郵便料金計器を利用した郵便発送業務は、コンプライアンスという面において十分に対応できていると自負しています。

概要

”キヤノン本社では、メール室での業務に大量処理用の郵便料金計器。弊社の各事業所では小型の郵便料金計器を導入しています。また、本社と同様に、大量の郵便物を扱う他グループ会社などでも大量処理用の郵便料金計器を導入していますね。本社で扱っている郵便物は社員向けの人事書類、社外向けの請求書が大部分になります。数は少ないですが、年に数回のイベント案内用のダイレクトメールも扱っています。”

徹底した郵便管理から生まれる、厳密な経費管理

世界規模で事業を展開するキヤノン株式会社様では、本社の従業員およそ8,000名から集まる郵便物や発送物のすべてを、メール室で一括管理されています。メール室の運営から発送に関わる業者への支払いまでおこなう業務体系のなか、月間10,000通にもおよぶ郵便物に対応。郵便発送業務は経費と密接に関わっているという強い認識のもと、ピツニーボウズの郵便料金計器をメール室の郵便発送業務の中に導入され、郵便物や発送物の厳密な経費管理を実現しています。

ビジネスニーズ

”一日に発生する郵便物は、すべて当日に処理しなければならないので、迅速な処理が求められています。”

導入効果

”正確な通数を即座に算出できる郵便料金計器は、とても役立っています。” 林様
総務本部 総務部
キヤノン株式会社

各部門からの郵便物の集計に関して郵便料金計器が役立っていることはありますか？

”郵便物を依頼する各部門と実際に処理するメール室で、正確な通数をお互いがすぐに確認できることです。弊社では郵便物の厳密な管理のため、各部門から郵便物を引き受けるときに、郵便の種類や通数が記載された郵便発信依頼票の作成を義務づけています。郵便物の厳密な管理のためには、この依頼票に書かれている通数と郵便料金計器を使用して算出した通数の照合が欠かせません。1,000を超える部門から届く、郵便物の正確な通数を即座に算出できる郵便料金計器はとても役立っています。”

メール室ではさまざまな郵便物を扱っていると思いますが、それはすべて郵便料金計器で処理されているのですか？

”各部門から集まる郵便物は通数が多いだけでなく、種類もさまざまです。もちろん速達もあれば、簡易書留もあります。また、海外へ発送する郵便物も発生するので、国際郵便や国際スピード郵便（EMS）などにも対応できるのは魅力的です。特に海外ですと、国ごとによって郵便料金が変わってきますので、それも即座に算出できる郵便料金計器は大変便利ですね。”

郵便料金計器が便利だと思われるところはどのような点ですか？

”切手を管理する必要がなくなることが、大きなメリットだと思います。切手は言い換えれば金券であり、“お金”そのものですからね。その考えから、金券である切手を各部門が持つことを避けたいという本社の意向もあります。部門側から考えたときに、日頃の切手管理にかける手間や時間を大きく減らすことができますし、期末におこなう棚卸しの負担も少なくなるでしょうから。当然、メール室を運営する側も、切手の管理が必要ないという認識で業務がおこなえます。社全体の厳密な経費管理という面からみても、郵便料金計器はとても役立っています。”

内部統制やJ-SOX法の適用に対して郵便料金計器が貢献できているという見方もできますが、その点はどのようにお考えですか？

”郵便料金計器を使用した郵便発送業務は、コンプライアンスという点において十分に対応できていると自負しています。なぜなら、郵便料金計器を郵便発送業務の中に組み込むことで、発送処理を依頼する部門担当者とメール室の作業者、弊社と郵便局、それぞれの間で通数や料金の正確な数字を日ごと、月ごとに把握し、管理できるからです。郵便発送業務は社内経費と密接に関係していることを考えると、大きく貢献できていると言えるでしょう。”