各営業拠点での納品書・請求書の発送業務を本社に集約　月間2万通を超える発送業務効率化に成功

概要

20拠点ごとに行っていた納品書・請求書の発送業務を本社に集約。封入封かん機「Relay 8000」と郵便料金計器「SendPro P3000」を導入して月間2万通を超える発送業務がわずか3名で運用可能になりました。

「各営業拠点で行っていた請求書・納品書の発送業務は単純ではありますが、しかし非常に重要な作業で、封入物の入れ間違えなどミスは絶対に許されません。また納品書は随時発送しますが、請求書は五十日（ごとうび）に集中するので、その日は休めない。主婦の方も多いのですが、もしその日にお子様が熱を出してもなかなか休むことができなかったのです。こうした各拠点の状況が、2017年3月頃の社内アンケートによって明らかになりました。そこで働き方改革の観点からも発送業務を本社に集約しようと考えました。」

坂田 博和 様

阪和工材株式会社　取締役

ビジネスニーズ

「本社集約後の発送作業量は、請求書が月5000件、納品書が月1万6000件で合計2万件を超える膨大な数となります。しかし当初、同社ではこの発送業務も、複数人の専任者をアサインしてローテーションを組み、作業負荷を分散しながら行うことを想定していました。つまり以前と同じく“人手”でやろうと考えていたのです。しかしそれでは、発送作業数の絶対量が増えたことで、従来以上に誤封入が起こる可能性が高まり、ある顧客との取引情報が別の顧客に届いてしまうという事態も招きかねません。そこで発送作業を人手以上に効率化でき、情報保護の観点からも絶対にミスの起こらないやり方を見つける必要があったのです。そんな時に出会ったのが、ピツニーボウズの封入封かん機でした。」「しかし一方で封入封かん機を導入しただけでは、本社集約後の担当スタッフの業務効率化を担保できない事態が発生していました。郵便局が集荷サービスを打ち切ったのです。「そうなると担当スタッフが郵便局に行って長い列に並び、窓口で大量の郵便物を発送する手間と時間が発生することになります。同時にこちらの課題を解決する必要もありました。」

導入効果

「現在本社では3名の業務担当者がほぼ専任で、1日平均で約1000件の封入封かん作業を行っていますが、日によっては午前中だけで作業が終了する場合もあります。 その際には、他の庶務業務の支援に回るという体制を組むことも可能です。当然誤封入もなくなりました。」

封入封かん機の圧倒的なスピードに業務効率ＵＰを確信、豊富な導入実績に安心感　

「デモを実施いただいた際に、生まれて初めて封入封かん機を見たのですが、本当に速いなというのが最初の感想でした。請求書を封筒に封入して、糊付けまでして出てくる。それも圧倒的なスピードで、です。到底人手では敵わないと感じました。」「以前に検討した時と比べてさらに小型になり、スピードも劇的に速くなっていました。さらに豊富な導入実績があったことも、非常に大きな安心感に繋がりましたね。」

郵便料金計器を利用することで、郵便局での待ち時間がなくなった

「封かんされた郵便物のサイズと重さを自動計測し、切手の代わりに日本郵便が認める郵便料金の印影を封筒に印刷するもので、これにより長蛇の列に並ぶ必要はなくなり、窓口に納品書や請求書をそのまま渡すだけで発送依頼は完了します。」「郵便局の窓口に何千通も持って担当スタッフを並ばせることはできません。SendPro P3000もまた我々にとっては必須の機器でした。」

従来担当者の業務作業量は10分の1に、スタッフから感謝の声

Relay 8000とSendPro P3000の導入により、「まず全社レベルで、発送業務の省力化とスピードアップ、ヒューマンエラーの撲滅を達成することができました。」発送業務の本社集約化によって、今まで各拠点で発送業務を担当していたスタッフから非常に感謝されているといいます。「本当に早く帰れるようになりましたとか、休みが取れるようになりました、という声が寄せられています。概算で見積もっても各拠点の担当者の方の業務量は、10分の1にはなっていると思います。」

働き方改革は着実に進歩、関係会社の働き方改革の支援も視野に

「我が社の働き方改革も一歩ずつ、着実に進んでいると思います」「阪和工材には、関係会社が5つありますが、その各々でも我々と同じく請求書・納品書の封入封かん作業を行っています。今後はそれらの発送業務を請け負うなどして、関係各社の業務効率化と働き方改革も支援していきたいと考えています。」

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