Die Optimierung der Verwaltung eingehender Sendungen kann den Kostendruck in Anwaltskanzleien mindern – wir verraten Ihnen, wie

Auf den ersten Blick scheint das Rechtswesen keine Branche zu sein, in der das Geld knapp ist. Die Hollywood-Versionen von Anwälten und Kanzleien, wie man sie in Filmen oder Serien sieht, wirken glamourös und scheinen mehr Geld zur Verfügung zu haben, als sie je ausgeben könnten. Doch gerade Angehörige von Rechtsberufen wissen, dass die Realität oft anders aussieht. Kanzleien müssen wie andere Unternehmen um ihren Umsatz und um die Senkung der Kosten kämpfen. Genau wie in jedem anderen Geschäftszweig diktiert der konstante Kostendruck den Arbeitsalltag, zu dem auch interne Versandprozesse und die Verwaltung eingehender Sendungen zählen.

In vielen Bereichen in der Rechtsbranche kann es beim Empfang und beim Versand von Poststücken chaotisch zugehen. Der Grund dafür ist häufig eine Kombination verschiedener Faktoren wie veraltete Prozesslösungen, Mangel an Dokumentation (z. B. Quittierung von Empfangsbelegen) und uneinheitliche Versandprozesse bei Kanzleien mit mehreren Standorten. Wie ein Unternehmen Pakete versendet, empfängt und erfasst, kann großen Einfluss darauf haben, ob ein Anwalt seine für den Fall notwendigen Beweismaterialien und Unterlagen erhält oder nicht. Die Prozesse rund um den Versand und die Bearbeitung eingehender Sendungen beeinflussen, ob er die Möglichkeit hat, das Material im Versandarchiv ausfindig zu machen und ob er mit Sicherheit bestimmen kann, dass seine Firma die Sendung überhaupt erhalten hat. 

Nachfolgend finden Sie deshalb einige entscheidende Faktoren, wie im Rechtswesen durch Kostenminderung und Vereinfachung von Postbearbeitung und Sendungseingang zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen kann:

Implementieren Sie einheitliche Workflows und Prozesse

Die Durchsetzung eines einheitlichen Ablaufs der Bearbeitung ein- und ausgehender Pakete und wichtiger Poststücke hat zwei wichtige Vorteile. Zum einen schafft sie eine transparente und präzise Grundlage dafür, wie Ihr Büro Pakete oder wichtige Firmenpost bearbeitet. Zum anderen bringt es Sicherheit: Werden neue Mitarbeiter eingestellt, können sie einen einfachen, bereits bestehenden Prozess aufnehmen und müssen nicht improvisieren und ein eigenes System erfinden. Ein Mangel an Konsistenz in der Postbearbeitung und bei der Verwaltung eingehender Sendungen erhöht das Risiko, dass Sendungen falsch bearbeitet werden oder verloren gehen. Die Korrektur dieser Fehler treibt wiederum die Kosten in die Höhe. Wenn Sie ein paar Regeln festlegen, haben Sie die Kontrolle über Ihre Kosten und erleichtern zugleich Ihren Mitarbeitern die Verwaltung eingehender Sendungen. Darüber hinaus ermöglichen Sie es, dass alle Prozesse in der Postbearbeitung besser nachvollziehbar sind.

Zentralisieren Sie Ihre Versanddaten

Einheitlichkeit muss an allen betreffenden Stellen gewährleistet werden und darf sich nicht auf einzelne Poststellen beschränken. Beispielsweise müssen Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, bei denen verschiedene Stellen für Empfang, Versand und die Bearbeitung von Postsendungen zuständig sind, sicherstellen, dass sich jeder Mitarbeiter an dieselben Vorgaben hält. Kennzeichnet oder verarbeitet eine Stelle eingehende Sendungen anders als andere Niederlassungen, kann dies die Suche nach einem Paket unnötig erschweren und verteuern. 

Umso wichtiger ist es, dass alle Sendungsdaten eines Unternehmens in einer einzigen Datenbank zentral erfasst werden. Anstatt mehrere Versandabläufe (für jede Niederlassung eine andere) parallel zu nutzen und auf Kompatibilität zu hoffen, können Sie Unsicherheiten dieser Art vermeiden, indem Sie sicherstellen, dass Sendungsdaten von allen Stellen in einer einzigen zentralisierten Datenbank gespeichert werden. Jede Niederlassung kann auf dieselben Daten zugreifen, egal, wo das Paket versandt oder empfangen wurde. Dies ermöglicht vollständige Transparenz über alle Standorte einer Kanzlei hinweg. Je genauer und transparenter Sie Ihre Sendungsabläufe gestalten, umso unwahrscheinlicher wird es, dass Sie Zeit und Geld in die Suche nach fehlenden Sendungen investieren müssen.

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