drei Bereiche miteinander zu verknüpfen:

das Asset-Management
das Tracking
den Übergabeprozess

Nur durch die systemseitige Integration dieser Bereiche entsteht eine durchgängige Transparenz über alle Prozessschritte hinweg. Den gesamten Workflow bildet die 360-Grad-Plattform von Pitney Bowes ab. Die Lösung umfasst verschiedene Module wie ein Asset-Modul, das Tool PitneyTrack für die lückenlose Verfolgung sowie Verwaltungsoptionen für digitale Paketstationen. Damit ist die Plattform eine Komplettlösung für die lückenlose Warenverfolgung und -übergabe:

Die Hardware wird an Standort A über einen Barcode inventarisiert.
Der Versandweg lässt sich via PitneyTrack verfolgen.
Direkte Hardwareübergaben an berechtigte Mitarbeiter werden ebenfalls über PitneyTrack protokolliert.
Alternativ ist eine kontaktlose Übergabe über die digitale Paketwand möglich – inklusive Dokumentation.

So entsteht ein durchgängiger Prozess vom Ausgang großer Hardwaremengen bis zur dokumentierten Übergabe am Zielstandort: revisionssicher, nachvollziehbar und standortübergreifend standardisiert.

Digitale Paketstationen als multifunktionale Übergabepunkte

Digitale Paketstationen k sind eine skalierbare Lösung für eine kontaktlose und vollständig protokollierte Hardwareübergabe. Bei Rollouts dienen sie zugleich als strukturierter Verteilpunkt für größere Gerätemengen:

Alle Zugriffe werden inklusive Zeitstempel und User-ID aufgezeichnet.
Für die Einlieferung und Abholung erhalten berechtigte Personen individuelle Codes per E-Mail. So ist auf einen Blick erkennbar, welche Geräte aktuell im Umlauf sind und wem sie zugeordnet sind.
Auch der Verbleib großer Mengen lässt sich dank Inventarisierung und Tracking übersichtlich abbilden.
Das System sendet zudem Erinnerungen zu Rückgabefristen. So ersetzen transparente, strukturierte Prozesse informelle Übergaben.

Wichtig zu wissen: Für das Plug&Play-System sind keine Eingriffe in die bestehende IT-Infrastruktur notwendig, zeitraubende Implementierungsprojekte entfallen. Die Paketwände lassen sich bei Bedarf flexibel erweitern sowie verschlanken und eignen sich auch für die Installation im Außenbereich.

Multiple Einsatzmöglichkeiten

Digitale Paketstationen als Übergabepunkt für IT-Assets machen sich nicht nur nützlich, wenn es um einen Hardware-Rollout oder den Austausch im großen Stil geht. Was bei umfangreichen Transfers punktet, eröffnet auch im täglichen IT-Betrieb Vorteile, wenn es um standardisierte, nachvollziehbare und auditfähige Abläufe geht. Denkbar sind zudem Anwendungsbereiche wie diese:

Onboarding: Benötigte Hardware ist rund um die Uhr erreichbar, auch für Remote-Mitarbeiter.
Offboarding: Die kontaktlose Rückgabe erfolgt inklusive automatisch erstellter Nachweise für Sicherheit auf beiden Seiten.
Wartung und Reparatur ohne Wartezeiten: Rückgabe defekter und Abholung neuer Hardware ist gleichzeitig möglich.
Shared-Devices austauschen: Arbeitsmittel für die temporäre Nutzung lassen sich übersichtlich verwalten, beispielsweise für Projektteams oder externe Mitarbeiter.
Hardware-Pool in Shared-Desk-Offices: Präsenzmitarbeiter entnehmen benötigte Arbeitsmittel und geben sie zum Feierabend zurück.

Schnittstellen zu ERP-Tools eröffnen weitere Potenziale, beispielsweise in der Personalplanung. Werden Anwesenheitszeiten mit dem verfügbaren Hardware-Pool abgeglichen, lassen sich Wartezeiten auf Hardware und umständliche Tauschaktionen vermeiden: Präsenzmitarbeiter greifen nach Bedarf auf die notwendigen Arbeitsgeräte zu. So sparen Shared-Desk-Konzepte neben Fläche auch IT-Kosten.

Lückenlose Verfolgung für effiziente Workflows

Dank lückenloser Protokollierung lassen sich teure Hardwareverluste auf dem Versandweg oder im Unternehmen praktisch vollständig vermeiden. Bei umfangreichen Hardware-Bewegungen zwischen Standorten schafft die zentrale 360-Grad-Plattform die notwendige Transparenz über jede einzelne Einheit und bildet damit die Basis für belastbare Entscheidungen in der IT und im Einkauf. Waren werden per Barcode inventarisiert und zentral auf einer übersichtlichen Plattform nachverfolgt. Umständliche Einzel-Tools oder gar manuelle Inventarlisten ersetzt dann ein integrierter, skalierbarer Prozess.