Smartes IT-Asset Management

IT-Hardware ist kostspielig und Verluste belasten nicht nur die Kasse: Auch das Risiko von Datenspionage wächst. Gründe genug für ein kontrolliertes IT-Asset-Management – wäre das nicht mit stetig wachsender Komplexität verbunden. Hybride Arbeitsformen, verteilte Standorte sowie unkontrollierte Onboarding- und Offboarding-Prozesse machen es immer schwieriger, den Bestand lückenlos zu kontrollieren. Die Folgen: Notebooks, Tablets oder Smartphones mit geschäftsrelevanten Daten verbleiben bei Mitarbeitern, die längst gekündigt haben, oder lassen sich nur mit hohem Aufwand lokalisieren. In einer dezentralen Arbeitswelt mit Desk-Sharing-Konzepten mündet das in Verzögerungen, zusätzlichem organisatorischem Aufwand und erhöhten Kosten.

Hochbezahlte Routineaufgaben

Die kontrollierte, lückenlos zurückverfolgbare IT-Hardware-Verwaltung ist eine Routineaufgabe, verschlingt allerdings in der Praxis häufig wertvolle Ressourcen. Vor allem viele kleine und mittelständische Unternehmen verzichten auf eigene Abteilungen für das Asset-Management und überlassen den Job den IT-Spezialisten – denen so wiederum Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben fehlt.

Um Verluste zu begrenzen, den Bestand unter Kontrolle zu halten und die Arbeitseffizienz zu gewährleisten, braucht es reibungslose Aus- und Rückgabeprozesse ohne Wartezeiten – für Präsenz- ebenso wie für Remote-Mitarbeiter. Eine vollständige Protokollierung erhöht die Sicherheit und kann Hardwareschwund signifikant reduzieren. Doch wie lässt sich das effizient umsetzen?

Unternehmen, die heute noch auf manuelle Asset-Prozesse setzen, binden unnötig Ressourcen und verursachen vermeidbare IT-Kosten. Dazu kommen rechtliche Vorgaben: Seit 2025 verpflichtet die EU-CSRD-Richtlinie (Corporate Sustainability Reporting Directive) große Unternehmen zu Belegen über den Verbleib von ausrangierter Hardware, etwa in Form von Recyclingnachweisen. Ab 2028 gilt das auch für kapitalmarktorientierte KMU.

Zentrale Lösung für effizientes Asset-Management

Wie lassen sich Verluste und Verzögerungen bei Übergaben vermeiden? Wie überwachen Unternehmen den Bestand und entlasten zugleich die IT-Abteilung? Manuelle Listen bieten kaum Überblick, schon gar nicht über große Hardwaremengen an verteilten Standorten. Digitale Assistenz ist damit ein Muss – und mit dem richtigen Tool smart umzusetzen. Dabei spielt eine Tracking-Software die Hauptrolle: PitneyTrack Asset bietet umfangreiche Features für die Inventarisierung und die Hardware-Verwaltung.

Die Basis ist der Barcode: Er wird per Handheld oder über das in der PitneyTrack-App integrierte Asset-Modul auf dem Smartphone erfasst. Alternativ lässt sich ein Barcode oder eine individuelle ID generieren. Zusätzliche Informationen können manuell hinzugefügt werden. So ist ein vollständiger Überblick über den gesamten Bestand gesichert: In Echtzeit sind der aktuelle Standort, der jeweilige Nutzer und weitere Informationen sichtbar, beispielsweise über den Status der Hardware, zuständige Kostenstellen oder Verantwortungen.

Hohes Sicherheitslevel

Sicherheit auf allen Seiten und volle Kontrolle ermöglichen hinterlegte Fotos der Geräte sowie digital erfasste Unterschriften. Zeitraubende Nachweise über den Zustand der Hardware bei Entgegennahme oder Rückgabe sind so obsolet. Die Unterschrift identifiziert den Empfänger eindeutig und erspart Rückfragen.

Die Inventarisierung ist allerdings nur eine Seite der Medaille. Eine Schwachstelle in vielen Unternehmen ist die Bereitstellung: Ob im Zuge des Onboardings oder Offboardings, beim Austausch defekter Geräte oder bei der Entgegennahme spezieller Geräte – Übergaben verursachen hohen Aufwand und sind in Zeiten dezentraler Office-Strukturen nicht immer einfach zu organisieren.

Die Lösung kann einfach sein: Digitale Paketstationen dienen nicht nur als Übergabepunkt für Paketsendungen oder digitales Schließfach. Umfangreiche Sicherheits- und Kontrollmechanismen machen sie auch zu einem smarten Übergabepunkt für Wertgegenstände wie IT-Hardware und andere Arbeitsmittel. Jede Einlieferung und Entnahme wird protokolliert, über bereitgestellte Geräte informieren automatisierte Nachrichten.

Transparente Übersicht ist weiterhin gewährleistet: Das Asset Management und die Bereitstellung von Hardware lassen sich innerhalb eines Systems abbilden, nämlich der 360-Grad-Plattform. Die Softwareplattform erlaubt eine vollständige Bearbeitung, Verfolgung und Analyse sämtlicher Versandeinheiten. Mit dem Asset-Modul innerhalb der Anwendung kommen smarte Optionen für die Hardware-Verwaltung hinzu. Schnittstellen, etwa zu ERP-Systemen, eröffnen weitere Perspektiven für eine reibungslose Arbeitsorganisation; beispielsweise lassen sich Anwesenheitszeiten mit der Verfügbarkeit von Arbeitsgeräten abstimmen. Das kann die Hardware-Anzahl im Gesamten reduzieren und vermeidet zugleich Wartezeiten und Leerläufe.

Welche Potenziale das Zusammenspiel von Trackingsystemen, smarten Paketboxen und der 360-Grad-Plattform als Basis außerdem bietet, lesen Sie in unserem nächsten Blog-Beitrag.